Benchmarks von Supportprozessen effizient und sicher setzen / 3 Die Vorgehensweise

Der schnelle und sichere Unternehmensvergleich lebt von der Flexibilität der beteiligten Controller. Die einzelnen Schritte sind vorgegeben, die Inhalte bestimmbar. Flexibilität ist gefragt, wenn erwartete Informationen nicht vorliegen oder sich der Untersuchungsgegenstand als zu komplex erweist. Dann muss kompetent reagiert werden, um die notwendige Anpassung so durchzuführen, dass das Benchmarking doch die gewünschten Ergebnisse liefert.

Dies haben auch drei Controller erfahren, die seit einigen Jahren ihre Unternehmen in jeweils einem anderen Bereich vergleichen.

3.1 Definition des Untersuchungsgegenstands

Beispiel der Hilfsfunktion "Informationsverarbeitung"

Der Gegenstand des Benchmarking bestimmt die für den Unternehmensvergleich notwendigen Informationen. Dabei handelt es sich um die Abläufe eines kaufmännischen oder technischen Prozesses. Das kann z. B. die Informationsverarbeitung sein. Andere Untersuchungsgegenstände sind die Vertriebswege, der Fuhrpark, die Fertigungsstrategie oder die Personalstrategie. Für die einfache Version des Benchmarking eignen sich besonders globale Unternehmensprozesse, die sich auch mit globalen Informationen beschreiben und berechnen lassen.

Hinweis

Leistungsbezug muss vorhanden sein

Der Unternehmensgegenstand muss so gewählt sein, dass er einen Bezug zu einer definierbaren Leistung hat. Es muss z. B. sinnvoll sein, Kosten in Bezug zu Absatz oder Umsatz zu setzen. Der Erfolg des Unternehmens kann als Leistungsgröße für Vertriebsweg oder Internationalität verwendet werden. Nur mit Leistungsbezug kann der Zustand der Vergleichsunternehmen bewertet werden.

Wenn das Benchmarking auf einem weniger aufwändigen Weg durchgeführt werden soll, ist die Vergleichbarkeit der Unternehmen oder der untersuchten Teilbereiche ausschlaggebend für den späteren Erfolg. Globale Vergleichbarkeit ermöglicht es, mit möglichst wenigen Informationen auszukommen. Muss der Controller zunächst die Situationen in den unterschiedlichen Unternehmen für den Vergleich umrechnen, werden dazu Daten benötigt, die oft nicht verfügbar sind und viel Zeit kosten.

Die drei Controller haben als Untersuchungsgegenstand die Informationsverarbeitung gewählt. Sie unterstellen dabei einen Zusammenhang zwischen der Versorgung des Unternehmens mit Informationstechnologie und dem Unternehmenserfolg. Ausstattung und Kosten der IT werden dabei als skalierbar unterstellt, was die Vergleichbarkeit der unterschiedlich großen Unternehmen möglich macht.

3.2 Datenbasis

Praktisch ist es, nach der Definition des Untersuchungsgegenstandes zunächst festzustellen, welche Daten verfügbar sind. Dabei muss selbstverständlich ein Zusammenhang mit dem Benchmarking vorhanden sein.

Notwendige Informationen

• Die Beschreibung der in den Vergleichsunternehmen vorhandenen Situation bzgl. des Inhaltes des Benchmarking macht den Anfang. Damit wird festgestellt, ob eine Vergleichbarkeit gegeben ist und welche übrigen Informationen notwendig sind.
• Die in dem jeweiligen Unternehmen mit dieser Situation verbundenen Kosten werden benötigt, damit eine Bewertung der aktuellen Situation möglich ist.
• Die untersuchten Prozesse müssen mit Leistungen in Verbindung gebracht werden. Das können Eurowerte sein wie Umsatz oder Profit. Es sind aber auch Mengenangaben oder qualitative Einschätzungen möglich.

Beispiele für benötigte Informationen
Inhalt der Untersuchung	Kosten	Leistungen
Informationsverarbeitung	Systemkosten Personalkosten Wartungskosten Ausbildungskosten	Anzahl der Anwender Umsatz pro IT-Kosteneinheit
Vertriebsweg	Personalkosten Rabatte Marketingkosten	Umsatz Deckungsbeitrag
Fertigungstiefe	Kosten der Beschaffung Abschreibung Fertigungskosten	Herstellkosten Deckungsbeitrag Durchlaufzeit
Fuhrpark	Speditionskosten Abschreibung Energiekosten Personalkosten Reparaturkosten	Umsatz pro Kosteneinheit Transportkilometer Transportmenge

Tab. 1: Beispiele für Daten nach Untersuchungsgegenstand

"Klassische" und alternative Datenquellen

Im Idealfall kommen diese Daten aus einer Prozesskostenrechnung. Das ist jedoch nur möglich, wenn die Kostenrechnung in den beteiligten Unternehmen entsprechend ausgebaut ist und die Daten für den Unternehmensvergleich auch geliefert werden.

Für eine schnelle Durchführung des Benchmarking können aber auch alternative Datenquellen genutzt werden:

• Die Informationen können der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung entnommen werden. Viele Fragestellungen wie z. B. die nach den Kosten unterschiedlicher Vertriebswege können so bereits beantwortet werden.
• Der Lagebericht wird als Teil des Jahresabschlusses veröffentlicht. Darin sind Erläuterungen zu wichtigen Geschehnissen im abgelaufenen Jahr und zu Prognosen des neuen Jahres zu geben. Viele Unternehmen nutzen den Lagebericht auch als PR-Medium und geben Zahlen zu interessanten Inhalten preis.
• Viele Unternehmen sind auf dem Informationsmarkt aktiv vertreten. Sie halten Presseveröffentlichungen bereit oder haben Firmenzeitungen, die auch an externe Stellen gehen. Darin gibt es Fachbeiträge, die sich mit Themen wie Investitionen, Energieeinsparungen usw. befassen. Da...