Insbesondere bei multikulturellen Teams kann es schwierig sein, die Befindlichkeiten der Mitarbeiter zu erkennen, Aussagen richtig zu verstehen und Verhaltensweisen zweifelsfrei zu interpretieren. Nicht jede Führungskraft verfügt über ausreichend interkulturelle Kompetenz und kennt die jeweiligen Landesgepflogenheiten, -sitten und -gebräuche ihrer Teammitglieder. So können sich Konflikte anbahnen, die nicht erkannt werden, weil die Übersetzung von Reaktionen und Handlungsweisen in die eigene kulturelle Sprache zwar erfolgt, aber nicht richtig dekodiert wird. Das Lächeln und die Zustimmung eines asiatischen Mitarbeiters müssen nicht heißen, dass alles zur Zufriedenheit läuft. Umgekehrt sind temperamentvolle Ausbrüche nicht unbedingt ein Anzeichen von Unmut und Unzufriedenheit. Südeuropäische Kulturen sind bekannt für ihre Lebhaftigkeit. Über den bilateralen Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter hinaus können kulturelle Missverständnisse auch zu Irritationen im ganzen Team führen, da das interkulturelle Verständnis hier noch weniger ausgeprägt sein dürfte.
Kulturkonflikte entstehen allerdings nicht nur in der Zusammenarbeit zwischen Menschen in transnationalen Arbeitsgemeinschaften – selbst in deutschen Süd-Nord-Ost-West-Konstellationen kann es zu Missdeutungen und Kommunikationsschwierigkeiten kommen.
Aber nicht nur kulturelle Missverständnisse, auch sprachliche Missverständnisse können zu Problemen führen. Kommuniziert wird in multikulturellen Teams in der Regel auf Englisch. Nicht jeder beherrscht diese Sprache ausreichend, um als Sender seine Botschaften so in eine fremde Sprache zu übersetzen, dass der oder die Empfänger auch wissen, was gemeint ist. Das ist schon in der gleichen Sprache mitunter ein mühevolles Unterfangen, in einer fremden Sprache noch kniffliger. Hinzu kommt, dass virtuelle Kommunikation nicht nur sprachliche Missverständnisse hervorrufen kann. Auch Mimik, Gestik, paraverbale Signale können im wahrsten Sinne des Wortes nur aus der Distanz wahrgenommen werden. Bei einer Kommunikation via Telefon entfallen diese wichtigen Hinweise gänzlich.
Ein weiterer Grund für Kommunikationsmissverständnisse kann auch die Technik sein. Es ist nicht zwangsläufig zu erwarten, dass das technische Equipment für Telefon- oder Videokonferenzen so beschaffen ist, dass alle daran Teilnehmenden sich gleichermaßen gut hören oder sehen können. Verbindungsstörungen oder -abbrüche kommen als weitere Beeinträchtigung hinzu.
Unterschiedliche Arbeitszeiten aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen sind ebenfalls kommunikationshinderlich. Frühmorgens oder spätabends ist nicht jeder hellwach genug, um Anweisungen zu geben oder entgegenzunehmen, über den Projektstatus zu referieren oder Konflikte zu lösen.
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