Abweichungsanalyse

Zusammenfassung

Versteht man unter Controlling ein Führungskonzept, das auf dem Prozess von Planung, Kontrolle, Analyse und Gegensteuerung aufbaut, stellt die Abweichungsanalyse ein essenzielles Instrumentarium des Controllers dar. Abweichungen resultieren aus der Gegenüberstellung von Ist- und Planwerten. Mit der Abweichungsanalyse soll erreicht werden, dass die Ursachen von Planabweichungen ermittelt werden können. Es soll geklärt werden, ob die eingetretenen Abweichungen auf interne oder außerbetriebliche Faktoren zurückzuführen sind, ob sie beeinflussbar oder nicht beeinflussbar sind. Kennt man die Ursachen, können Gegensteuerungsmaßnahmen zur Plan- bzw. Zielerreichung erarbeitet und eingeleitet werden.

1 Wo wird die Abweichungsanalyse eingesetzt?

Bei der Analyse von Abweichungen geht es darum, die Unterschiede zum geplanten Betriebsergebnis zu erklären. Damit wird deutlich, dass die Analyse bei den Erträgen (Umsätzen) und bei den Kosten ansetzen muss. Die Analyse der Kostenabweichungen wird üblicherweise als (Plan-)Soll-Ist-Kostenvergleich im Rahmen des Kosten-Controlling durchgeführt. Die Analyse der Umsatzabweichungen ist Bestandteil des Vertriebs-Controlling.

Ein differenzierter Plan-Ist-Vergleich lässt sich bei folgenden Voraussetzungen durchführen:

• Das Unternehmen fertigt und verkauft standardisierte Erzeugnisse. Dann liegen auf der Absatzseite ein Mengengerüst der Absatzzahlen und auf der Kostenseite ein Mengengerüst der eingesetzten Kostenarten vor. In Unternehmen mit Auftrags- und Einzelfertigung ist dies zumindest auf der Absatzseite nicht der Fall.
• Das Unternehmen hat eine differenzierte Ergebnisplanung.
• Die im Unternehmen eingesetzte Kostenrechnung unterscheidet fixe und variable Kostenbestandteile^[1].

Excel-Anwendung erleichtert Umsetzung

Um Ihnen die Vorgehensweise zu veranschaulichen und die Umsetzung zu erleichtern, stellen wir Ihnen die EXCEL-Anwendung Abweichungsanalyse als Arbeitshilfe zur Verfügung. Damit können Sie eine kumulative Abweichungsanalyse mit drei Einflussfaktoren durchführen.

[1] Die Begriffe fixe Kosten, Strukturkosten, Bereitschaftskosten sowie variable Kosten, Produktkosten, Leistungskosten werden synonym gebraucht.

2 Wie ist die Abweichungsanalyse aufgebaut?

Der grundsätzliche Aufbau soll zunächst an einem Beispiel der Kostenanalyse verdeutlicht werden.

Die Gesamtkosten einer Abrechnungsperiode werden durch eine Vielzahl von Kostenbestimmungsfaktoren verursacht.

K = f(y1, y2, y3, ... , yn)

Es sind z. B. y1 der Betriebsmitteleinsatz, y2 der Arbeitseinsatz, y3 der Energieeinsatz, y4 die Preise der Produktionsfaktoren etc.

Die Gegenüberstellung von Ist- und Plankosten wäre dann

K(i) – K(p) = f(y1(i), y2(i), y3(i), ... , yn(i)) – f(y1(p), y2(p), y3(p), ... , yn(p))

Aus dieser Gesamtabweichung lässt sich jedoch nicht ableiten, auf welche Bestimmungsfaktoren die Abweichungen im Einzelnen zurückzuführen sind.Für eine Ursachenanalyse muss deshalb eine Aufsplittung in Teilabweichungen vorgenommen werden.

Dabei treten Zurechnungsprobleme auf, da zwischen den einzelnen Kostenbestimmungsfaktoren funktionale Beziehungen bestehen können. Daraus ergibt sich eine gegenseitige Abhängigkeit der Einzelabweichungen voneinander (Abweichungsinterdependenz).

Kosten sind immer das Produkt aus Faktorverbrauchsmengen und Faktorpreisen. Aufgrund dieser multiplikativen Verknüpfung kann die Problematik der Abweichungsinterdependenz wie folgt dargestellt werden:

Kosten =

mengenmäßiger Verbrauch an Produktionsfaktoren

×

Stückpreis der eingesetzten Produktionsfaktoren

Bezeichnet man die Verbrauchsmengen der Produktionsfaktoren mit r und die Preise der Produktionsfaktoren mit q, so gilt für eine Kostenart folgender Zusammenhang:

Ist-Kosten	K(i) = r(i) × q(i)
Plan-Kosten	K(p) = r(p) × q(p)
Die Kostenabweichung ist dann	K(i) – K(p) = r(i) × q(i) – r(p) × q(p)

Diese Kostenabweichung lässt sich aufteilen in

eine Mengenabweichung	Δr = (r(i) – r(p) ) × q(p)
eine Preisabweichung	Δq = (q(i) – q(p)) × r(p)
und eine Abweichungskomponente, die sowohl auf Preis und Menge zurückzuführen ist (Preis-Mengen-Abweichung)
	Δr × Δq = (r(i) – r(p)) × (q(i) – q(p))

Diese letzte Abweichung wird, da sie auf mehrere Einflussgrößen zurückzuführen ist, als Abweichung höheren Grades, hier Abweichung 2. Grades, bezeichnet.

Der Zusammenhang ist in Abb. 1 verdeutlicht.

Abb. 1: Zusammenhang von Mengen- und Preisabweichung

r = Faktorverbrauchsmengen

q = Faktorpreise

Eine andere Form der Abweichungsanalyse stellt das Verfahren der kumulativen Abweichungsanalyse dar. Zur zweckmäßigen Berücksichtigung der Abweichungsinterdependenzen muss die Reihenfolge der Abweichungsermittlung festgelegt werden. Beim Verfahren der kumulativen Abweichungsanalyse werden die Abweichungen höheren Grades stets in der Reihenfolge der untersuchten Einflussfaktoren zugeordnet.

Es ist wie folgt vorzugehen: Zunächst werden von den Ist-Kosten Maßkosten subtrahiert, die entstanden wären, wenn alle anderen Kostenbestimmungsfaktoren zwar wie in den Ist-Kosten wirksam geworden wären, der zuerst kontrollierte Kostenbestimmungsfaktor aber seinen Planwert eingehalten hätte. Zur A...