Das richtige Format für die Controlling-Berichte finden

Nach Zugriffsart und Aktualität koordinieren
Die wesentlichen Parameter für eine Strukturierung sind

• die Art des Zugriffs: online vs. Offline sowie
• die Aktualität und Bereitstellung der Daten: periodisch vs. Echtzeit.

Auf Basis dieser Differenzierung können die wichtigsten Formen der Informationsbereitstellung identifiziert werden, die ein IT-System für das Management Reporting heute je nach Anforderungen und Möglichkeiten abdecken muss (vgl. Abb. Informationsbereitstellung und Informationszugriff).

Hochglanzberichte für die umfassende Informationsversorgung
Berichte in „Hochglanz“ stellen heute zumeist den Kern eines jeden Management Reporting dar und dienen hauptsächlich der Informationsversorgung des (Top-)Managements. Mit Hochglanzberichten sind pixelgenaue Berichte gemeint, die zumeist mit anspruchsvollen Grafiken, umfangreichen Kommentaren und i. d. R. im unternehmensindividuellen Erscheinungsbild erstellt werden. Das typische und auch durchaus sinnvolle Umsetzungsszenario ist die Nutzung von Excel mit einem Add-in zum direkten Datenzugriff auf ein Data Warehouse oder eine OLAP-Datenbank.
Die Berichte beinhalten typischerweise die wichtigsten finanziellen Steuerungsgrößen sowie ausgewählte strategische nichtfinanzielle Größen und werden aus diesem Grund monatlich, quartalsweise oder auch nur jährlich im Controlling oder in der Finanzabteilung erstellt.
Zur nachweissicheren Dokumentation und zur leichteren Verteilung empfiehlt sich die Bereitstellung dieser Berichte im PDF-Format. Aufgrund der Statik der „fixierten“ Daten sowie des definierten Berichtslayouts ist für die Nutzung ein Online-Zugriff auf die Datenbank für diese Berichte nicht erforderlich bzw. aufgrund des Verwendungszweckes (z. B. Dokumentation) auch nicht sinnvoll. Die Informationsbreite und -tiefe sind und sollen bei dieser Form begrenzt sein. Zentrale Aufgabe ist die umfassende Informationsversorgung auf Managementebene mit den wichtigsten steuerungsrelevanten Informationen und nicht mit allen Informationen.

Reporting-Frontend für tiefergehende Ursachenanalysen
Mit einem „Reporting-Frontend“ werden in den Finanz- und Controllingabteilungen Ursachenanalysen betrieben und weitergehende Informationsbedürfnisse des Managements befriedigt, die über die Inhalte der Hochglanzberichte hinausgehen. Dabei kann es sich entweder um einen Web- oder Excel-basierten „Datenbank-Analysebrowser“ handeln oder ein spezielles Frontend, mit dem auch Standardberichte definiert werden können, die z. T. schon an Hochglanzberichte heranreichen.
Aufgrund der nicht vorhandenen Festlegung der gewünschten finalen Datensicht ist eine grundsätzliche Freiheit in der Navigation und damit auch zwingend ein Online-Zugriff erforderlich. Für die Nutzung eines solchen Reporting-Frontend sind tiefere Kenntnisse der Datengrundlage sowie Kenntnisse in der Nutzung des Frontend erforderlich. Mit diesem Reporting-Frontend kann auf den gesamten verfügbaren, freigegebenen Datenbestand zugegriffen werden – hier verfügt der Anwender also über die vollständige Informationsbreite und -tiefe.

Dashboards liefern ausgewählte Informationen
Mit „Dashboards“ oder auch „Cockpits“ sind extrem anwenderfreundliche, vorwiegend grafisch orientierte Applikationen mit direktem Informationszugriff gemeint, die dadurch aber auch nur eine begrenzte Informationsbreite und -tiefe abbilden können. Damit eignen sich „Dashboards“ bevorzugt für die Bereitstellung von ausgewählten Steuerungsgrößen in Echtzeit.
Typischerweise werden im Management Reporting finanzielle Steuerungsgrößen monatsbasiert dargestellt. Für bestimmte Anwendungszwecke werden aber zunehmend annähernd echtzeitbasierte Informationen benötigt (z. B. Tagesumsätze von Filialen, Anzahl beförderter Güter, Lagerbestände etc.).
Da Managementinformationen grundsätzlich zur Steuerung dienen sollen, sind für die laufende Informationsbereitstellung in Echtzeit auch nur einige wenige Kennzahlen sinnvoll. Nicht zu vernachlässigen sind in diesem Zusammenhang die erforderliche Infrastruktur und die korrespondierenden Prozesse in der Datenbewirtschaftung. Um wirklich nützliche und wirtschaftliche Dashboards bereitzustellen, ist darum die genaue Abgrenzung und Fokussierung zwingend erforderlich. Häufig benötigen Anwender eher ein Hochglanzberichtswesen und ein Reporting-Frontend.

Benachrichtigungen liefern kontinuierlich benötigte Daten
„Benachrichtigungen“ sollen dazu dienen, einem Adressaten sowohl kontinuierlich ausgewählte Informationen zur Verfügung zu stellen (z. B. Tagesumsatz einer Filiale nach Geschäftsschluss) oder ereignisorientiert auf Basis einer Regel (z. B. Mindestbestandsmenge eines Lagers ist unterschritten). Diese Benachrichtigungen werden typischerweise per E-Mail oder auch per SMS verteilt, sodass der Adressat diese statische Information bei sich jederzeit abrufen kann – eine weitergehende Analyse ist nicht möglich, aufgrund des Informationszwecks i. d. R. aber auch nicht unmittelbar erforderlich.
Für den Aufbau des Management Reporting sind diese verschiedenen Aspekte gemäß den Anforderungen sinnvoll miteinander zu kombinieren und dosiert bereitzustellen. Eine Überfrachtung der Adressaten mit Steuerungsinformation gilt es um jeden Preis zu vermeiden.
Die zunehmende Mobilität macht allerdings auch vor dem Reporting nicht Halt, sodass Manager Informationen heute nahezu unabhängig von Ort und Zeit nachfragen. Das Mobile Reporting, d. h. die Bereitstellung von Berichten auf mobilen Endgeräten, gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Der Horváth-&-Partners-Studie zufolge setzen heute etwa 10 % der Unternehmen eine Mobile-Reporting-Lösung ein, zudem beschäftigt sich derzeit ein weiteres Viertel mit der Planung der Einführung. Das Verständnis von Mobile Reporting ist in der Praxis durchaus noch unterschiedlich ausgeprägt. Es lassen sich 3 Stufen beobachten:

1. Bereitstellung statischer Berichte auf mobilen Endgeräten
2. Web-Zugriff auf bestehendes Online-Reporting (Frontend) über mobile Geräte
3. Angebot individueller Applikationen („Apps“), die einen interaktiven und dynamischen Zugriff auf die Daten mit Analyse- und Kommentierungsfunktionen ermöglichen.

Während Stufe 1 lediglich den Printbericht ersetzt und Stufe 2 den Einsatz des Laptops ergänzt, ergibt sich ein funktionaler Mehrwert für den Berichtsempfänger erst in der 3. Stufe. Hier kann die intuitive Bedienung der Geräte mit Analysemöglichkeiten z. B. in Abhängigkeit der jeweiligen Ortsinformation über GPS genutzt werden.

Entnommen aus „Reporting: Einsatzszenarien für die IT-Unterstützung im Berichtswesen“, erscheint in „Reporting und Business Intelligence“ im April 2014.