Die Organisation legt die Anforderungen an Struktur, Form, Mindestinhalt, Umfang und Lenkung der im Rahmen von OHRIS erforderlichen Dokumente fest.
Die Dokumentation dient der systematischen Zusammenführung, Lenkung und Aufbewahrung aller anweisenden und nachweisenden Dokumente der Organisation, die Wirkung auf oder Bezug zum Arbeitsschutz oder zur Anlagensicherheit haben. Bei Neueinführung des OHRIS werden bereits vorhandene Dokumente im gebotenen Umfang einbezogen.
Der Begriff Dokumente wird inhaltsgleich wie in der Norm ISO 9000:2005 verwendet.
Das Dokumentationssystem der Organisation ist so aufzubauen, dass Dokumente jederzeit zugänglich und von zentraler Stelle aus auffindbar sind. Das Dokumentationssystem des OHRIS setzt sich zusammen aus
- anweisenden Dokumenten (z. B. Handbuch zum Managementsystem, Verfahrensanweisungen und Richtlinien oder zugehörigen Arbeitsanweisungen) und
- nachweisenden Dokumenten (Aufzeichnungen).
Das Handbuch enthält beispielsweise
- die unternehmenspolitischen Vorgaben und ggf. weitere grundsätzliche Festlegungen für den Arbeitsschutz und die Anlagensicherheit,
- die Beschreibung des betrieblichen Arbeitsschutz-Managementsystems anhand seiner Prozesse, der Wechselwirkungen dieser Prozesse untereinander und mit den Prozessen anderer Teilführungssysteme (falls das betriebliche Arbeitsschutz-Managementsystem im Rahmen eines integrierten Managementsystems – IMS – eingeführt wurde, die Beschreibung des integrierten Managemenetsystems anhand seiner Prozesse und der Wechselwirkungen dieser Prozesse untereinander),
- die aufbauorganisatorischen Festlegungen im Managementsystem (Organigramme),
- das Verzeichnis der von der Organisation zu beachtenden öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen (Gesetze, Verordnungen; Unfallverhütungsvorschriften, in Bezug genommene Normen u. a.),
- die Beschreibung des Dokumentationssystems und Verweisungen auf die Dokumente, die Wirkung auf den Arbeitsschutz und die Anlagensicherheit haben, einschließlich Hinweise auf die Aufbewahrungsorte der Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
Das Handbuch kann eigenständig geführt werden oder integrierter Bestandteil des Handbuches eines übergreifenden, verknüpften oder ganzheitlichen Managementsystems sein; es kann in Papierform oder elektronischer Form erstellt werden.
Durch Verfahrensanweisungen wird vorgegeben, wie die von OHRIS geforderten Verfahren durchgeführt und Ziele und Programme umgesetzt werden. Durch Arbeitsanweisungen werden konkret tätigkeitsbezogene Anweisungen zum Durchführen von Arbeiten bzw. Erbringen von Dienstleistungen und zum Erreichen der Ziele des Arbeitsschutz-Managementsystems gegeben. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie Richtlinien müssen von den Verantwortlichen der zuständigen Hierarchieebenen freigegeben und aktualisiert werden.
In den Verfahrens- und Arbeitsanweisungen müssen Verfasser, Zweck, Geltungsbereich, Zuständigkeiten, Ausgabedatum, Verteiler und Freigabe durch Unterschrift festgelegt werden. Stehen Anweisungen im Unternehmen ausschließlich als elektronische Dokumente im Intranet zur Verfügung, gelten diese mit der Einstellung in das Intranet als freigegeben; eine Freigabe durch Unterschrift entfällt. Entsprechende Regelungen über die Berechtigung zur Aufnahme von Anweisungen im Intranet sind zu treffen. In die Aufzeichnungen sind Verfasser, Verteiler, Erstellungszeitpunkt und Unterschrift des Verfassers aufzunehmen.
Darüber hinaus müssen die Aufbewahrungsfristen für Dokumente festgelegt werden. Dies kann in den Dokumenten selbst, aber auch in einem Verzeichnis über die Dokumente erfolgen.
Durch Aufzeichnungen werden die Nachweise über
- die Leistungen des Arbeitsschutz-Managementsystems,
- die Erfüllung der öffentlich-rechtlichen und weiteren Verpflichtungen,
- die Überwachungs- und Prüftätigkeit und
- den aktuellen Zustand der Anlagen, Betriebseinrichtungen, etc. (z. B. durch technische Zeichnungen)
erbracht und dokumentiert.
Aufzeichnungen sind beispielsweise Ergebnisberichte der Audits, Prüfbescheinigungen interner oder externer befähigter Personen, Überwachungsstellen, Sachkundiger oder Sachverständiger, Gefährdungsbeurteilungen, Belege über die Durchführung von Unterweisungen, Qualifikationsnachweise der Beschäftigten, Berichte über Betriebsbegehungen, Unfallanalysen und Gefahrstellenmeldungen sowie technische Zeichnungen und Fließschemata.
Der Detaillierungsgrad der Dokumentation richtet sich nach Art und Tätigkeit (Gefahrgeneigtheit) der Organisation und nach ihrer Größe; sie muss geeignet sein, den Aufbau und die Abläufe im Arbeitsschutz-Managementsystem exakt zu beschreiben und die Leistungen des Arbeitsschutz-Managementsystems sowie die diesbezüglichen Prüfergebnisse plausibel nachzuweisen.
Nur auf der Grundlage einer systematischen, ordnungsgemäßen, aktualisierten und jederzeit verfügbaren Dokumentation ist die erfolgreiche Anwendung des Arbeitsschutz-Managementsystems möglich.
Die Organisation entwickelt verlässliche Verfahren für die notwendige und zweckmäßige Lenkung aller erforderlichen D...