Zusammenfassung
Jede Erste-Hilfe-Leistung muss aufgezeichnet und diese Dokumentation 5 Jahre aufbewahrt werden. Der Meldeblock ist das Dokumentationsmedium, welches datenschutzrechtlich unbedenklich ist.
- § 24 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention"
- DGUV-I 204-021 "Meldeblock"
1 Dokumentationspflichten
Kommt es zu einem Arbeitsunfall, ist der Arbeitgeber nach § 24 Abs. 6 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention" verpflichtet, die Erste-Hilfe-Leistung in Form der Erhebung der folgenden Daten zu dokumentieren und die Dokumentation 5 Jahre aufzubewahren:
- Name des/der Verletzten oder Erkrankten,
- Zeit, Ort des Unfalls (der Verletzung, des Gesundheitsschadens),
- Unfallhergang,
- Art und Umfang der Verletzung bzw. Erkrankung,
- Namen von Zeuginnen bzw. Zeugen,
- Erste-Hilfe-Maßnahmen,
- Name des Ersthelfers/Namen der Ersthelfer.
Die Dokumentationspflicht gilt nicht nur bei (lebens-)bedrohlichen Notfällen, wie schweren Blutungen oder einer Wiederbelebung, sondern bereits bei vermeintlich kleineren Verletzungen, die mit dem Aufkleben eines Pflasters versorgt werden können und nicht meldepflichtig sind. Eine Erfassung der geleisteten Erste-Hilfe-Maßnahmen bildet die Basis für die Analyse bzw. Auswertung der Unfälle und Beinahe-Unfälle. Gleichzeitig dient sie aber ebenso als Nachweis der Anerkennung eines Arbeitsunfalls und der damit verbundenen Geltendmachung von Leistungsansprüchen gegenüber den Unfallversicherungsträgern.
Es ist nicht rechtlich vorgeschrieben, wer die Dokumentation erstellen muss. Denkbar sind folgende Personen:
- Ersthelfer, der die Versorgung vorgenommen hat,
- verletzte/erkrankte Person,
- zuständige Person im Unternehmen (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Personalsachbearbeitung).
Die Dokumentation ist dabei in jedem Fall vertraulich zu behandeln. Schnell stellt sich deshalb auch hier die Frage nach einer datenschutzkonformen Lösung der Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen.
2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Am 24.5.2016 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Seit dem 25.5.2018 ist diese verbindlich in allen EU-Mitgliedsstaaten gültig. Die DSGVO zielt darauf ab, personenbezogene Datenschutzregelungen innerhalb der EU zu treffen. Bereits die Erfassung des Namens stellt aus datenschutzrechtlicher Perspektive ein personenbezogenes Datum dar. Bei der Angabe von Verletzungen oder Erkrankungen handelt es sich zusätzlich noch um sog. Gesundheitsdaten nach Art 9 DSGVO, die streng vertraulich behandelt werden müssen.
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erlaubt das Datenschutzrecht die Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. Gesundheitsdaten, wenn der Arbeitgeber dadurch rechtlich auferlegte Pflichten erfüllen muss. Grundsätzlich sind diese Daten vertraulich zu behandeln.
3 Meldeblock
Für die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen stehen dem Unternehmer unterschiedliche Instrumente zur Verfügung. In der Vergangenheit wurde v. a. gern das Verbandbuch genutzt, wobei die Angaben zu den jeweiligen Erste-Hilfe-Maßnahmen zeilenweise untereinandergeschrieben werden. Die vorausgegangenen Eintragungen sind – auch bei einer anlasslosen Einsichtnahme – deutlich und unberechtigterweise sichtbar. In vielen Fällen liegt das Verbandbuch zudem auch heute noch an einem öffentlich zugänglichen Ort wie dem Verbandkasten aus. Eine Vertraulichkeit ist nicht gegeben.
Um eine datenschutzkonforme Erfassung der Erste-Hilfe-Maßnahmen nach DSGVO zu gewährleisten, ist die Nutzung eines Meldeblocks dringend zu empfehlen. Der Vorteil liegt im Vergleich zum Verbandbuch i. W. darin, dass die Seiten einzeln abgetrennt werden können und somit stets ein unausgefüllter Blanko-Block ausliegt. Der ausgefüllte Zettel des Meldeblocks kann anschließend direkt dem Arbeitgeber übergeben oder in einen speziellen verschlossenen Briefkasten – zu dem nur bestimmte Personen Zugang haben – geworfen werden. Die Nutzung eines Meldeblocks erlaubt es auch, dass dieser praktischerweise im Verbandkasten aufbewahrt werden kann.
Abseits der Nutzung eines Meldeblocks ist es auch möglich, die Dokumentation unter geeigneten Bedingungen elektronisch vorzunehmen. Auch hier gelten die strengen Vorschriften des Datenschutzes.
Unabhängig von der Form der Dokumentation ist diese nach 5 Jahren zu vernichten.