Prozessdarstellung als zentraler Bestandteil des Aufbaus von Managementsystemen

Zusammenfassung

Überblick

Die Betrachtung von Prozessen ist die Basis für alle Verbesserungen im Unternehmen und Teil der Einführung von Managementsystemen wie eines Arbeitsschutzmanagement-Systems. Dieser Beitrag stellt dar:

• Definition der Unternehmensprozesse und deren Darstellung in einer Prozesslandkarte, die einen Überblick über die wichtigsten Abläufe des Unternehmens gibt.
• Erstellung und notwendiger Umfang der Prozessdokumentation.
• Grafische Darstellung von Prozessen, z. B. in Flussdiagrammen oder in Matrixform.
• Vorgehen bei der Erarbeitung von Prozessdarstellungen.

1 Einführung

Nahezu sämtliche Tätigkeiten in Unternehmen sind in betriebliche Abläufe, die sog. Unternehmensprozesse, eingebettet. Dabei kann es sich um Prozesse handeln, die kontinuierlich ablaufen, wie z. B. Leistungs- und Logistikprozesse, oder um solche, die diskontinuierlich, also nicht ständig ablaufen, wie z. B. Wartungsprozesse, Prozessdatenanalysen etc.

Die Betrachtung von Unternehmensprozessen gewinnt immer mehr an Bedeutung, denn aus moderner Managementsicht stecken die vielversprechendsten Verbesserungspotenziale in den Mitarbeitern und deren Wirken in Abläufen. Dabei ist als Hauptaspekt die Transparenz der betrieblichen Abläufe für alle Mitarbeiter zu nennen. Transparenz ist eine der Voraussetzungen, damit Mitarbeiter nicht nur ihren Bereich sehen, sondern darüber hinaus auch andere. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für Qualität.

2 Unternehmen und Prozesse

2.1 Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist eine logisch verknüpfte Abfolge von Tätigkeiten, die durch einen oder mehrere Akteur/e (auch Maschinen) unter Einsatz von Ressourcen (Personal, Material, Hilfsstoffe, Ausrüstung, Information) mit dem Ziel durchgeführt wird, einen Nutzen zu erzielen. Dieser Nutzen kann sehr vielfältig sein, es kann sich dabei z. B. um ein Produkt oder eine Dienstleistung oder auch um Informationen handeln. Mit betrachtet werden Nebenprodukte, da diese z. B. den Folgeprozess der Entsorgung nach sich ziehen.

2.2 Prozesse und Managementsysteme

Moderne Managementsysteme sind i. d. R. prozessorientiert aufgebaut, das bedeutet, dass eine Organisation oder ein Unternehmen die wichtigen internen Abläufe erkennt und diese in irgendeiner Form darstellt.

Unternehmensprozesse werden nach ihrer Wichtigkeit in Kern- oder Hauptprozesse und Unterprozesse eingeteilt. Die DIN EN ISO 9001:2015, die als grundlegende Norm zum Aufbau von Managementsystemen verstanden werden kann, schreibt vor, "wichtige Prozesse und deren Wechselwirkung zu bestimmen" und empfiehlt Unternehmen die Strukturierung des Managementsystems nach den eigenen Prozessen. In der Tat zeigt die Erfahrung, dass eine Ausrichtung eines Managementsystems nach den eigenen Abläufen von vornherein für alle Mitarbeiter wesentlich transparenter ist als die Gliederung nach abstrakten Normkapiteln. Mit der Revision der Managementsystemnormen 2015 wird grundsätzlich ein prozessorientierter Ansatz gefordert. Die Gliederung der Normen erfolgt jetzt nach einer Grundstruktur in 10 Kapiteln, der sog. "High Level Structure". Das Kapitel 4.4 der ISO 9001:2015 legt die Forderungen an das "Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse" fest.

2.3 Unternehmensprozesse definieren

Am Anfang der Prozessdefinition steht die Überlegung

• wie der Prozess ausgelöst wird,
• welche Akteure ihn betreiben und
• welches Team zur Definition geeignet ist.

Abb. 1: Prozessdatenblatt

Dann interpretiert das Team die Begriffe Eingangsgrößen, Ausgangsgrößen und Steuergrößen für den betrachteten Ablauf. Dabei sollten i. d. R. zunächst alle Hauptprozesse und danach die Unterprozesse betrachtet werden. Aber es kann auch Sinn machen, Unterprozesse vom Hauptprozess abzugrenzen, meist ist das Ergebnis dann ein schlankerer Hauptprozess als bei der umgekehrten Vorgehensweise.

Dazu kann das Team ein Formblatt verwenden, auf dem die wichtigsten Aspekte zusammengefasst sind. Sie finden es in Abb. 1.

Wichtig

Wichtige Begriffe zum Verständnis von Prozessen

• Prozesseingangsgrößen (Input): Alle Größen, die in einen Prozess eingehen, ohne von ihm unmittelbar beeinflusst werden zu können, z. B. Ergebnisse vorangegangener Prozesse, Ressourcen, Informationen, Prozessziele.
• Prozessausgangsgrößen (Output): Alle Größen, die aus einem Prozess herauskommen und von ihm beeinflusst wurden, z. B. Produkte, Dienstleistungen, Ressourcenverbrauch (Kosten).
• Prozesssteuergrößen: Alle Größen, die nicht Prozesseingangsgrößen sind und durch die der Prozess selbst, aber auch sein Ergebnis, beeinflusst werden kann, z. B. Losgrößen, Taktzeiten, Arbeitsvorgaben, Schulungen.
• Prozessmessgrößen: Klassische Prozessmessgrößen beschreiben die Leistungsfähigkeit eines Prozesses, wie z. B. Durchlaufzeit, Wartezeit, Rüstzeit etc. aber auch Ausschussraten. Durch Beeinflussung des Prozesses über Steuergrößen ändern sich diese Messgrößen.
• Prozesslieferant: Lieferant einer Prozesseingangsgröße, ein vorangegangener Prozess, z. B. ist die Arbeitsvorbereitung der Prozesslieferant der Fertigung.
• Prozesskunde: Kunde einer Prozessausgangsgröße, der Endkunde oder ein Folgeprozess, für den die Prozessausgangsgröße eine Eingangsgröße darstellt, z. B. ist der Versand P...