Compliance im Arbeits- und Umweltschutz / 2 Compliance-Managementsysteme (CMS) im Arbeits- und Umweltschutz implementieren

Ein CMS im Arbeits- und Umweltschutz basiert i. W. auf den rechtlichen Vorschriften und Genehmigungen in dem Bereich. Der Erfolg beruht darauf, dass aus den geltenden Vorschriften konkrete Pflichten formuliert, delegiert und dokumentiert umgesetzt werden. Aus den Pflichten muss transparent hervorgehen, wer, was, wann, wie zu tun hat. Der Aufbau und der Inhalt eines CMS im Arbeits- und Umweltschutz beruhen auf

• der Kenntnis der Pflichten,
• der ausreichenden Schulung und Information aller Mitarbeiter und
• einer ständigen Kontrolle und Anpassung der Strukturen.

Da es sich hierbei um eine große Anzahl an Pflichten handeln kann, die die Mitarbeiter z. T. über ihre eigentliche Arbeit hinaus erfüllen müssen, kann es leicht zur Überforderung kommen – "Was soll ich denn noch alles tun?". Die Unternehmensleitungen müssen daher auch insofern ihrer Organisations- und Sorgfaltspflicht nachkommen, indem sie ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung stellen. Dies kann durch interne Kräfte erfolgen, aber auch durch externe Unterstützung von Fachfirmen.

Praxis-Tipp

Datenbankgestützte IT-Systeme und Workflow-Tools im CMS einsetzen

Datenbankgestützte IT-Systeme und Workflow-Tools zur Erstellung von Rechtskatastern und zum Pflichtenmanagement können sehr hilfreich sein. Aber: Sie gewährleisten nicht automatisch Compliancesicherheit. Sie müssen befüllt, bearbeitet und gelebt werden.

Der Vorteil im Arbeits- und Umweltschutz besteht darin, dass es bereits eine Compliancekultur gibt. Jeder Umweltschutzbeauftragte und jede Fachkraft für Arbeitssicherheit hat eine Aufklärungs-, Beratungs- und Kontrollfunktion. Sie arbeiten als Mediator und Informationsgeber.

Wichtig ist, dass zum Projektstart eine ehrliche Bestandsaufnahme im Unternehmen stattfindet, die sowohl Lücken als auch vorhandene Strukturen aufnimmt und positiv nutzt.

Praxis-Tipp

Bestehende Strukturen nutzen

Bestehende Beauftragte, Managementsysteme nach ISO 14001 (Umwelt), 50001 (Energie) oder OHSAS 18001 bzw. ISO 45001 (Arbeitsschutz) und Kommunikationsstrukturen müssen unbedingt genutzt und weiter ausgebaut bzw. angepasst werden. Damit ist bereits ein großer Teil der Arbeit geleistet.

Compliance im Arbeits- und Umweltschutz macht nur einen Teilbereich der gesamten Unternehmenscompliance aus. Daher ist eine Einbettung der Complianceaktivitäten in ein unternehmensweites Compliance-Managementsystem unerlässlich.

Der Erfolg des CMS muss durch die Unternehmensführung kontinuierlich kontrolliert werden, wodurch die Bedeutung des Themas auf oberster Ebene unterstrichen wird: "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!"