Grundlagen zur Nutzung von Pivot-Tabellen

Wann nutze ich eine Pivot-Tabelle?

Nicht immer macht es Sinn, aus Daten eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Fragen Sie sich deshalb vorher, ob Sie Daten weiter aggregieren und zusammenfassen müssen. Ist dem nicht so, reicht in vielen Fällen auch eine normale Tabelle, in der Sie filtern und sortieren können. Kommen in der Datentabelle jedoch eine Vielzahl von Daten vor, die Gemeinsamkeiten aufweisen, macht eine Pivot-Tabelle für eine Zusammenfassung auf jeden Fall Sinn.

Was muss ich bei Datentabellen beachten?

Wenn Sie Datentabellen für Pivot-Tabellen haben, sollten Sie auf folgende Hinweise achten:

• Jede Spalte sollte eine eindeutige Überschrift besitzen.
• Überschriften sollten nicht über mehrere Spalten hinweg zentriert sein; gleiches gilt für die Daten.
• Es dürfen sich keine leeren Spalten in der Datentabelle befinden.
• Es sollten sich idealerweise keine leeren Zeilen in der Datentabelle befinden.
• Prüfen Sie, dass die Daten an sich in einem sauberen Format und ohne Absätze oder vorangestellte Leerzeichen erstellt sind. Spätestens in der Pivot-Tabelle würden Sie dies dann erkennen.
• In einer Datentabelle können maximal 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten verwendet werden.
• Sollten Sie innerhalb der Datentabelle Zeilen oder Spalten ausgeblendet haben, so nimmt Excel diese bei der Erstellung einer Pivot-Tabelle trotzdem mit.

Weitere Daten ergänzen

Wenn Sie diese Hinweise beachten, sind Ihre Datentabellen sauber aufgebaut und bieten so auch eine guten Grundlage für eine Pivot-Tabelle. Aus Erfahrungen weiß man jedoch, dass sich Datentabellen laufend ändern, indem z.B. neue Daten hinzukommen. Hier bietet sich an, dass Sie Datentabellen immer in einer Tabelle formatieren, sodass Sie nach Ergänzung oder Löschung von Datensätzen den Datenbereich nicht immer manuell wieder anpassen müssen. Das macht Excel dann direkt selbst, da der Datenbereich über eine Tabelle definiert ist. Das spart Arbeit.

Was sollte ich bei einer Pivot-Tabelle beachten?

Grundsätzlich sollte man Pivot-Tabellen nicht überfrachten, sodass diese für andere Anwender noch nutzbar sind. Ein Beispiel dafür wären viele Gruppierungen in Spalten oder Zeilen. Je komplexer, desto länger benötigt man um alles nachzuvollziehen. Hier bietet es sich an, lieber mehrere einzelne Pivot-Tabellen oder auch PivotCharts zur Visualisierung zu verwenden. Auch die Nutzung von berechneten Feldern können eine Pivot-Tabelle sehr mächtig und vor allem dynamisch machen. Verformelungen neben einer Pivot-Tabelle sollten vermieden werden, da z.B. mit einer Sortierung der Pivot-Daten diese Formeln nicht mehr passen.