Der Arbeitgeber und die vor Ort zuständigen Führungskräfte sind verpflichtet, die Brandschutzvorschriften stets einzuhalten, auch wenn das durch viele betriebliche Gründe schwierig ist. Der Hinweis auf fehlenden Platz oder darauf, dass eine Ausstellung im Foyer nur vorübergehend vorgesehen war, wird im Schadensfall keinerlei Haftungsansprüche abwehren (s. u.).

Gefragt sind also Aufklärung und eine geregelte Arbeitsorganisation. Hier haben die betrieblichen Fachkräfte wie Sicherheitsbeauftragte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Brandschutzbeauftragte eine besondere Pflicht: Sie müssen die im Betrieb Zuständigen immer wieder auf problematische Sachverhalte hinweisen. Geschäftsführung oder Hausverwaltung müssen z. B. sensibilisiert werden, dass das Foyer zwar die Visitenkarte des Betriebes ist, aber trotzdem nicht beliebig möbliert und ausgestattet werden darf. Die Verantwortlichen vor Ort müssen klären, mit welchem Materialvolumen Aufträge in einem bestimmten Bereich abgewickelt werden können, ohne dass es zu Platzproblemen kommt. Zudem müssen die Führungskräfte durch Unterweisungen, Ermahnungen und Anordnungen dafür sorgen, dass alles seine Ordnung hat.

Wenn im Einzelfall das Einbringen von Material in sensible Bereiche unausweichlich erscheint, besteht die Möglichkeit, sich von der zuständigen Aufsichtsbehörde (i. d. R. die örtliche Bauaufsicht, die in Brandschutzfragen häufig von der zuständigen Feuerwehr vertreten wird) beraten zu lassen. Dabei sind – wie häufig in Brandschutzfragen – die Ermessensspielräume hoch: Was von der einen Aufsichtsbehörde als unbedenkliche Einschränkung oder Brandlast eingestuft wird, erscheint andernorts als völlig unmöglich. Generell wird es immer schwieriger, in solchen Fällen verbindliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen zu bekommen. Allerdings können im Rahmen der Beratungen in vielen Fällen Ersatz- und Ausgleichsmaßnahmen gefunden werden, die betriebliche Interessen und Brandschutzinteressen berücksichtigen.

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