Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 1.1 Ziele und Aufgaben

Das Berichtswesen ist das zentrale betriebliche Informations- und Kommunikationselement von Kostenrechnung und Controlling. In ihm werden zunächst die wichtigsten Entwicklungen und Sachverhalte des Unternehmens aus der jeweils abgelaufenen Periode, etwa des vergangenen Monats, dargestellt. Mindestens ebenso wichtig wie die Präsentation dieser Daten ist der Ausblick auf die Zukunft: Was bedeutet eine bestimmte Entwicklung in der Vergangenheit für die Zukunft? Was kann getan werden, um eine gute Entwicklung weiter zu unterstützen bzw. was ist erforderlich, um einen negativen Trend abzumildern oder zu beenden? Hat es in der Vergangenheit in dieser Sache schon einmal Schwierigkeiten gegeben und wie wurde damit umgegangen? Gibt es Entwicklungen in unterschiedlichen Bereichen, die sich gegenseitig (positiv oder negativ) beeinflussen? Usw.

Das Berichtswesen ist grundsätzlich ein hoch individuelles Instrument und orientiert sich streng an den Erfordernissen eines einzelnen Betriebes und den Wünschen seiner Führungsmannschaft. Es sollte die Adressaten auch nicht ausschließlich mittels Papier oder EDV mit Informationen versorgen, sondern es sollte unbedingt regelmäßig durch Präsentationen abgerundet und ergänzt werden. Für die Durchführung der Präsentationen sind ebenfalls Kostenrechnung oder Controlling verantwortlich. Erst durch den ständigen und systematischen Kontakt zu den Adressaten ist es möglich, das Reporting so zu gestalten und zu verändern, wie es von Geschäftsleitung und Führungskräften verlangt wird. Das Ziel der regelmäßigen Information ist es schließlich nicht nur, Schwachstellen und Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Genauso entscheidend ist das Gelingen, in einem ständigen gemeinsamen Dialog aller Bereiche Maßnahmen zu finden und umzusetzen, um die Schwachpunkte beseitigen und die vorhandenen Stärken ausbauen zu können. Außerdem soll das Reporting helfen, Trends und Entwicklungen möglichst früh zu erkennen, um ggf. präventiv tätig zu werden.

Praxis-Beispiel

Verkaufszahlen

Wenn beispielsweise die Verkaufszahlen und/oder Preise bei einem Produkt rückläufig sind, wissen Vertrieb und Geschäftsleitung zwar meistens davon. Allerdings ist es nicht selbstverständlich, dass die Entwicklung davon automatisch Kenntnis erhält und sich mit den Vertriebsleuten und der Produktion zusammensetzt, um rechtzeitig ein Nachfolgeprodukt zu entwickeln oder das bestehende Erzeugnis in seinen Leistungsmerkmalen nachhaltig zu verbessern.