Berichte auf Excel-Basis schützen und zertifizieren / 1 Die Möglichkeiten in Excel 2010

Nur Berechtigte.

Um Reporting-Dateien vor ungewollter Manipulation zu schützen, stehen Ihnen grundsätzlich mehrere unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. So lässt sich beispielsweise bereits beim Öffnen einer Datei festlegen, ob die Datei ohne das zugewiesene Kennwort überhaupt geöffnet und damit betrachtet werden kann.

Keine Speicherung.

Ebenso kann festgelegt werden, ob sich Änderungen speichern lassen. Dieses Verhalten führt bei Excel-Einsteigern oft zu Irritationen, weil in einer Datei, die einen Schreibschutz besitzt, Änderungen vorgenommen werden können. Der Schreibschutz besagt lediglich, dass sich Änderungen nicht unter dem Dateinamen, unter dem sie geöffnet wurde, abspeichern lassen.

Keine Änderung.

Dürfen an einer Datei überhaupt keine Änderungen nach der Fertigstellung mehr vorgenommen werden, dann muss die Datei als Abgeschlossen oder mit einer Signatur gespeichert werden.

Zellen schützen und sperren.

Eine weitere, relativ bekannte Möglichkeit besteht darin, die Eingabe nur in Zellen zuzulassen, die nicht gesperrt sind. Dies wird dann wirksam, wenn alle Zellen, die gesperrten und die nicht gesperrten, mit einem Blattschutz versehen werden.

VBA-Code zertifizieren.

Eine andere Art des Schutzes ist die des Zertifizierens. Enthalten Dateien VBA-Programmcode so kann mit Hilfe eines Zertifikats der Ersteller des Codes identifiziert werden. Änderungen Dritter an der so zertifizierten Datei lassen dieses Zertifikat erlöschen.

Praxis-Tipp

Aussagen gelten für Excel ab 2007

Die zu Excel 2010 gemachten Aussagen gelten für Excel-Versionen ab 2007. Seit dieser Version werden Excel-Mappen standardmäßig als XML- und nicht mehr als Binärdateien abgespeichert. Dies kommt nicht nur der halbierten Größe beim Speichern der Datei zu Gute, sondern auch der Datensicherheit. Da meiner Erfahrung nach Excel 2010 im Controlling noch sehr weit verbreitet ist, habe ich mich bei der Beschreibung und den verwendeten Bildern auf diese Version bezogen.

1.1 Lese-/Schreibschutz

Soll ein Lese-/Schreibschutz vergeben werden, so geschieht das beim Speichern der Datei, oder genauer gesagt bei Speichern unter…

Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche Tools und dann auf Allgemeine Optionen, so haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Abb. 1: Datei vor unbefugtem Zugriff schützen

Kennwort-Eingabe.

Darf die Datei nur von Berechtigten geöffnet werden, so geben Sie bei Kennwort zum Öffnen ein Kennwort ein. Darf diese Datei nur von Berechtigten geändert werden, muss das Kennwort bei Kennwort zum Ändern eingegeben werden. Wollen Sie auf eine Kennwortabfrage verzichten, die Datei vor versehentlichem Ändern schützen, so verwenden Sie das Kontrollfeld Schreibschutz empfehlen.

Abb. 2: Leseschutz-Kennwort eingeben