Auswertungen in Excel optimieren: Wie Tabellen und Diagramme leichter zu interpretieren sind

Zusammenfassung

• Excel ist das beliebteste Controllingwerkzeug. Und es bietet viele elegante Möglichkeiten, Auswertungen einfach zu verbessern.
• Die folgenden Tipps zeigen dem Excel-Anwender mit Vorkenntnissen visuelle Stilmittel für Tabellen und erklären die Technik zum zeitsparenden Aufbau von Auswertungen mittels Pivot-Tabellen. Dieses Wissen spart Zeit bei Ad-hoc-Analysen und im Rahmen von monatlichen Auswertungen.

• Sparklines, die bedingte Datenbalken-Formatierung sowie der richtige Y-Achsen-Maßstab erlauben es dem Leser, die Aussagen von Diagrammen zutreffend und schnell zu erfassen.
• Im abschließenden Kapitel finden Sie nützliche Tastenkombinationen, mit denen Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden.

1 Pivot-Tabellen erstellen ohne den Überblick zu verlieren

Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? Dann sind Pivot-Tabellen das richtige Werkzeug für Sie. Allerdings kann man bei Ausgangsdaten mit mehr als 4 Spaltennamen beim Aufbau der Pivot-Tabelle schnell durcheinander kommen. Ein einfaches "Anklicken" der Spaltennamen nach dem Motto "Pivot wird es schon richtig machen" funktioniert bei mehr als 4 Spalten leider nicht. Mithilfe der folgenden Faustregel können selbst aus Ausgangsdaten mit vielen Spalten übersichtliche Pivot-Tabellen erstellt werden:

Die Faustregel in Kürze

1. Inhalt mit "pro"-Satz festlegen wie z. B. "Bedarf pro Abteilung".
2. Der Spaltenname, der nach dem Wort "pro" steht wird in den Bereich "Spalten" gezogen.
3. Der Spaltenname mit den zu berechnenden Zahlenwerten wird in den "ΣWERTE"-Bereich gezogen.
4. Die Spalte, die für den Empfänger am zweitwichtigsten ist und den Inhalt der Spalten besser erklären soll wird in den Bereich "Zeilen" gezogen.
5. Die Spalten, nach denen im "pro"-Satz nicht konkret gefragt wurde werden in den Bereich "Filter"gezogen.

Abb. 1:Pivot-Tabellen aus Daten mit mehr als 4 Spalten erstellen

Die Faustregel im Detail

1. Legen Sie fest, welche Spalten Sie wie SEHEN wollen und stellen einen passenden Satz dazu auf, wie z. B. "Mengen pro Kunde"; "Artikel pro Jahr", "Bedarf pro Abteilung".
2. Der Spaltenname, der nach dem Wort "pro" steht wird in den Bereich "SPALTEN" der Pivot-Tabellen-Felder gezogen. Im Beispiel ist es das Wort "Abteilung".
3. Die Spalte, in der die Zahlenwerte stehen (hier "Bedarf 1.1.2018"), die aufsummiert werden sollen, zieht man in den "ΣWERTE"-Bereich der Pivot-Tabellen-Felder.
4. Die Spalte, die für den Empfänger am zweitwichtigsten ist (hier "Referat") und den Inhalt der Spalten ("Abteilung") besser erklären soll zieht man in den Bereich "ZEILEN"der Pivot-Tabellen-Felder.
5. Die Spalten, nach denen es gut wäre, filtern zu können (hier "Zweckbestimmung"), werden in den Bereich "FILTER" gezogen. Sollte es keine Vorgabe geben, werden einfach alle Spalten, nach denen nicht konkret gefragt wurde in den Filter gezogen. Dadurch ist die Pivot-Tabelle flexibel, da sie alle Daten beinhaltet.

Abb. 2:Pivot-Tabellen aus Daten mit mehr als 4 Spalten erstellen

Praxis-Tipp

Weniger ist mehr

Es kann einiges an Zeit ersparen, wenn vor der Erstellung des Berichts gezielt beim Empfänger nachgefragt wird, was der Bericht genau enthalten soll.

2 Sparklines: Tabellen mit Trend-Diagrammen aufwerten

Ein kleines Diagramm kann wunderbar dabei helfen, einen Trend besser zu erkennen.

Ab der Version Excel 2010 wird die Funktion "Sparklines" angeboten. Sie bietet selbst für den Tabellen- und Zahlenliebhaber eine gelungene Aufwertung seiner Daten, da Trends einfach besser wahrgenommen werden können. Sparklines ermöglichen es, visuelle Darstellungen von Daten mit nur einem Klick zu erstellen. Dadurch lassen sich Daten leichter erfassen und die Leitung der Finanzabteilung kann Trends direkt analysieren.

Es empfiehlt sich, beim Einfügen von Sparklines auf die Variante "Linie" zu verzichten und lediglich die Variante "Säule" zu benutzen, da ein einfaches Säulendiagramm den Unterschied von einem Datenpunkt zum anderen anschaulicher aufzeigt, als eine Linie, bei der kleinere Unterschiede optisch gar nicht wahrgenommen werden können.

Sparklines einfügen

Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die Sparklines erscheinen sollen. Um die "Trendlinien" dann einzufügen, wählt man über den Reiter "Einfügen" unter "Sparklines" die Variante "Säule" aus. Es öffnet sich das Fenster "Sparklines erstellen":

Nun kann im Feld "Datenbereich" die Zelle ausgewählt werden, in der die Sparklines eingefügt werden sollen. Im Beispiel ist es die Zelle W9. Im Feld "Positionsbereich" wählt man nun den Zellenbereich aus, der als Sparkline dargestellt werden soll. Dies ist immer der Zahlenbereich. Im Beispiel ist es der Bereich T9:V9, der die Zahlen der Eigenkapitalquote enthält (s. Abb. 3). Dann kann der Inhalt der Zelle W9 einfach in die darunter folgenden Zellen kopiert werden.

Abb. 3: Sparklines zur Trendvisualisierung

Hinweis

Überfrachtung vermeiden

Man sollte im Vorfeld überlegen, für welche Kennzahlen ein Trend für den Empfänger sinnvoll ist, da bei zu vielen Trendlinien (mehr als 12 pro Seite/Ansicht) eine Überfrachtung eintritt. I. d. R. sind 4-6 Trendlinien für die wichtigsten Kennzahlen eine gelungene Möglichkeit zur...