Suche nach einer Planungssoftware
Bei über 250 voneinander abhängigen Excel-Dateien, die keiner mehr vollumfänglich überblicken konnte, war der Bedarf an einer neuen Planungssoftware nicht abzustreiten. Doch wie konnte Telekom die für sich passende Software finden? Neben einer Auflistung der potenziellen Softwarelösungen wurde ein Pflichtenheft mit den zu erfüllenden Kriterien erstellt. Dabei hatten die Softwarehersteller keine einfach zu erfüllenden Anforderungen, denn das Tool sollte "alles" können. Es sollte reporten, planen und Dashboards automatisch erstellen können. Aber es sollte sich auch Excel-nah anfühlen, damit die Controller das Tool ohne große Umgewöhnung auch verwenden wollen. In dem weitergehenden zweistufigen Prozess inkl. Präsentationen von Use cases wurde die Telekom von Jedox überzeugt.
Überarbeitung bisheriger Prozesse
Wer eine komplizierte Planung einfach nur digitalisiert, hat im besten Fall eine komplizierte digitale Planung. So musste neben dem Auswahlprozess auch die bereits bestehenden Prozesse überarbeitet werden, damit mit Jedox in ein neues Planungszeitalter gestartet werden kann. Die vorhandenen Berichte wurden gesichtet, Redundanzen eliminiert und zu effizienten Use cases zusammengefasst. Die laufende Evaluierung enthüllt noch heute weitere Verbesserungsmöglichkeiten und Erweiterungen, die ebenfalls zu neuen Use cases konsolidiert werden. Insgesamt wurden so ganz pragmatisch 60 Cluster geplant, wovon bereits 15 umgesetzt sind und weitere 35 bereits auf dem Weg sind.
Mundpropaganda statt fester Vorgaben
Bei der Implementierung von Jedox verfolgt die Telekom einen einzigartigen Ansatz: "Laissez faire" im Sinne von "Lass die Controller machen". Anstelle die Controller zu zwingen, sich von Excel ab- und Jedox zuzuwenden, förderte das Projektteam aktiv eine positive Kommunikation über das neue Tool. Dafür wurden u.a. keine festen Standards für das Reporting gebildet, sondern die Controller konnten sich ihre benötigten Berichte selbst durch Pivot-ähnliche Funktionen erstellen. Erst nachdem häufig ähnliche Berichte erstellt wurden, wurde zur Erleichterung konsolidiert und ein Standard zur Verfügung gestellt. Dies garantiert den Controllern alle Möglichkeiten, die sie auch zuvor durch Excel hatten. Darüber hinaus konnte die Chance zu weiterer Standardisierung und Automatisierung durch das Tool genutzt werden.
Positive Kommunikation wirkt
Des Weiteren werden immer wieder die neuen Use cases zur Förderung der internen Kommunikation präsentiert, um so das Interesse an der neuen Software und die Eigeninitiative zu fördern. Mit diesem besonderen Vorgehen wollte die Telekom erreichen, dass Controller von sich aus auf das Projektteam zukommen und mit dem neuen unterstützenden Tool arbeiten wollen. Doch ging die Rechnung auch wirklich auf? Die Antwort der Telekom ist ein eindeutiges Ja: Innerhalb dieses Jahres haben sich schon 270 User freiwillig registriert und durch die positive Kommunikation unter den Controllern kommen, fast wie von alleine, laufend weitere User hinzu.
Flexibilität bringt Freiheiten für Controller mit sich
Auch die Frage, ob so viele Freiheiten bei einer dezentralen Planung überhaupt zu einem fachlichen Ergebnis führen kann, hat Susanne Neubauer klar bestätigt: Durch die zentrale Datenhaltung hat man eine bessere Transparenz über die Daten und einen deutlichen Qualitätszuwachs erhalten. Und Controller haben durch Excel so oder so die Möglichkeit sich jederzeit Freiheiten zu schaffen. Das kann man kaum verhindern, wenn das Planungstool nicht flexibel ist. Deshalb war es wichtig, ein für die Anwender sehr flexibles Tool zu finden, das genau diese Freiheiten auch wirklich ermöglicht. Denn eins weiß die Telekom sicher: Sie will nie wieder zu dem 250 Excelblätter-Monster zurück.
Die Referentinnen:
Susanne Neubauer (rechts im Bild) ist Product Owner Digital Planning bei Telekom Deutschland GmbH.
Joline Linnartz ist Business Analyst Finance & Controlling bei Detecon Schweiz.
