Report Design soll Wahrnehmung und Entscheidung unterstützen
Ziel der Gestaltung von Reports ist es, entscheidungsrelevante Informationen so aufzubereiten, dass diese vom Empfänger möglichst schnell und intuitiv aufgenommen werden und zu richtigen Entscheidungen führen. Für eine wahrnehmungsoptimierte Berichtsgestaltung gibt es demnach drei zentrale Erfolgskriterien:
- Effektivität: Berichte müssen eine fehlerfreie Informationsaufnahme und Entscheidung gewährleisten.
- Effizienz: Berichte müssen eine möglichst schnelle Infomationsaufnahme und Entscheidung unterstützen.
- Attraktivität: Berichte müssen dem Empfänger individuell gefallen.
Während sich die Attraktivität der Berichte, also deren individuelles Gefallen, nur durch Befragungen und individuelles Feedback bewerten lässt, können die Effektivität und die Effizienz von Berichtsdesigns objektiv durch Eye-Tracking im Labor gemessen und entsprechend optimiert werden. Wie dieses spannende Verfahren funktioniert, erläuterte Prof. Dr. Christoph Eisl, Professor für Controlling an der FH Oberösterreich in Steyr im Rahmen der 10. Fachkonferenz Reporting.
Eye-Tracking – Funktionsweise im Reporting Design
Beim Eye-Tracking-Verfahren werden mit Hilfe von „Scanpath-Analysen“ oder „Focus Maps“ jeder einzelne Blick auf ein Berichtselement und die Verweildauer auf diesem Element gemessen und visuell dargestellt.
Das Eye-Tracking, so Prof. Eisl, erfordert keine komplexen Labore, sondern kann bereits einfach mit Kameras oder entsprechenden Brillen am Laptop durchgeführt werden. Wichtig sind entsprechende Geräte und Software zur Auswertung. Das Ergebnis ist eine vollständige zeitliche und örtliche Abbildung des Lesens eines Berichts. Durch die Kombination von Eye-Tracking und entsprechenden Fragestellungen, die beim Lesen der Berichte zu beantworten sind, lassen sich so sehr einfach die beiden zentralen Kriterien Effektivität und Effizienz messen. Die so dargestellten Ergebnisse (s. Abb. 2 in der Bilderserie) erlauben eine objektive Beurteilung und durch die mehrfache Bewertung alternativer Berichtsanordnungen und Darstellungen eine kontinuierliche Verbesserung der Berichte.
Gestaltungsempfehlungen auf Basis mehrerer Tests und Optimierungen
Aus den Ergebnissen diverser Eye-Tracking-Experimente entwickelte das Forschungsteam um Prof. Eisl konkrete „Grundsätze eines wahrnehmungsorientierten Reportings“. Zum einen sollten die Darstellungsformen einfach sein, um die Konzentration des Berichtslesers aus das Wesentliche zu lenken. Um Missverständnisse und Wahrnehmungsanomalien zu vermeiden, ist die Verwendung klarer Aussagen, kompakter Darstellung sowie präzisen, eindeutigen Bezeichnungen sehr wichtig. Die Einhaltung einer einheitlichen, durchgängigen, regelbasierten und dokumentierten Vorgehensweise bringt eine gewisse Standardisierung in das Reporting und baut das Vertrauen auf.
Klar muss hierbei auch sein, dass es nicht immer eine „One-size-fits-all“-Lösung geben kann. Jeder Mensch nimmt Informationen anders auf und tendiert entweder eher zu tabellarischer Darstellung von Zahlen oder deren Abbildung in Form von Diagrammen und Schaubildern. Wichtig ist jedoch, dass beide Formen gewissen Mindestkriterien genügen, um unnötige Verzerrungen von Entscheidungen oder lange Suchzeiten zu vermeiden. Wichtig ist, dass der Zweck und die Zielsetzung der Aussage stets die optimale Visualisierung bedingen und keinesfalls andersherum.
Grundsätze für wahrnehmungsoptimiertes Reporting
Professor Eisl stellte einige Erkenntnisse aus einer aktuellen Testreihe zum Dashboard-Design vor. Hieraus wurden Grundsätze und Empfehlungen für ein wahrnehmungsoptimiertes Reporting abgeleitet, die abrufbar sind. So hat sich bspw. für die Gestaltung des Dashboards eine optimale Anordnung von sechs Elementen mit klaren KPIs als optimal ergeben, wobei die wichtigste Information stets oben links platziert sein sollte und die Grafiken untereinander möglichst homogen sein sollten.
Daneben lassen sich Regeln für die konkrete Ausgestaltung von Tabellen und Grafiken ableiten, die bspw. die Anzahl von Balken und Säulen, die Beschriftung und die Verwendung von Farben ergeben.
Abschließend ging Prof. Eisl auf die aktuellen Herausforderungen und zukünftige Forschungsthemen in diesem Bereich ein. Dazu gehören beispielsweise spezielle Visualisierungsformen für Big Data in Bereich Industrie 4.0 sowie die Darstellungsoptimierung auf den unterschiedlichsten Ausgabemedien.
Lessons Learned
Umfangreiche Experimentenreihen und Praxisprojekte zeigen, das Eye-Tracking valide Ergebnisse liefert. Die Methodik ermöglicht eine Reduktion von Wahrnehmungsverzerrungen und Wahrnehmungszeiten. Allgemeine Gestaltungempfehlungen und eine Informationsbedarfanalyse liefern eine wichtige Basis für die unternehmensspezifische Optimierung des Management Reporting. Dabei sollte man beachten, dass keine “one-size-fits-all“-Lösung existieren kann, eine Beachtung der wesentlichen Regeln aber die Schnelligkeit und Richtigkeit der Informationsaufnahme verbessern.
