2.1 Rollen und Teams in der Angebotserstellung
Ein Angebot besteht im Anlagenbau aus mehreren unterschiedlichen Dokumenten. Der kommerzielle Teil ist dabei vom zeitlichen und personellen Umfang verhältnismäßig gering, weshalb er im Folgenden nicht näher betrachtet wird. Der angebotene Lieferumfang ist in kundenindividuelle Anlagensektionen unterteilt, wodurch sich das Ausarbeiten diverser Anhänge, wie technische Basisdaten, Lieferumfang mit Produktbeschreibung oder Leistungs- und Garantieparameter weitaus umfangreicher gestaltet. In der Angebotserstellung sind daher unterschiedliche Rollen und Teams involviert. In diesem Abschnitt wird ein kurzer Überblick gegeben, wie diese bei Dieffenbacher aufgeteilt sind und miteinander interagieren (s. Abb. 1).
Abb. 1: Vereinfachtes Schema von Rollen und Teams bei der Angebotserstellung
Der Gebietsverkaufsleiter/Key Account Manager bildet zusammen mit regionalen Vertriebsbüros und Vertretern die direkte Schnittstelle zum Kunden und ist über den gesamten Angebotsprozess dessen zentraler Ansprechpartner. Er begleitet den Kunden von der ersten Anfrage bis zur Vertragsverhandlung.
Das Angebotsteam setzt sich wie folgt zusammen:
- Planungsingenieure erstellen Anlagenkonzepte mit entsprechender Verfahrenstechnik basierend auf den Kundenanforderungen. Darüber hinaus spezifizieren sie Maschinen und Komponenten zur Anfrage bei Fachabteilungen oder Einkauf.
- Angebotsersteller sind für Koordination und Sammeln aller erforderlichen Informationen verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören auch das Erstellen der finalen Verkaufspreiskalkulation sowie des finalen Angebots.
Das Angebotsteam wird jeweils projektbezogen aus einem zentralen Mitarbeiterpool zusammengestellt, der für alle Vertriebsgebiete gleichermaßen zur Verfügung steht. Die zeitliche und personelle Koordination erfolgt durch einen designierten Angebotsmanager.
Für die einzelnen Anlagensektionen und deren Maschinen sind, sofern durch das eigene Produktportfolio abgedeckt, spezialisierte Fachabteilungen verantwortlich. Diese sind in den Prozess der Angebotserstellung eingebunden und übernehmen die detaillierte Produktkonfiguration, das Ermitteln der Herstellkosten sowie das Erstellen entsprechender Angebotstexte. Darüber hinaus stehen sie für alle Fragen des Vertriebs beratend zur Verfügung. Sofern Produkte nicht durch das eigene Portfolio abgedeckt sind, erfolgt die Anfrage analog über die Einkaufsabteilung.
Die Technologen sind auf die Verfahrenstechnik spezialisiert und unterstützen die Angebotserstellung mit ihrem Fachwissen. Sie prüfen die Machbarkeit einer Anfrage und definieren, unter welchen technologischen Rahmenbedingungen diese realisierbar ist. Dabei verantworten sie auch die Leistungsparameter, die Kunden gegenüber garantiert werden.
2.2 Klassifizieren von Kundenanfragen
Durch Transparenz Risiken minimieren
Aufgrund des großen Aufwands für die Angebotserstellung ist es wichtig, dass ein korrektes Verständnis der Kundenanfrage und eine richtige Einschätzung des Projektumfangs gewährleistet sind. Dazu ist bereits frühzeitig eine Vielzahl an Informationen erforderlich. Diese betreffen neben den klassischen Kundenforderungen, wie Anlagenkapazität und Anforderungen an das Endprodukt, weitere Einflussgrößen, wie vorherrschende Standortbedingungen oder Rohstoffsituation, welche die Verfahrenstechnik maßgeblich beeinflussen.
Fragebogen zum Angebot
Bei Dieffenbacher sind alle zur Angebotserstellung benötigten Angaben in einer Lastenheft-Vorlage definiert (s. Abb. 2). Sie ist in Form eines Fragebogens (Questionnaire) aufgebaut und stellt damit nicht nur die Vollständigkeit der Anfrageparameter sicher, sondern gewährleistet auch ein einheitliches Verständnis aller Beteiligten über den Angebotsgegenstand. Das Dokument ist fester Bestandteil des Prozesses und findet auch im weiteren internen Verlauf Anwendung.
Abb. 2: Themen des Dieffenbacher Questionnaires
Situative Unterstützung
Im Anlagengeschäft besteht häufig ein Know-how Gefälle zwischen Anbietern und Kunden. Die Beschaffung auf Kundenseite erfolgt in Einzeltransaktionen, weshalb produktspezifisches Know-how nicht durch sukzessive Beschaffung schrittweise aufbaut werden kann. Je nach Branchenerfahrung und Fortschritt in seiner Projektplanung ist daher nicht jeder Interessent in gleichem Maße in der Lage, alle zur Angebotserstellung benötigten Daten zum Zeitpunkt der Anfrage bereitzustellen. Der potenzielle Kunde wird daher je nach Notwendigkeit in dieser Phase früh durch den Gebietsverkaufsleiter unterstützt und begleitet.
2.3 Frühzeitiges Erkennen technologischer Risiken
Durch die Verbindlichkeit eines Angebots muss dessen Realisierbarkeit zu jedem Zeitpunkt sichergestellt sein. Es besteht die Gefahr, dass die Umsetzbarkeit der Anfrage falsch eingeschätzt wird und das Projekt später nicht in dieser Form realisiert werden kann. Frühzeitiges Beurteilen der technischen und technologischen Risiken ist daher von hoher Bedeutung zur Vermeidung wirtschaftlicher Risiken.
Bei Dieffenbacher findet diese Prüfung durch die Experten der Technologieabteilung statt. Jede Anfrage wird dahin...