Angebotswesen im Anlagenbau: 10 Bausteine für eine effiz ... / 2.7 Effiziente Angebotserstellung unter Einbezug von Fachabteilungen

Designierte Angebotsteams

Zur Abwicklung der Angebotserstellung steht das berufene Angebotsteam zur Verfügung. Auf Grundlage der "Questionnaire" Angaben und damit der Kundenanforderungen wird im ersten Schritt durch den Planungsingenieur ein Anlagenkonzept entwickelt. Damit werden das grundsätzliche Layout, der Materialfluss sowie benötige Anlagenkomponenten fixiert.

Spezialisierte Fachbereiche

Um ein möglichst präzises Angebot zu erstellen, erfolgt das Auslegen der Anlagenkomponenten und deren Kalkulation jedoch nicht alleine durch das Angebotsteam. Das Einbeziehen jeweiliger Spezialisten ist erforderlich. Bei Dieffenbacher ist die Vielfalt an Anlagensektionen auf mehrere Fachabteilungen verteilt, die sich auf die jeweiligen Produkte bzw. Produktbereiche spezialisiert haben. Diese sind in den Prozess der Angebotserstellung fest eingebunden.

Effiziente Schnittstelle erforderlich

Die Schnittstelle zwischen Angebotsteam und den Fachabteilungen stellt einen großen Multiplikator im Prozess dar, weshalb sie effizient gestaltet sein muss. Der Informationsaustausch erfolgt anhand von Standardformularen, die für jedes Produkt im Rahmen des Produktmanagements durch die Fachabteilungen aufgebaut wurden. Sie bestehen aus zwei Teilen, dem Lasten- und dem Pflichtenheft:

Das Lastenheft als erster Teil erfragt genau diejenigen Informationen, welche die Fachabteilung zum Erstellen eines Angebots benötigt. Die Abfragen sind bewusst definiert und beschränken sich auf das Erfassen wesentlicher Informationen. Sie sind, wo immer möglich, als Multiple Choice gestaltet. Dies vereinfacht die Kommunikation, macht sie unmissverständlich und damit sicherer.

Mit dem Lastenheft hat die Fachabteilung in kompakter und standardisierter Darstellung alle Angaben, die sie zum Auslegen des Produkts und der Kalkulation benötigt. Für die Angaben, welche dann von der Fachabteilung definiert werden, steht der zweite Teil des Formulars, das Pflichtenheft bereit. Die hier definierten Daten sind gleichzeitig die Input-Parameter für den Angebotstext zum jeweiligen Produkt. Die Angebotstexte wurden dahingehend standardisiert, dass sie lediglich um die variablen Pflichtenheft-Daten ergänzt werden müssen. In der Summe bildet das Formular die vollständige technische Produktspezifikation, aus welcher Angebotstext und Kalkulation der Herstellkosten abgeleitet werden können.

In einem schlanken Paket werden diese Informationen aus den Fachabteilungen wieder an das Angebotsteam zurückgespielt. Dort werden sie zu einem Gesamtangebot verarbeitet und die entsprechende Verkaufspreiskalkulation erstellt.