Das Projekt „Dashboard Reporting“
Der immer stärkere Einfluss der Digitalisierung eröffnet den Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten, entscheidungsrelevante Daten auf Knopfdruck bereitzustellen. Bei der 10. Fachkonferenz Reporting berichteten Jens Niebecker, Manager Finance Transformation, und Thomas Schmid, Head of BW Reporting, von der Einführung der Online Management Dashboards im Group Reporting der Allianz. Als „Business Analysten“ sind beide für den Aufbau effizienter Reportingprozesse im BW-Umfeld verantwortlich. Ziele des Projektes „Dashboard Reporting“ waren,
- die Probleme einer papierbasierten Berichterstattung zu beheben,
- einen real-time Zugriff auf die Informationen zu ermöglichen und
- eine SAP Business Objects Plattform aufzubauen, um damit den Grundstein für die Weiterentwicklung des Group Reportings zu legen.
Mit der Implementierung des Online Dashboard Reportings sollte die Informationsbereitstellung im Management Reporting effizienter gestaltet werden. Die Vorlage für die Ausgestaltung der Dashboards bildete ein existierendes Printprodukt aus dem Monatsberichtswesen der Allianz. Das Projektteam agierte im Spannungsfeld zwischen den inhaltlichen Anforderungen der Fachbereiche und der technischen Umsetzbarkeit durch den Service Provider.
Den Kern des Projekts „Dashboard Reporting“ bildete zunächst die Einführung eines „Management Reporting Layers“, der künftig alle wichtigen Daten für das Management Reporting enthält. Die Reduzierung des Datenvolumens auf dieser aggregierten Ebene ermöglichte ein performantes Reporting. Damit künftig die relevanten Informationen aus einem einheitlichen Datenbestand berichtet und auch um Kommentare und Plan- bzw. Forecast-Werte angereichert werden können, stehen drei verschiedene Cubes im Mittelpunkt der Lösung.
Technische Infrastruktur
In den Management Reporting Cube werden Daten aus dem Financial (Konzernabschluss, internes Financial Reporting) und Statistical Reporting (Headcount, Forderungsmanagement, CO2 Berichte) geladen.
Der OE Adjustment Cube enthält zudem alle Anpassungen, die im Rahmen des rollierenden Forecasts (Rolling Projection) vorgenommen werden. Das Parallelprojekt „Rolling Projection“ gewährleistet die Erfassung der OE Adjustments im System und erlaubt somit jederzeit einen real-time Zugriff auf die aktualisierten Forecast-Werte.
Der dritte Bestandteil des Management Reporting Layers ist der Commentary Cube. Die Kommentarlösung ist in das unternehmensinterne Berechtigungskonzept integriert und erlaubt es, die einzelnen Berichte bzw. deren Inhalte zu kommentieren. Die integrierte, systemgestützte Freigabefunktion verhindert, dass nicht abgestimmte Kommentare veröffentlicht werden.
Die Dashboards setzen auf dem Management Reporting MultiProvider auf und haben Ist-, Plan- und Forecast-Daten sowie Kommentare zum Inhalt. Die Anwender greifen web-basiert über die Software "SAP BO Dashboards" auf die Dashboards zu. In der vorgeschalteten Auswahlphase des Frontends hat man sich insbesondere aufgrund der vergleichsweise einfachen Handhabung des Tools im Fachbereich für SAP BO Dashboards entschieden.
Live Demo
Abgerundet wurde der Vortrag durch eine Live Demonstration der Online Dashboards. Die Berichte sind intuitiv bedienbar und ermöglichen zudem das Durchspielen unterschiedlicher Szenarien. Wesentliche Vorteile, so Herr Niebecker, liegen in der guten Integration der Dashboard-Lösung in die BW Landschaft. Das Anfang 2014 gestartete Projekt befindet sich aktuell in der Roll-Out-Phase. Bis Ende des Jahres 2015 werden weitere Datenquellen in das Management Reporting Layer integriert und zur Anzeige im Dashboard gebracht. Eine Überführung der bestehenden Berichte in das SAP Designstudio als möglicherweise künftiges Frontend wird in Zukunft durch die beiden Referenten geprüft werden.
Lessons Learned
Durch den entfallenden Verteilungsprozess wird die Effizienz der Informationsbereitstellung gesteigert. Durch Online Management Dashboards wird der real-time Zugriff auf die Informationen möglich, was in Zeiten der Digitalisierung zu einem Steuerungsvorteil wird. Für die konsequente und flächendeckende Einführung des Online Management Dashboards ist das Commitment der Geschäftsführung von entscheidender Bedeutung.
Allianz Gruppe im Überblick
Allianz SE ist der weltgrößte Versicherungskonzern und einer der größten Finanzdienstleistungskonzerne. Das Unternehmen bietet über 85 Millionen Kunden in mehr als 70 Ländern ein breites Spektrum an Versicherungsprodukten, Finanzdienstleistungen und Services. Weltweit beschäftigt die Allianz Gruppe über 147.000 Mitarbeiter und erzielte im Geschäftsjahr einen Umsatz von rund 122,3 Mrd. Euro.
