Verfahrensanweisung, interne Audits im Arbeitsschutz / Verfahrensanweisung | Arbeitsschutz Office Professional | Arbeitsschutz

Dr. Albert Ritter

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Firma

Darlegung der Arbeitsschutzprozesse

AMS-Dokumentation

Verfahrensanweisung Nr. ...

Stand .......

Arbeitsschutzprozess

Interne Audits im Arbeitsschutz (AMS-Audits)

Geltungsbereich:

gesamtes Unternehmen

Prozessziel (Zweck):

Interne Audits im Arbeitsschutz dienen der stichprobenartigen, periodischen

Überprüfung der Anwendung, Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit des eingeführten AMS,
Überprüfung der Erreichung der Arbeitsschutzziele,
Ermittlung der Stärken (was gut läuft) und weiteren Verbesserungs- und Optimierungsmöglichkeiten im Arbeitsschutz sowie
Ermittlung der Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen (Compliance).

Interne AMS-Audits sollen in einem Systemteil sowohl das AMS und dessen Anwendung als auch in einem Complianceteil die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Forderungen überprüfen.

Begriffe und Abkürzungen:

Audit:

Systematisches, unabhängiges und dokumentiertes Verfahren, um die tatsächlichen Gegebenheiten in einem Unternehmen zu untersuchen und bewerten. Damit soll festgestellt werden, ob bzw. inwieweit die im Managementsystem definierten Vorgaben vollständig und wirksam umgesetzt wurden (Systemaudit) und ob bzw. inwieweit das Unternehmen die ordnungsrechtlichen und sich selbst vorgegebenen Verpflichtungen einhält (Complianceaudit).

Prozessbeschreibung (Prozessschritte):

1.	Der AMS-Beauftragte erstellt in Zusammenarbeit mit der SiFa ein Auditprogramm für drei Jahre und stimmt dies im ASA ab. Das Auditprogramm legt einen Zeitplan für die internen und ggf. auch die externen Audits, die inhaltlichen Schwerpunkte der internen AMS-Audits sowie die erforderlichen Ressourcen fest. Es wird angestrebt, dass jeder Bereich des Unternehmens innerhalb von drei Jahren mindestens einmal auditiert wird. Neben turnusmäßigen internen AMS-Audits kann der ASA auch außerordentliche Audits festlegen, wenn z. B. größere Änderungen in der Ablauforganisation, dem Produktionsverfahren etc. vorgenommen wurden oder nach Betriebsstörungen, Unfällen oder Notfällen.
2.	Der AMS-Beauftragte erstellt in Zusammenarbeit mit der SiFa jährlich einen Auditplan und stimmt ihn im ASA (möglichst in der ersten Sitzung im Jahr) ab (siehe Formular "Auditplan").
3.	Die Geschäftsführung setzt den Auditplan durch ihre Unterschrift in Kraft.
4.	Der AMS-Beauftragte informiert mindestens drei Wochen vor dem internen Audit die zu auditierenden Bereiche sowie den Betriebsrat. Der Betriebsrat kann an der Durchführung der Audits teilnehmen.
5.	Der AMS-Beauftragte erstellt zusammen mit der SiFa und dem Auditleiter eine Auditfragenliste. Grundlage dafür sind Standard-Auditfragenlisten, die die Vorgaben des AMS (Systemteil) und die öffentlich-rechtlichen Forderungen (Complianceteil) berücksichtigen.
6.	Das Auditorenteam führt das interne Audit durch. Dabei erfassen und beurteilen die Auditoren, ob das AMS konform und wirksam angewendet wird. Konform bedeutet Übereinstimmung mit den öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen sowie den Vorgaben des nationalen Leitfadens für AMS. Hierzu betrachten sie die Arbeitsschutzleistungen, sichten Dokumente, befragen Führungskräfte (teilweise im Führungskreis), Beauftragte sowie Mitarbeiter vor Ort, machen sich ein Bild von den Arbeits-, Betriebs- und Ausrüstungsbedingungen und prüfen, ob das Unternehmen die öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen erfüllt.
7.	In der Schlussbesprechung werden die Leiter der auditierten Bereiche über Stärken und ggf. Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten unterrichtet.
8.	Der Auditleiter erstellt zusammen mit dem AMS-Beauftragten einen Auditbericht (siehe Dokumentationsvorlage "Auditbericht" und leitet ihn der Geschäftsleitung sowie der Leiter der auditierten Bereiche zu. Der Auditbericht soll immer die Stärken und Verbesserungspotenziale aufzeigen.
9.	Deckt das Audit Abweichungen oder Verbesserungspotenziale auf, erarbeitet der auditierte Bereich Korrektur- bzw. Verbesserungsmaßnahmen und setzt sie nach Abstimmung mit der SiFa um. Für das Umsetzen von Maßnahmen hinsichtlich des AMS ist der AMS-Beauftragte verantwortlich.
10.	Das Management bzw. die SiFa überprüft die Wirksamkeit der Änderungs-/Verbesserungsmaßnahmen und berichtet darüber im ASA.
11.	Nach Abschluss des Audits sowie der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen informiert der AMS-Beauftragte den ASA und prüft, ob die Verfahrensanweisung "Interne Audits im Arbeitsschutz" überarbeiten werden sollte. Wenn ja, passt er die Anweisung an.