Physikalische Reizmerkmale aus Daten der Software sind z. B. Farbe, Intensität, Kontrastverteilung, Position und Bewegung. Der Mensch nimmt diese zunächst im sensorischen Speicher auf. Darin werden die Daten kurze Zeit (visuell ca. 0,5 Sekunden, auditiv ca. 5 Sekunden) zwischengespeichert. Im Anschluss daran gelangen diese Informationen in das Kurzzeitgedächtnis. Dort findet ein großer Teil der Denkarbeit statt. Weitere Gedächtnisprozesse interpretieren die vorhandenen Sinnesdaten, messen ihnen Bedeutung bei und verknüpfen sie mit anderen Gedächtnisinhalten.
Die Speicherkapazität des menschlichen Kurzzeitgedächtnisses ist begrenzt und liegt bei fünf bis neun Informationseinheiten (sog. Chunks). Diese Menge kann über einen Speicherzeitraum von etwa 15 bis 30 Sekunden im Kurzzeitgedächtnis behalten werden. Informationseinheiten sind z. B. mehrstellige Zahlen, Tonfolgen, Abkürzungen, Wörter, Symbole, Piktogramme oder größere begriffliche Einheiten. Je mehr Informationseinheiten gespeichert werden müssen, desto unzuverlässiger werden der Zugriff und die korrekte Wiedergabe.
Eine große Anzahl von Informationseinheiten steigert die psychische Belastung und das Risiko für Fehlleistungen (vgl. auch DIN EN ISO 10075-2). Um das Abspeichern von Informationen und Abrufen von Gedächtnisinhalten zu erleichtern, sind folgende Empfehlungen zur Informationsdarstellung zu berücksichtigen:
- Informationsmenge reduzieren und an die Erfordernisse der Aufgabe anpassen.
- Organisationsprinzipien (siehe Kapitel 3.2.4 "Ausgewählte Prozesse der Wahrnehmung") nutzen und Informationsmenge und -qualität aufgabenbezogen organisieren (z. B. Gruppen von Informationseinheiten bilden).
- Informationen priorisieren (z. B. Informationen untergeordneter Priorität oder Zusatzinformationen abrufbar für Bedarfsanfrage vorhalten).
- Informationen solange darstellen, bis ihre Verarbeitung abgeschlossen werden kann.
- Schon vorhandene und gängige Informationseinheiten nutzen, z. B. Elemente der Umgangs- oder Fachsprache oder bekannte grafische Darstellungen.
- Alle Informationen, die parallel verarbeitet werden sollen, müssen auch parallel dargestellt werden.
- Es ist empfehlenswert, die einzelnen Informationseinheiten möglichst gut unterscheidbar zu gestalten.
- Es ist am einfachsten, gespeicherte Informationen in der Reihenfolge wiederzugeben, in der sie auch gespeichert wurden.
- Es sollten mögliche Alternativen angezeigt werden, über die Inhalte wiedererkannt werden können und nicht aus dem Gedächtnis abgerufen werden müssen.