Schrittweise Einführung eines AMS - Übersicht

Zusammenfassung

Überblick

Für die Einführung bzw. grundlegende Weiterentwicklung eines Arbeitsschutz-Managementsystems bzw. Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (kurz AMS) empfiehlt sich die Erstellung eines Projektplans. Im Vorfeld sollte eine eingehende Auseinandersetzung mit dem Thema Arbeitsschutzmanagement – Grundgedanken, Intentionen, Gestaltungs-Konzepte (AMS-Standards) sowie grundsätzliche Vorgehensweise – erfolgen. Im Anschluss ist die Geschäftsführung zu informieren und deren grundsätzliches Interesse an einem AMS bzw. dessen Weiterentwicklung auszuloten. Die Zielsetzung einer solchen Information der Geschäftsführung ist es, zunächst den Auftrag für die Erstellung eines Projektplans zu erhalten – nicht mehr! Ohne einen solchen Auftrag sollte die Einführung eines AMS verschoben werden, denn AMS ist in die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Führung zu integrieren und dies bedarf der aktiven Unterstützung der Geschäftsführung. Nachfolgend wird ein Überblick zur Strukturierung eines Projektes zur Einführung eines AMS gegeben. Die einzelnen Prozessschritte sowie Arbeitshilfen werden in separaten Beiträgen vorgestellt.

1 Projekt "Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems"

Die Einführung und Anwendung eines Arbeitsschutz-Managementsystems bzw. eines Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ist kein Vorhaben, das nebenbei realisiert werden kann. Dies gilt unabhängig davon, nach welchem der in Deutschland relevanten AMS-Konzepte (Nationaler [deutscher] Leitfaden für Arbeitsschutz-Managementsysteme (NLA), Sicherheits-Certifikat-Contraktoren (SCC/SCP) oder DIN ISO 45.001:2018: Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung) das AMS unternehmensspezifisch gestaltet und eingeführt werden soll. Ein solches Projekt hat den Charakter einer Organisationsentwicklungsmaßnahme und ist anspruchsvoll, spannend und birgt auch Risiken in sich. Beispielsweise kann die Beschreibung einer unrealistischen Organisation die praktische Relevanz des Arbeitsschutzes stark infrage stellen. Werden die Führungskräfte und Beschäftigten nicht ausreichend einbezogen, besteht die Gefahr, dass das AMS ein Fremdkörper wird. Nicht zu unterschätzen ist auch die Gefahr, dass durch ein schnell nachlassendes Interesse der Führung eine teure Ruine entsteht.

Wichtig

AMS-Einführung als Projekt aufsetzen

Konzipieren Sie die Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems als Projekt. Holen Sie das Okay der Geschäftsführung ein. Erarbeiten Sie einen Projektplan und stimmen Sie diesen mit der Geschäftsführung ab. Setzen Sie das Projekt in Form eines Projektmanagements um. Prüfen Sie kritisch, ob Ihre Projektmanagement-Kompetenzen ausreichen oder eine Fortbildung oder das Einschalten eines erfahrenen Projektmanagers erforderlich ist.

Unter einem Projekt versteht man ein zeitlich begrenztes, sachlich abgeschlossenes Vorhaben, für das eine Beauftragung vorliegt. Die Durchführung ist zu managen. D. h., der Ablauf, die Projektschritte und die -aktivitäten sind zu planen, die erforderlichen Ressourcen (finanzielle Mittel, Zeit, personelle Kapazität und Wissen) sind zu kalkulieren und bereitzustellen, die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen ist zu koordinieren und zielorientiert zu steuern sowie die Wirksamkeit zu verfolgen bzw. sicherzustellen. Dies bezeichnet man als Projektmanagement. Diese Methode wird in vielen betrieblichen Bereichen ganz selbstverständlich bei Vorhaben eingesetzt, die einen einmaligen Charakter haben. Nicht so im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Für eine erfolgreiche Einführung eines AMS ist jedoch ein Projekt zu konzipieren und die Umsetzung zu managen.

Das Managen eines Projektes umfasst klassisch 4 Abschnitte:

1. Projektinitiierung:

   • Beauftragung
   • Beschreiben der Projektaufgabe
   • Definieren bzw. Abstimmen der Projektziele

2. Projektplanung:

   • Aufwandsabschätzung
   • Benennen eines Projektleiters
   • Terminplanung
   • Erstellung von Projektplänen
   • Installieren einer Projektgruppe
   • Strukturierung des Projektes
   • Installieren von Arbeitsgruppen
   • Organisieren der projektinternen Prozesse
   • Planung des Methodeneinsatzes

3. Projektsteuerung:

   • Koordination der einzelnen Projektaktivitäten
   • Terminkontrolle
   • Fortschrittsüberwachung
   • Qualitätssicherung
   • Projektdokumentation
   • Berichterstattung

4. Projektabschluss:

   • Projektübergabe
   • Analyse des Projektablaufs → Ableiten von Erkenntnissen für weitere Projekte
   • Auflösung der Projektorganisation

Praxis-Tipp

Projektorganisation einrichten

Installieren Sie für die Einführung des AMS bzw. die grundlegende Weiterentwicklung des vorhandenen AMS in Richtung DIN ISO 45.001 eine einfache Projektorganisation.

Hinweise hierzu finden Sie im Beitrag "Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems als Projekt".

2 Übersicht zur Vorgehensweise (Projektschritte)

Die Einführung bzw. die Weiterentwicklung eines Arbeitsschutz-Managementsystems sollte Schritt für Schritt unter Berücksichtigung der betrieblichen Gegebenheiten und Erfordernisse erfolgen. Grundlage hierfür ist ein mit der Geschäftsleitung abgestimmter Projektplan.

Unabhängig von der Betriebsgröße, Branche sow...