Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / Allgemeines Steuerrecht | Controlling Office | Controlling

Peter Schmitz

1 Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten.

Wichtig

Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft

Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der OHG jeder Gesellschafter, bei der KG die persönlich haftenden Gesellschafter und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der stillen Gesellschaft allein der Inhaber des Handelsgeschäfts.^{^[1]}

Die Aufbewahrungspflichten und -fristen sind nicht nur für Vollkaufleute von Bedeutung, sondern auch für alle, die nach den Steuergesetzen oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Hierzu gehören auch Freiberufler, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Für diesen Personenkreis sieht das Einkommensteuergesetz auch eine Reihe von Aufzeichnungspflichten vor.^{^[2]}

[1] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 147 AO (Stand: April 2007), Rz. 32.

[2] Vgl. H 18.2 EStH "Aufzeichnungspflicht"; BFH, Urteil v. 24.6.2009, BStBl 2010 II S. 452; BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 15 u. 115, v. 30.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006, BStBl 2023 I S. 1076 und v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002. Soweit die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002 nicht verändert wurden, ist das Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001 weiterhin gültig.

2 Was muss aufbewahrt werden?

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren:

Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:^{^[1]} Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmen-Überschussrechnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Unterlagen für Zollmeldungen.
Die Buchhaltungsunterlagen:^{^[2]} Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe.
Buchungsbelege^{^[3]}
Buchungsbelege, wie z. B. Kontoauszüge, Kostenbelege und Rechnungen.
Dies gilt nur steuerrechtlich:^{^[4]} Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Aufbewahrungsfristen. Für Belege der Nr. 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre, für die Nr. 2 nur 6 und für die Nr. 3 8 Jahre. Zur Nr. 4 gehören z. B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen. Hier gilt die 6-jährige Aufbewahrungspflicht.

Das Umsatzsteuerrecht kennt zudem eine gesonderte Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren (bisher 10 Jahren) für Rechnungen.^{^[5]}

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt.^{^[6]} Die Empfänger steuerpflichtiger Werklieferungen oder steuerpflichtiger sonstiger Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung (bzw. ein vergleichbarer Beleg) ausgestellt wurde.

Hinweis

Verkürzung der Aufbewahrungspflicht auf 8 Jahre

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in den Gesetzen (Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und Umsatzsteuergesetz) auf 8 Jahre gilt nur für Buchungsbelege, bei denen die Aufbewahrungsfrist am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals noch nicht abgelaufen ist. Da das Gesetz im 4. Quartal 2024 veröffentlicht wird, gilt die Neuregelung ab 2025.^{^[7]}

[1] § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 u. Nr. 4a AO.

[2] § 257 Abs. 1 Nr. 2 – 3 HGB, § 257 Abs. 2 HGB, § 147 Abs. 1 Nrn. 2, 3, 4a und 5 AO.

[3] § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nrn. 4 AO.

[4] § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.

[5] § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG und § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG.

[6] § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG.

[7] Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Abschnitt Übergangsvorschrift zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz im § 257 Abs. 1 EGHGB, § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG und § 27 Abs. 40 UStG.

3 Form der Aufbewahrung

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen.

Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertieru...

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