Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset

Zusammenfassung

• Von der Projektidee zur -Reflexion oder vom User-Profil zum Retrospective Sailboat: Wie können die Stakeholder und ihre Bedürfnisse besser erfasst, die Projektziele "smarter" erreicht, die Diversität besser genutzt sowie die Vorteile von Design Thinking für einen besseren Projekterfolg genutzt werden?
• Das Design-Thinking-Toolset im Projektcontrolling: 6 ausgewählte Design-Thinking-Tools in der praktischen Umsetzung für das Projektcontrolling.
• Die Mehrwerte von Design Thinking im Projektcontrolling auf einen Blick: Stakeholder- und Szenariodenken, verbesserte Innovationskultur, die Rolle des Projektcontrollers.
• Ein Quick Check für ein agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Der individuelle Quick Check zeigt die Gaps beim Skill-, Mind- und Toolset und ermöglicht schnelle Quick Wins.

1 Die praktische Umsetzung von Projektcontrolling-Prozessen mit Design Thinking

In diesem Beitrag werden die Design-Thinking-Tools in den konkreten Projektphasen beispielhaft dargestellt.^[1] Grundsätzlich laufen Projekte in den folgenden Phasen ab:

• Idee und -antrag
• Planung
• Initialisierung
• Konzeptphase
• Durchführung und Roll Out
• Reflexion.

Design Thinking stellt den Menschen in den Mittelpunkt, ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit in divers und multidisziplinär aufgestellten Teams und verbessert so mit einem besseren Fokus auf das eigentliche Problem eine optimale Lösungsfindung im Projekt und -controlling. Design Thinking basiert auf den Phasen Verstehen, Beobachten, Standpunkt definieren, Ideen finden, Prototypen entwickeln, Testen und Reflektieren, für die jeweils unterschiedliche Tools verwendet werden können.

In Abb. 1 sind für jede Projektphase mögliche Design-Thinking-Tools dargestellt. Die rot markierten Tools werden im folgenden Abschnitt exemplarisch beschrieben. Dies erfolgt anhand ausgewählter Inhalte eines Projekts zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen.

Abb. 1: Tools im operativen Projektcontrolling

Bei der Auswahl der Tools ist der Projektcontroller flexibel. Wichtig ist es, Tools einzusetzen, die am besten zur Situation, der Team-Kultur, dem -Wissen sowie den zeitlichen Rahmenbedingungen passen.^[2]

[1] Zu den Design-Thinking-Phasen siehe Heller-Herold/Link, Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Kernelemente und Skillset, 2021.

[2] Lewrick et al., 2019.

2 Design-Thinking-Tools in den Projektphasen

2.1 Projektidee, -antrag, -freigabe

Grundlage eines jeden Projekts ist es, in einer Vorphase die Projektidee konkret zu formulieren, um den Projektantrag zu stellen, der vom Kompetenzträger im Unternehmen freigegeben wird.

In dieser Phase sind die folgenden Aspekte von Bedeutung:

• Projektidee,
• Machbarkeits- und Risikoanalyse,
• Sponsoring,
• Grobplanung mit Ziel/Budget/Zeit,
• formeller Projektantrag zur Vorlage bei der Geschäftsführung,
• Freigabe bzw. Freigabe unter Auflagen.

Der gestellte Projektantrag ist eine wichtige Grundlage und dessen Genehmigung durch den Kompetenzträger bzw. die Geschäftsführung entscheidet über den Start des Projekts. Die Geschäftsführung ist gleichzeitig ein für das Projektcontrolling wichtiger Stakeholder. Das Projektcontrolling liefert mit zahlreichen Informationen, Kennzahlen, KPIs (Key Performance Indicators) und KRIs (Key Risk Indicators) eine wichtige Basis für die Entscheidungen des Managements. Daher ist es – gerade zu Beginn des Projekts – wichtig, die Kunden und Nutzer, den Stakeholder bzw. die Geschäftsführung gut zu kennen, insbesondere im Hinblick auf deren konkrete Bedürfnisse. Dazu bietet sich die Methode "Persona/User-Profil" an, die in den folgenden Punkten weiter beschrieben wird.

2.1.1 Design-Thinking-Tool: Persona/User-Profil – Tool-Beschreibung

Eine Persona oder das Kundenprofil stellt einen fiktiven oder auch real existierenden Charakter dar, der erstellt wird, um einen Nutzer- oder Kundentyp zu repräsentieren. Die Persona/das User-Profil helfen, ein neues Produkt, eine Dienstleistung, die Lösung oder das Geschäftsmodell im Kontext der jeweiligen Bedürfnisse und der zu erfüllenden Aufgaben zu entwickeln. Dies können im Projektkontext sein:

• die Empfänger der Projektidee,
• die Sponsoren,
• die Entscheider für die Genehmigung des Projektbudgets,
• Project Owner,
• Projektleiter,
• Geschäftsführung.

Für jedes User-Profil ist ein separates Template zu erstellen.

In Abb. 2 ist beispielhaft das Template mit dem User-Profil des Entscheiders für die Genehmigung des Projekts wiedergegeben, was in vielen Fällen die Geschäftsführung ist. Diese Darstellung hilft dem Projektteam, ein gemeinsames Bild über den Nutzer/Kunden/die Geschäftsführung und deren Ziele, Wünsche und Bedürfnisse zu erhalten. Die Persona kann freestyle in Lebensgröße erstellt oder das in Abb. 2 dargestellte Template des User-Profils benutzt werden.^[1]

Abb. 2: Tool Persona/User-Profil beim Projektantrag^[2]

[1] Lewrick et al., 2019.

[2] In Anlehnung an: www.dt-toolbook.com/persona.

2.1.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

Im ersten Schritt wird die Persona beschrieben, z. B. der Projektentscheider oder der Sponsor des Projekts. In unserem Beispiel existiert diese Person, der Projektentscheider, real – alternativ können z. B. auch fiktive Stakeholder dargestellt werden.

Anschließend werden die Aufgaben dargestellt, die z. B. für die Genehmigung des Projektantrags umzusetzen sind.

Im dritten ...