Belege

Zusammenfassung

Begriff

Belege dokumentieren die gebuchten Geschäftsvorfälle. Sie bilden somit die Grundlage für sämtliche Buchungen. Aus diesem Grund besteht die Pflicht zur Aufbewahrung. Ist in einem Beleg Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg enthalten sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden immer stärker durch elektronische Belege ersetzt, was Vorteile bei der Archivierung bringt. Zudem ist zu beachten, dass seit 1.1.2020 eine grundsätzliche Belegausgabepflicht besteht.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 238 HGB, § 239 HGB, § 257 Abs. 1, 3, 4, 5 HGB; § 140 AO, § 146 AO, § 146a AO, § 147 AO, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4 – S 0316/19/10003:001

1 Aufgaben der Belege

1.1 Dokumentation der Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle werden durch Belege schriftlich dokumentiert. Alle Aufzeichnungen in der Buchführung sind so zu belegen. Deshalb gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg".^[1] Grundsätzlich ist jedes einzelne Handelsgeschäft in einem Beleg festzuhalten und aufzuzeichnen.

Auch für Bargeschäfte sind Belege grundsätzlich in vollem Umfang erforderlich. Aus diesen muss neben der Bezeichnung des Namens bzw. der Firma und der Anschrift des Geschäftspartners auch die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung ersichtlich sein. Verkaufen jedoch Einzelhandelsbetriebe Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen.^[2]

Über Geschäfte, die andere Unternehmen an das eigene Unternehmen ausführen, erhält der Unternehmer Rechnungen seiner Geschäftspartner. Über die von ihm ausgeführten Geschäfte stellt er selbst Rechnungen aus. Hiervon ist jeweils eine mit der Urschrift übereinstimmende Kopie zurückzubehalten.^[3]

Die Belege sind so Grundlage für die Erfassung der Handelsgeschäfte in der Buchführung. Das Prinzip "Keine Buchung ohne Beleg" ist Grundvoraussetzung für die Beweiskraft jeder Buchführung.

[1] Kliem/Lewe, in Beck’scher Bilanz-Kommentar, 14. Aufl. 2024, § 238 HGB Rz. 132; ebenso BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 (GoBD), Rz. 30 und 61.

[2] BFH, Urteil v. 12.5.1966, IV 472/60, BStBl 1966 III S. 371; bestätigt durch BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 29/13, BFH/NV 2015, S. 790; auch AEAO zu § 146 AO Rz. 2.2.5.; s. auch Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 26, Stand: 8/2021; Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 146 AO Rz. 27a ff. (Stand: 5.7.2024).

[3] § 238 Abs. 2 HGB; Graf, in Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Kommentar, § 238 HGB Rz. 67, Stand: 13.10.2023.

1.2 Wann Eigenbelege ausgestellt werden müssen

Ist an dem Geschäftsvorfall kein Dritter beteiligt, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

Praxis-Beispiel

Geschäftsvorfälle für Eigenbelege

Barentnahme für private Zwecke aus der betrieblichen Kasse. Entnahme von Waren für private Zwecke. Zuführung von Bargeld aus privaten Mitteln.

1.3 Folgerungen bei fehlenden oder fehlerhaften Belegen

Die Belege und ihre Aufbewahrung müssen so ausgestaltet sein, dass die Buchhaltung für einen fachkundigen Dritten innerhalb kurzer Zeit nachvollziehbar ist.^[1]

Wird bei Betriebsprüfungen aufgedeckt, dass Buchungen ohne Belege vorgenommen wurden (oder dass die Belege nicht mehr zu finden sind), kann das Finanzamt den Abzug der Kosten als Betriebsausgaben versagen. Das führt zu Gewinnerhöhungen. Schlimmstenfalls wird eine Buchführung verworfen. Die Folge ist dann eine Ergebnisschätzung.^[2]

Auch bei der Umsatzsteuer können sich negative Folgen ergeben. Sind Belege fehlerhaft oder fehlen sie ganz, kann es zur Versagung des Vorsteuerabzugs kommen.^[3] Dies führt zur Berichtigung des Umsatzsteuerbescheids und zu einer Nachzahlung.

[1] § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB; Kliem/Lewe, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 238 HGB Rz. 103 ff.

[2] Vgl. im Einzelnen G. Frotscher, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 162 AO Rz. 28 ff., Stand: 26.1.2018.

[3] Heidner, in Bunjes, UStG, 23. Aufl. 2024, § 15 UStG Rz. 134 ff.

2 Bestandteile eines Belegs

Aus den Belegen müssen die erbrachten Lieferungen oder Leistungen eindeutig erkennbar und unmissverständlich sein. Weitere inhaltliche Anforderungen kommen aus dem Umsatzsteuergesetz.^[1]

Die Belege müssen rechnerisch richtig sein.

In der Buchhaltung sind die Belege zu archivieren. Bei Bedarf müssen sie auffindbar sein und bei einer Außenprüfung vorgelegt werden können.

Hilfreich ist es, wenn die Kontierung (Kontenzuordnung) direkt auf jedem einzelnen Beleg vermerkt ist.

Ein Beleg kann aus mehreren Teilen bestehen, bspw. aus einer Rechnung mit Anlagen (z. B. Lieferschein). Es kann sich aber auch um einen einzelnen Beleg handeln.

Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:

Bezeichnung	Begründung
Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID,	Angabe zwingend (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO, vollständig, geordnet)
einmalige Rechnungsausgangsnummer)	Kriterium für Vollständigkeitskontrolle (Belegsicherung)
	Bei umfangreichem Beleganfall ist Zuordnung und Identifizierung regelmäßig nicht aus Belegdatum oder anderen Merkmal...