Ist der Auftrag abgeschlossen, wird nun die Nachkalkulationdurchgeführt (s. Abb. 9).
Abb. 9: Die kompletten Daten mit den reduzierten Eingabemöglichkeiten für Ihre Nachkalkulation
Wie Sie sehen, reduzieren sich hier Ihre Eingabemöglichkeiten, wie etwa die Zuschläge samt den dazugehörigen Berechnungsfeldern. Tragen Sie hier nachfolgende Daten ein:
- Umsatz: Während sich der geplante Umsatz bzw. die Angebotssumme in den einzelnen Bereichen automatisch errechnet, tragen Sie in der Nachkalkulation den erzielten Umsatz bzw. den vom Kunden beglichenen Rechnungsbetrag ein, und zwar getrennt für die Bereiche Projekt- und Zusatzarbeiten. Da in einer Kundenrechnung diese Bereiche der Übersichtlichkeit halber üblicherweise separat ausgewiesen werden, dürfte dies kein Problem darstellen.
- Wareneinkauf, Fremdleistungen und weitere, sonstige Kosten: Tragen Sie hier den für diese Kosten entstandenen tatsächlichen Einkaufsbetrag netto ein. Diese Kosten können entweder außerhalb Ihrer Planung zusätzlich entstanden sein oder der Betrag ist abweichend, da z. B. Ware preiswerter oder teurer eingekauft wurde. Gegebenenfalls können gestiegene Einkaufskosten nicht im vollen Umfang weiterberechnet werden, wenn Sie mit dem Kunden einen Pauschalpreis vereinbart hatten und dieser keine sogenannte Preisgleitklausel vorsieht.
Die angefallenen Arbeitsstunden werden aus dem Arbeitsblatt Arbeitszeiterfassung von Excel übernommen und eingetragen. Lohn- und Gemeinkosten werden in allen Bereichen automatisch errechnet. Sie bilden sich aus den angefallenen Arbeitsstunden mit der Multiplikation der Einzelstundenkosten aus den Stammdaten.
Im Bereich WERKSTATTARBEITEN wird der Betrag aus der Vorkalkulation automatisch übernommen, da Sie normalerweise diese Arbeiten Ihren Kunden nicht gesondert in Rechnung stellen, sondern sie sind in der Angebotssumme für die Projektarbeiten enthalten.
Die Suche nach möglichen Schwachstellen
Eine Nachkalkulation hat den primären Zweck, mögliche Schwachstellen aufzudecken. Lassen Sie uns dies anhand des vorliegenden Beispiels nachvollziehen. In den Bereichen GESAMT der Vor- und Nachkalkulation ist erkennbar, dass der erreichte Gewinn deutlich unterhalb des geplanten Wertes liegt. Geplant waren 12,8 % Gewinn, erzielt wurden lediglich 4,2 %.
Vergleichen Sie zuerst die Arbeitsstunden. Die geplanten Werte für die Projekt- und Werkstattarbeiten wurden überschritten. Ist ein verantwortlicher Mitarbeiter vorhanden, dem die Überwachung unterliegt, z. B. ein Bauleiter, besprechen Sie diesen Sachverhalt.
Möglich ist, dass man sich bereits in der Planungsphase verkalkuliert, das heißt den notwendigen Arbeitsaufwand unterschätzt hat. Sie gewinnen dadurch wertvolle Erkenntnisse für weitere Projekte, die eine ähnliche Struktur haben. Möglich ist natürlich auch, dass die Arbeiten nicht effektiv ausgeführt wurden, weil z. B. zu viele Arbeitsunterbrechungen notwendig waren oder die ausführenden Mitarbeiter nicht über die Kalkulationsvorgaben unterrichtet wurden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Zusatzarbeiten seitens des Kunden zwar gegenüber den Mitarbeitern beauftragt wurden, diese jedoch keine ordentliche Dokumentation geführt haben. Erbrachte, aber nicht abgerechnete Zusatzarbeiten führen sehr schnell zu einem Verlust am gesamten Auftrag. Vielfach werden Zusatzarbeiten von den Mitarbeitern auch selbsttätig ausgeführt, weil sie nicht genau wissen, wo die Grenze zwischen den vereinbarten Leistungen exakt verläuft (s. Abschnitt 1 "Gründe für mangelnde Rentabilität").
Der nächste Blick gilt den Einkaufskosten. Sind diese zwischen der Angebots- und Ausführungsphase gestiegen, ohne dass dies dem Kunden weiterberechnet werden konnte, sollten Sie zukünftig in den Werkvertrag eine Preisgleitklausel aufnehmen, sofern dies möglich ist, oder es bereits im zu planenden Angebotspreis entsprechend berücksichtigen.
Danach sehen Sie sich die angefallen Zusatzarbeiten an. Diese sind zwar gegenüber der Vorkalkulation gestiegen, dennoch ist ein Verlust in diesem Bereich entstanden. Dieser erklärt sich aus dem unverhältnismäßig niedrigen Wareneinsatz und demzufolge aus dem fehlenden Zuschlag.
Abhilfe kann z. B. dadurch geschaffen werden, dass für reine Zusatzarbeiten ohne Wareneinsatz ein erhöhter Stunden-Verrechnungssatz veranschlagt wird. Kunden sind in der Regel von einer solchen Regelung nicht sonderlich begeistert, da sie nicht wissen, dass der Arbeitspreis überwiegend eine Mischkalkulation ist, in die der durchschnittliche Materialzuschlag hineingerechnet wird. Im Handwerk wird oft versucht, dieses Manko über ein großzügiges Aufrunden der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, Fahrtzeiten usw. zu kompensieren. Bemerkt der Kunde das, fühlt er sich nicht selten übervorteilt, das Vertrauensverhältnis wird gestört und die landläufig stark verbreitete Meinung, dass man Handwerkern grundsätzlich sehr genau "auf die Finger" sehen muss, um nicht zu viel zu bezahlen, wird bestätigt. Sprechen Sie dies im Einzelfall bei Ihren Kunden lieber vorab deutl...