Berichte pyramidal strukturieren: Management Reports emp ... / 3.2 Spezifisch für den Controller bedeutet pyramidaler Aufbau dreifaches Umdenken

Pyramidale Struktur ist Grundlage jeder geschäftlichen Kommunikation

Mit diesen Vorteilen unterstützt pyramidaler Aufbau nicht nur den Controller, sondern auch alle anderen, die geschäftlich kommunizieren. Aufgrund der typischen Zahlenlastigkeit und seiner Neigung zum Detail kann der Controller besonders profitieren. Andere prädestinierte Berufsgruppen sind Strategen, Berater, Verkäufer und alle Ersteller von Entscheidungs- oder Informationsvorlagen. Auch ist die pyramidale Struktur unabhängig vom eingesetzten Kommunikationsmedium – ob Folienpräsentation, Fließtext oder eine Kombination aus beidem.

Der Controller muss für pyramidale Kommunikation drei liebgewonnene Gewohnheiten aufgeben – im Dienste seines Empfängers.

3.2.1 Schluss mit den Zahlenfriedhöfen – aus vielen Details die wichtigen Antworten herausarbeiten

Vor dem Schreiben des Berichts müssen die Ergebnisse strukturiert werden

Berichte werden in zwei wesentlichen Schritten pyramidal aufgebaut: Zunächst wird die pyramidale Struktur als Grundlage skizziert. Steht diese, dann wird sie in ein Kommunikationsmedium übertragen. Die Strukturierung selbst ist gegenüber klassischer Berichterstellung Mehraufwand. Der Autor muss sich sowohl mit den Ergebnissen als auch mit dem Empfänger beschäftigen. Die dafür aufgewandte Zeit spart er wieder, wenn er die Berichtsunterlagen zusammenstellt.

Ausgehend von der Kernfrage des Lesers die inhaltlichen Antworten ­strukturieren

Ergebniskommunikation setzt ein Ergebnis voraus. Wer selbst noch im Nebel stochert, kann kein Ergebnis kommunizieren. Voraussetzung für die Strukturierung ist also eine solide inhaltliche Basis. Beim Controller sind das i. d. R. die eingangs genannten umfangreichen Zahlenwerke. Auf dieser Basis muss der Autor nun seine Kernaussage skizzieren. Diese soll wiederum die Kernfrage der Leser beantworten. Dabei kommt dem Controller zugute, dass die Kernfrage eines klassischen Controlling-Berichts – etwas vereinfacht – immer gleich lautet: "Wie hat sich unser Geschäft in der letzten Periode entwickelt?" Bei dieser Frage stehen im Übrigen auch nur drei grundsätzliche Antwortmöglichkeiten offen: Das Geschäft kann sich gut, schlecht oder differenziert entwickelt haben.

Ist die Kernaussage skizziert, untermauert der Autor sie mit Details. Er wählt die wichtigste Gliederungsoption aus – in unserem Beispiel waren das die drei Geschäftsbereiche. Für jeden Strukturast formuliert er wiederum einen Satz. Darunter folgen weitere Gliederungsoptionen – wie etwa Regionen, Vertriebswege oder jede andere Betrachtungsperspektive. Beim Aufbau der Gliederungsoptionen berücksichtigt der stringente Controller die Logikregeln "Überschneidungsfrei" und "Erschöpfend". Bei den einzelnen Aussagen formuliert er gleichartige und treffende Sätze. Das macht dem Empfänger das Lesen einfach und verständlich (s. Abb. 3).

Die Struktur als Gliederung nutzen und die Botschaften in den Bericht übertragen

Das Ableiten eines Berichts aus der Struktur ist relativ einfach. Die Kernaussage kommt auf das Deckblatt. So bekommt der Leser die wichtigste Information gleich am Anfang. Anstelle einer klassischen Agenda werden die obersten Strukturebenen auf ein Schaubild übertragen. Damit entsteht automatisch eine Zusammenfassung des gesamten Berichts. Der Leser wird später nur in die Bereiche einsteigen, die ihn besonders interessieren. Danach folgen die unterstützenden Details: Zu jeder Aussage gibt es ein oder mehrere Schaubilder.

Abb. 3: Die Kernaussage beantwortet die Kernfrage des Empfängers passgenau

Die Botschaften der Zusammenfassung werden wörtlich als Überschriften der einzelnen Schaubilder übernommen. Das sichert ein einfaches Zurechtfinden im Dokument. Unterhalb dieser Botschaften werden die Details dargestellt – für den Leser, der detailliert einsteigen möchte. Bei komplexen Themen werden noch Zwischenebenen eingefügt: Im pyramidalen Dokument fassen stets Überblicksfolien wesentliche Inhalte zusammen, die anschließend detailliert dargestellt werden (s. Abb. 4).

Im Dokument stehen nun Botschaften voran. Statt vieler interpretationsbedürftiger Zahlen vermittelt der Controller möglicherweise wenige, dafür aber wichtige Botschaften. Er hat kommunikativen Wert geschaffen, weil er seinem Publikum eine Interpretation der Ergebnisse anbietet – die dieses bei Bedarf durchaus verifizieren kann.

Abb. 4: Die oberen Strukturebenen werden zum "sprechenden" Inhaltsverzeichnis

3.2.2 Schluss mit dem Standard – unterschiedliche Ergebnisse spezifisch konkretisieren oder begründen

Unterschiedliche Ergebnisse benötigen unterschiedliche Kommunikation

Die bisherigen Beispiele haben die Kernaussage stets konkretisiert. Die parallelen Teilaussagen haben genauer erläutert, wie sich die Umsätze entwickelt haben. Diese Konkretisierung ist hilfreich, wenn das Publikum die Aussage grundsätzlich positiv oder neutral aufnimmt. Das mag bei der Kernaussage noch der Fall sein. Spätestens bei der unbefriedigenden Performance der Molkereiprodukte wird es mit dem Wohlwollen des Empfängers ein Ende haben. Hierzu fragt der Empfänger zunächst warum?

Mit zwei pyramidalen Argumentationsprinzipien spezifisch kommunizieren

Weiteres Herunterbrechen der Aussage in parallele Teilaussagen hilft zur...