Erfolg dezentraler Unternehmensplanung hängt von effizienter Workflow-Unterstützung ab

Planung im Gegenstrom-Verfahren ist Standard

Unternehmensplanung bedeutet im Kern abteilungsübergreifenden Kommunikation zu den finanziellen Zielen. Natürlich gibt es auch noch reine Top-Down-Planungen. Die Regel ist das aber nicht, wie die aktuelle Anwender-Studie „Unternehmensplanung als Gemeinschaft lösen“ des Internationalen Controller Vereins (ICV) und der Thinking Networks AG deutlich macht: Gefragt nach dem Planungsverfahren bestätigen etwa Dreiviertel der Befragten den Betrieb einer Planung im Gegenstrom-Verfahren. Der Erfolg der Planung hängt also maßgeblich vom effizienten Austausch zwischen den Abteilungen ab.

Bedeutung der Planung steigt weiter

Mehr als 60 Prozent sprechen von einem Anstieg der Bedeutung im Unternehmen und gerade mal 6% sprechen von einer gesunkenen Bedeutung. Das restliche knappe Drittel äußert sich gar nicht zur Bedeutungsfrage.

Abb. 1: Bedeutung der Planung

Anforderungen an die Planung

Mit der zunehmenden Bedeutung gehen aber auch Forderungen zur Unternehmensplanung einher. So ringt das Controlling vor allem mit drei zentralen Themen:

• steigende Komplexität,
• die Forderung nach mehr Planungsdetails und
• stärkerer Zeitdruck.

Abb. 2: Anforderungen an die Planung

Hemmschuh Datenintegration

Die Bedeutung der Komplexität zeigt sich auch in der Frage nach den technischen Herausforderungen, die die dezentrale Plandatenerhebung erschweren. Die Antworten zeigen, dass das Zusammenführen der Daten immer noch ein großes Sorgenkind im Controlling ist. Über die Hälfte der befragten Anwender hadert mit der Unterstützung bei der Integration der eingesammelten Plandaten.

Abb. 3: Technische Herausforderungen im Planungsprozess

„Schwarzes Loch“ im Planungsprozess als zentraler Painpoint

Die Komplexität wächst natürlich mit der marktweit anschwellenden Einbindung von immer mehr heterogenen Datenquellen an. Zusätzliche Probleme entstehen dadurch, dass der Einsatz von Excel im dezentralen Planungsprozess noch stark verbreitet ist. 83 Prozent der Befragten nutzen zur Plandatenerfassung immer noch das bekannte Tabellenkalkulationsprogramm.

Die zweit- und dritthäufigste Antwort zu den Herausforderungen lässt sich auch auf diese starke Verbreitung von Excel zurückführen. Mit dem Versand der initialen Mail mit den Planungstabellen an die Anwender endet die Prozesstransparenz – bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Tabellen einzeln wieder im Postfach des zentralen Controllings landen.

Ebenso geht die Transparenz zur Änderungshistorie nach Abschluss der Planung verloren. Wer wann welche Werte in der Planung eingearbeitet hat, ist nach Zusammenführung der Tabellen nicht mehr erkenntlich. Ein großes Problem, beispielsweise im Falle von Abweichungsanalysen und Revisionen. Hier könnten Workflows und automatisches Logging die Schmerzen im Controlling deutlich lindern.

Konflikte durch Intransparenz

Mit der mangelnden Prozesseinsicht ist es nicht möglich, die dezentrale Planung in Bahnen zu lenken, geschweige denn eventuelle Verzögerungen in der Planung zu begründen. Mit dem Wissen um die starke Einbindung der operativen Abteilungen – drei Viertel der Studienteilnehmer planen bereits im Gegenstromverfahren – zeigt sich ein deutlicher Konflikt. Und der Konflikt spitzt sich zu, wenn man betrachtet, wie lange das Controlling für die gesamte Planung benötigt.

Abb. 4: Dauer der Planung

Ob diese Zeiten bereits dem Wunsch nach Beschleunigung im Controlling entsprechen, ist stark zweifelhaft. Noch größer wird das Problem, wenn sich neben den klassischen Planungsintervallen auch immer mehr kurzfristige Planungselemente etablieren: Sei es als monatlicher Forecast (15 Prozent) oder in der noch extremeren Variante einer ad-hoc-Planung (12 Prozent). Diese Realitäten lassen sich nur schwer miteinander vereinbaren und zeigen deutlich, dass das Controlling in Bezug auf die aktuellen Herausforderungen noch Arbeit vor sich hat.

Über die Fachstudie

Die Studie von Thinking Networks AG und Internationalem Controller Verein (ICV) befragte von Juli bis August 2019 über 200 BI-Fachanwender im DACH-Raum, wie das Controlling in Bezug auf die Aufgabe der Planung mit dezentralen Abteilungen aufgestellt ist:  Welchen aktuellen Anforderungen steht das Controlling gegenüber und welche Herausforderungen stehen dabei noch im Weg?

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