Dr. Albert Ritter

Kurzbeschreibung

Maßnahmenplan für Personen, die mit dem Managen der Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems beauftragt sind. Im 7. Einführungsschritt geht es um eine taugliche und aussagefähige Dokumentation. Sie dient der Planung und Strukturierung, der Orientierung bei der Durchführung, der Sicherstellung geplanter Vorgehensweisen, der Transparenz und der Nachweisführung. Zu dokumentieren sind das AMS und die geplanten Vorgehensweisen - insbesondere in Form dokumentierter Informationen.

Vorbemerkung

Für die schrittweise Einführung oder die grundlegende Weiterentwicklung eines AMS empfiehlt sich die Gründung eines Projektes. Gemanagt werden sollte es vom Projektleiter bzw. dem zukünftigen AMS-Beauftragten. Die Einführung gliedert sich im Wesentlichen in 8 Aufgabenbereiche bzw. Einführungsschritte:

  1. Bestandsaufnahme
  2. Konzipieren des unternehmensspezifischen AMS (einschließlich des Kontextes des Unternehmens)
  3. Erarbeiten und Vereinbaren der SGA-Politik sowie konkreter SGA-Ziele
  4. Klären und Festlegen der Zuständigkeiten hinsichtlich der Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
  5. Einbinden von Anforderungen der Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit in die betrieblichen Prozesse
  6. Aufbau einer wirksamen Organisation für die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit und Regelung der SGA-spezifischen Prozesse
  7. Regelung der Dokumentation sowie Erstellung der erforderlichen dokumentierten Informationen
  8. Anwendung des AMS, Wirksamkeit ermitteln und fortlaufend verbessern

Für jeden Aufgabenbereich stehen entsprechende To-do-Listen sowie Arbeitshilfen zur Verfügung. Sie sollen einerseits das Managen des Einführungsprozesses unterstützen und andererseits die mit der Durchführung beauftragten Personen anleiten und ein systematisches Vorgehen bewirken.

To-do-Liste AMS-Einführungsschritt 7 "Regelung der Dokumentation sowie Erstellung der erforderlichen dokumentierten Informationen"

  • Dokument in Textverarbeitung übernehmen
Maßnahmenplan des AMS-Einführungsschrittes "Aufbau einer wirksamen Organisation für SGA und Regelung der SGA-spezifischen Prozesse"
Maßnahmen Durchführende Termine Hinweise Stand

Sich mit dem Thema "Sinn und Zweck der Dokumentation – Erfordernisse, Pflichten und Nutzen" auseinandersetzen:

  • Sinn und Zweck der Dokumentation
  • Ausgangssituation – Ergebnisse der Bestandsaufnahme
  • Dokumentationserfordernisse – Anforderungen gemäß den öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen und dem gewählten AMS-Konzept
  • Informationen, Gestaltungsmöglichkeiten (auch aus dem Qualitätsmanagement) und Arbeitshilfen recherchieren
 Projektleiter/AMS-Beauftragter     [ ] erledigt

In der Projektgruppe den Sinn, Zweck, die Notwendigkeit und Möglichkeiten der Dokumentation diskutieren:

  • Nutzen/Vorteile (z. B. Nachweis der SGA-Fähigkeit des Unternehmens → Steigerung der Attraktivität am Fachkräftemarkt, Förderung des Images etc., Verbesserung der Nachweisführung und damit der Rechtssicherheit des Unternehmers und der Führungskräfte)
  • Möglichkeiten (insbesondere dokumentierte Informationen)
  • Sinnhaftigkeit eines unternehmenseinheitlichen Dokumentationskonzeptes
  • Stand im Unternehmen
  • Handlungsbedarf
  • Wie gehen wir vor?
    → Vorgehensweise abstimmen

Projektleiter/AMS-Beauftragter

Projektgruppe

QM-Beauftragten, sofern vorhanden einbeziehen		     [ ] erledigt

Arbeitsgruppe "Dokumentation" gründen und beauftragen

  • AMS-Beauftragten zum Moderator/Teamleiter benennen
  • Gruppenmitglieder benennen
  • Aufgabe beschreiben
 Projektleiter/AMS-Beauftragter     [ ] erledigt

Arbeitshilfen für die Arbeitsgruppe erarbeiten (angebotene Arbeitshilfen plus ggf. weitere beschaffen) und ggf. anpassen

 Teamleiter (ggf. unterstützt durch QM-Beauftragten oder Berater)     [ ] erledigt
Einweisung der Arbeitsgruppe in ihre Aufgabe
→ Arbeitshilfe: Präsentationsfolien "Einweisung der Arbeitsgruppe, Dokumentation"		 Teamleiter     [ ] erledigt

Zusammentragen und kritische Analyse der vorhandenen Dokumente (inkl. Hinweise zu Vorgehensweisen):

  • bezogen auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie die Gesundheitsförderung
  • bezogen auf andere Managementsysteme (z. B. das QMS)
  • bezogen auf die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Partnern (Fremdfirmen) und Kunden

  • beispielhafte Kriterien für die kritische Analyse:

    • Wird das Dokument benötigt?
    • War das Dokument nützlich?
    • Wurde das Dokument verwendet?
    • Ist die Verwendung des Dokumentes praktikabel?
    • Kann das Dokument vereinfacht werden?

Arbeitsgruppe

QM-Beauftragten, sofern vorhanden einbeziehen		     [ ] erledigt
Zusammenstellen der erforderlichen Dokumente
→ abgeleitet aus gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen, dem gewählten AMS-Ko...

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