Prozessdarstellung als zentraler Bestandteil des Aufbaus ... / 2.3 Unternehmensprozesse definieren

Am Anfang der Prozessdefinition steht die Überlegung

• wie der Prozess ausgelöst wird,
• welche Akteure ihn betreiben und
• welches Team zur Definition geeignet ist.

Abb. 1: Prozessdatenblatt

Dann interpretiert das Team die Begriffe Eingangsgrößen, Ausgangsgrößen und Steuergrößen für den betrachteten Ablauf. Dabei sollten i. d. R. zunächst alle Hauptprozesse und danach die Unterprozesse betrachtet werden. Aber es kann auch Sinn machen, Unterprozesse vom Hauptprozess abzugrenzen, meist ist das Ergebnis dann ein schlankerer Hauptprozess als bei der umgekehrten Vorgehensweise.

Dazu kann das Team ein Formblatt verwenden, auf dem die wichtigsten Aspekte zusammengefasst sind. Sie finden es in Abb. 1.

Wichtig

Wichtige Begriffe zum Verständnis von Prozessen

• Prozesseingangsgrößen (Input): Alle Größen, die in einen Prozess eingehen, ohne von ihm unmittelbar beeinflusst werden zu können, z. B. Ergebnisse vorangegangener Prozesse, Ressourcen, Informationen, Prozessziele.
• Prozessausgangsgrößen (Output): Alle Größen, die aus einem Prozess herauskommen und von ihm beeinflusst wurden, z. B. Produkte, Dienstleistungen, Ressourcenverbrauch (Kosten).
• Prozesssteuergrößen: Alle Größen, die nicht Prozesseingangsgrößen sind und durch die der Prozess selbst, aber auch sein Ergebnis, beeinflusst werden kann, z. B. Losgrößen, Taktzeiten, Arbeitsvorgaben, Schulungen.
• Prozessmessgrößen: Klassische Prozessmessgrößen beschreiben die Leistungsfähigkeit eines Prozesses, wie z. B. Durchlaufzeit, Wartezeit, Rüstzeit etc. aber auch Ausschussraten. Durch Beeinflussung des Prozesses über Steuergrößen ändern sich diese Messgrößen.
• Prozesslieferant: Lieferant einer Prozesseingangsgröße, ein vorangegangener Prozess, z. B. ist die Arbeitsvorbereitung der Prozesslieferant der Fertigung.
• Prozesskunde: Kunde einer Prozessausgangsgröße, der Endkunde oder ein Folgeprozess, für den die Prozessausgangsgröße eine Eingangsgröße darstellt, z. B. ist der Versand Prozesskunde der Fertigung.

Ein Kardinalfehler, der bei Definitionen von Unternehmensprozessen immer wieder gemacht wird, ist die gedankliche Gleichsetzung von Prozessen und Abteilungen. Dies führt fast immer zu unsauberen Prozessdefinitionen. Es gibt nämlich keine Abteilung, in der nur ein Prozess abläuft. So gibt es beispielsweise den Prozess "Personaleinsatzplanung" in jeder Abteilung, die nicht nur aus Maschinen besteht, und wenn man bei der Betrachtung aller Unternehmensabläufe herausfindet, dass dieser Prozess in allen Abteilungen unterschiedlich geregelt ist, hat man schon einen möglichen Ansatz zur Vereinheitlichung gefunden. Sie können selbst ermessen, wie wichtig personalrelevante Prozesse für die Unternehmenskultur und damit für die Zusammenarbeit der einzelnen Unternehmensbereiche sind.

Wenn es gelingt, die Aufgaben einzelner Abteilungen sauber definierten Prozessen zuzuordnen, ist die Grundlage für die unternehmensübergreifende Optimierung von Abläufen geschaffen. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass bei Verbesserungen nicht Einzelinteressen im Vordergrund stehen, sondern diejenige Lösung gesucht wird, die aus Sicht des Gesamtunternehmens als die am besten geeignete erscheint.