Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 11 Bildung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

11.1 Rückstellung dem Grunde nach

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.^[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz^[2] sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz.

Bei der Bildung dieser Rückstellung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht.^[3]

Es besteht nicht für alle Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Einige Unterlagen sind nur über einen kürzeren Zeitraum oder auch gar nicht gesetzlich aufzubewahren. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht. Die Höhe der rückstellungsfähigen Aufwendungen kann daher nur im Einzelfall festgestellt werden. Die Finanzverwaltung hat keine Bedenken, für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, mit 80 % der Gesamtkosten anzusetzen.

11.2 Rückstellung der Höhe nach

11.2.1 Berücksichtigungsfähige Kosten

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.^[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

• Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
• Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (bspw. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), ist dieser entsprechend nur anteilig zu berücksichtigen. Dementsprechend dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen.
• Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
• Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume^[2]
• Der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die o. g. technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.^[3]

Nicht rückstellungsfähig sind:

• Die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern.^[4]
• Die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
• die Finanzierungskosten bei Poolfinanzierung, wenn eine verursachungsgerechte Zuordnung zur Herstellung/Anschaffung durch Kostenschlüsselung nicht möglich ist oder die Kosten nicht angemessen sind^[5] und
• die Kosten für die Aufbewahrung von Mandantendaten sowie Handakten bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft (Hinweis auf BFH-Urteil v. 13.2.2019, XI R 42/17, BStBl 2020 II S. 671).

11.2.2 Berechnung der Rückstellung

Die Rückstellung kann nach 2 Methoden berechnet werden:

1. Möglichkeit: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. Möglichkeit: Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre 1 bis 10).