Auslöser des Projekts: Schlechte Performance trotz hoher Support- und Betriebskosten
Bis ins Jahr 2011 basierte das Controlling der Vaillant Group auf einer ausgeprägten SAP BW-Landschaft. Das Auslaufen der bestehenden Hardware-Leasing-Verträge, ein hoher Supportaufwand für die gewachsenen komplexen BW-Applikationen, die Unzufriedenheit der Anwender mit der Systemperformance (insbesondere bei der Planung) und hohe IT-Betriebskosten führten zu einer Neuausrichtung des Controlling- und Finanzbereichs. Ziel war es, die Controlling- und BI-Systeme fit für die Zukunft zu machen. Im Vergleich zur bestehenden BW-Lösung versprach SAP HANA durch die Verarbeitung der Daten im Hauptspeicher („In- Memory“) eine Real-Time-Datenverarbeitung mit höherer Geschwindigkeit und reduzierten Betriebskosten zu schaffen, indem die Systemlandschaft verschlankt und das Datenvolumen deutlich reduziert werden.
Während viele Unternehmen noch heute mit der Einführung zögern hat, sich die Vaillant Group schon im Sommer 2011 für die Einführung von SAP HANA entschieden. Mamun Natour, Leiter SAP BI der Vaillant Group, berichtete den Teilnehmern der 9. Fachkonferenz Reporting ausführlich über die Erfahrungen und Herausforderungen der neuen Datenbanktechnologie und zog eine erste Anwenderbilanz.
Gesamtziel 2015: BI basiert vollständig auf ERP on HANA
Um die Controllingsysteme integriert auf HANA umzustellen und umfangreiche Prognosen und Simulationen zu ermöglichen, wurde ein mehrjähriger Transformationsplan erstellt. Als erstes Etappenziel umfasste er die Implementierung des BW on HANA für 2012 und als Endziel die vollständige Umsetzung der BI auf ERP on HANA. Entsprechend wurde ein Projekt bei Vaillant gestartet, das bis 2015 umgesetzt werden sollte.
Deutliche Verschlankung der Hardware und Datenbanken
SAP BW on HANA wird bei Vaillant heute als Basis für globale und lokale Reporting-Anforderungen von rund 25% der Vaillant-Group-Mitarbeiter als zentrales analytisches und operatives Werkzeug genutzt. Die System-Performance wird dabei durch die mit der HANA-Migration verbundene Datenkomprimierung sowie die Reduktion der Laufzeit der Datenbeschaffung und Datenberechnung gesteigert (S. Abb. 1 in der Bilderserie).
Durch die Migration auf HANA konnte die bisherige Anzahl von 12 Datenservern auf 3 reduziert werden. Gleichzeitig konnte die Größe der relevanten Datenbanken um den Faktor 13 von 4,2 TB vor der Migration auf nur noch 350 GB danach reduziert werden. Weitere Optimierungen wurden durch parallele Verarbeitungen im Bereich der Datenladungen erreicht, welche die Gesamt-Laufzeit der Datenladungen von 10 auf 8 Stunden reduzieren und damit ein schnelleres Reporting ermöglichen (S. Abb. 2 in der Bilderserie).
Schnellere Datenverarbeitung ermöglicht neue Anwendungen
Die Vorteile der HANA Migration liegen nicht nur in der Optimierung der Systemlandschaft und der Systemperformance. Die schnellere und umfangreiche Datenbereitstellung ermöglicht den Controllern bei Vaillant zahlreiche neue Anwendungen und steigert die Systemakzeptanz deutlich. Mamun Natour zeigte mehrere neue Prozesse und Anwendungen, die ohne die HANA Technologie so nicht hätten umgesetzt werden können. Hierzu zählen zum einen klassische Controllingkernprozesse wie das Reporting mit zahlreichen Auswertungsdimensionen und verschiedenen funktionalen Sichten oder eine vollständig integrierte Finanzplanung mit sofortiger Datenverfügbarkeit und schnellen Planungsfunktionalitäten. Zum anderen ermöglichte SAP BW on HANA auch neue Finanz- und operative Prozesse wie
- die Integration verschiedenster Daten für ein vorausschauendes Forderungsreporting,
- eine wöchentliche Materialbewertung zur Optimierung der Bestände,
- wöchentliche Vertriebsvorhersagen auf Materialebene unter Berücksichtigung eines flexiblen Werkskalenders und
- ein Tracing von Auslieferungen zur Optimierung von Rückrufaktionen.
Lessons learned für das Controlling
Vaillant kann zu Recht als Early Mover in der Migration auf SAP BW on HANA gesehen werden. Trotz aller Herausforderungen, die mit einer so frühzeitigen Migration verbunden sind, blickt Mamun Natour für Vaillant heute auf eine erfolgreiche Implementierung zurück. Dabei wurden der nahezu Erwartungen erfüllt bzw. sogar übertroffen (S. Abb. 3 in der Bilderserie).
Die Erfahrungen zeigen allgemein, dass eine schnelle und tägliche Verarbeitung der Datenbasis im Reporting mit HANA ermöglicht wird. Weiterhin wird die Relevanz von BI für das Business eine neue Dimension erhalten - von der analytischen Ausrichtung hin zum operativen Business Support. Die größten Vorteile liegen für Vaillant heute in
- der sehr schnellen Reaktionszeit (durchschnittlich 1,3 Sekunden),
- der Komplexitätsreduktion der IT-Landschaft,
- der damit verbundenen Kosteneinsparung sowie
- einer sehr hohen Benutzerfreundlichkeit.
Abschließend sieht Mamun Natour die damalige Entscheidung für BW on HANA als Schritt in die richtige Richtung. Mit der geplanten Zusammenführung von ERP und BW on HANA wird der Nutzen für Vaillant nochmals deutlich zunehmen und neue Business-Anwendungen ermöglichen. Insgesamt wurden mit der Migration durch BW on HANA alle bei Vaillant gesteckten Ziele (Betriebskosten- und Prozessoptimierung, Systembereinigung) erreicht.
Die Vaillant Group
Die Vaillant Group ist ein in Familienbesitz befindlicher international aktiver Konzern mit den Schwerpunkten Heiz- und Klimatechnik und einer der weltweiten Markt- und Technologieführer. Im Geschäftsjahr 2013 erwirtschaftete der Konzern mit rund 12.500 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 2,5 Mrd. Euro. Mamun Natour ist seit 15 Jahren im BI-Umfeld aktiv und leitet seit 2006 den Bereich SAP BI bei der Vaillant Group.
