Die vorhergehenden Ausführungen könnten zu dem Eindruck führen, Dokumentation sei überhaupt nicht mehr sinnvoll. Das ist aber schon deshalb nicht so, da nur über Dokumentation (z. B. ein Verfahren in einer Prozessbeschreibung) nachweisbar Vorgaben gemacht werden können, die für alle Mitarbeiter verbindlich sind. Es gilt jedoch immer die Grundregel "so wenig wie möglich, so viel wie nötig".
Ein Team zum Aufbau eines Managementsystems sollte sich daher immer wieder die Frage stellen, ob Dokumentation für einen bestimmten Prozess überhaupt erforderlich ist und wenn ja, wie detailliert sie sein soll. Man darf nie vergessen, dass es kaum Mitarbeiter geben wird, die mit dem aufgeschlagenen Handbuch ihre tägliche Arbeit erledigen. Abläufe sind in den Köpfen der Mitarbeiter und da gehören sie auch hin. Wenn es einmal Unstimmigkeiten oder Fragen gibt, spricht man ohnehin einen Kollegen an, bevor man vielleicht auf die Idee kommt, in einer Dokumentation nachzusehen. Sollte es aber schon so weit gekommen sein, dass wichtige Informationen ausschließlich schriftlich ausgetauscht werden, dann hat das eigene Sicherheitsbedürfnis schon lange die Oberhand über Unternehmensinteressen gewonnen. Wichtig ist und bleibt aber der Nachweis in Form der dokumentierten Information, dass die Prozessergebnisse erreicht werden.
Dieser Inhalt ist unter anderem im Arbeitsschutz Office Professional enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen