Die Äquivalenzziffernkalkulation lässt sich gut und relativ einfach in mehreren Schritten umsetzen.
Schritt 1: Verkaufs- und Absatzmengen planen oder schätzen
Die möglichen Verkaufsmengen einer Periode müssen für jedes Produkt, jeden Artikel geplant oder geschätzt werden. Von der Güte dieser Schätzung hängen alle weiteren Arbeiten ab. Abgeschätzt werden muss beispielsweise, über welche Produktionskapazitäten oder welchen Personal-bestand man verfügen muss, um die benötigten Mengen herzustellen. Daher sollte man diesem Schritt besondere Aufmerksamkeit und viel Zeit widmen und ihn als ersten durchführen.
Ausgangspunkt können die Zahlen der letzten Abrechnungsperiode sein. Gleichzeitig sollten auch folgende Punkte geprüft werden:
- Wie ist die allgemeine Wirtschaftslage? Wie lauten die Prognosen für die kommenden 2-3 Jahre? Wie verlässlich waren die Prognosen in der Vergangenheit?
- Wie hat sich die Kundenzahl in der Vergangenheit entwickelt?
- Was wurde und wird getan, um die Kundenzahl zu erhöhen?
- Mit welchen Kunden gibt es z. B. Rahmenverträge?
- Welche Kunden haben ggf. schon feste Aufträge zugesagt?
- Bei welchen Artikeln hat es in der Vergangenheit größere Schwankungen bei den Verkaufszahlen gegeben?
- Was sagen die eigenen Vertriebsmitarbeiter? Wie schätzen sie die Lage in den kommenden 12-24 Monaten ein?
Schritt 2: Jährlichen Kosten planen oder schätzen
Im zweiten Schritt ist es erforderlich, die voraussichtlichen Gesamtkosten des Unternehmens zu ermitteln. Das kann z. B. im Rahmen der normalen Unternehmensplanung geschehen. Oder man nimmt die Istwerte aus dem Vorjahr, z. B. indem man die Jahres-BWA (Betriebswirtschaftliche Aus-wertung) einsieht und die einzelnen Positionen auf mögliche Veränderungen überprüft:
- Ist mit Preisveränderungen im Materialbereich zu rechnen?
- Wird sich die Mitarbeiterzahl verändern? Mit welchen Tarifänderungen muss gerechnet werden?
- Wie verändern sich Raumkosten, Versicherungen, Beiträge usw. ?
- Welche Investitionen sind geplant (Veränderung von Abschreibungen und Zinsen)?
- Was ist mit den Ausgaben für Werbung oder Transport?
Größere Zeiträume betrachten
Um Zufallsschwankungen und Einmaleffekte möglichst ausschließen zu können, sollten Sie sich sowohl bei der Absatzmengen- als auch der Kostenplanung die Abschlüsse der letzten 2-3 Jahre ansehen und entsprechende Prüfungen vornehmen. Im Zweifel können Sie auch Mittel-werte mehrerer Jahre als Ausgangsbasis wählen.
Kosten auf Kostenstellen verteilen?
Für die Durchführung der Äquivalenzziffernkalkulation werden Kostenstellen nicht zwingend benö-tigt. Dennoch haben viele Unternehmen, die diese Kalkulation umsetzen, eine Größe, die dazu führen sollte, sich zu überlegen, ob die Einrichtung von Kostenstellen sinnvoll ist.
Kostenstellen können auch dabei helfen, die Organisation eines Unternehmens besser abzubilden und Verantwortungsbereiche klar zu definieren. Außerdem ist es möglich, den Leitern Budgets zuzuweisen, z. B. für Personal- und Raumkosten oder Werbung. So ist es u. a. möglich, bereits auf Ebene der Kostenstellen eine Kostenplanung und Kostenkontrolle vorzunehmen.
Die Durchführung der eigentlichen Kalkulation bleibt von der Einrichtung von Kostenstellen unbe-rührt und kann wie zuvor beschrieben auch ohne eine Untergliederung des Unternehmens in Be-reiche vorgenommen werden.
Schritt 3: Kalkulation durchführen
Sind die Gesamtkosten und die Absatzmengen je Produkt nach dem Abarbeiten der ersten beiden Schritte bekannt, gilt es, zunächst die Selbstkosten und dann den Verkaufspreis für jeden Artikel zu bestimmen.
Dieser Vorgang ist meist schnell und einfach durchzuführen, da sich Unterschiede bei den Selbst-kosten je Sorte im Kern nur dadurch ergeben, dass jede Sorte die Produktionsanlagen unterschied-lich lang beanspruchen und sich der Materialeinsatz von Sorte zu Sorte unterscheidet. Charakteristisch ist, dass sich diese Verhältnisse nicht ändern, sondern fest bestehen bleiben. Somit kann man grundsätzlich davon ausgehen, dass die verschiedenen Sorten auch in einem festen Kostenverhältnis zueinanderstehen, was die zentrale Bedingung für den Einsatz der Äquivalenzziffernkalkulation ist.
Außerdem muss ein Hauptprodukt bestimmt werden, dass die Äquivalenzziffer "1" erhält. Die anderen Artikel bekommen dann entweder einen Auf- oder einen Abschlag, entsprechend z. B. der Herstellzahlen, der Fertigungsdauer oder dem Materialeinsatz zum Hauptprodukt. Auf diese Art erhält man je Sorte feststehende Äquivalenzziffern und kann die Kalkulation durchführen.
Für die Schrauben A, B und C ergeben sich diese Umrechnungszahlen: Schraube A 230.000 * 0,5 = 115.000, Schraube C 290.000 * 1,25 = 362.500, Schraube B = 320.000. Die Summe der Umrechnungszahlen beträgt also 797.500. Die Gesamtkosten werden durch die Summe der Umrechnungszahlen dividiert und man erhält 3 EUR Selbstkosten pro Stück für das Hauptprodukt C. Die Selbstkosten für A belaufen sich auf 1,5 EUR (3 EUR * 0,5), für B betragen sie 3,75 EUR (3 EUR * 1,25). Multi-pliziert mit den Absat...