Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 2.2 Besonderheiten bei der Informationsversorgung Dritter

Nicht nur aufgrund von "Basel II" sollte das Berichtswesen in der Lage sein, Dritte, vor allem Banken oder Lieferanten, mit gezielten Informationen und Daten zu versorgen. Man sollte in solchen Fällen darauf achten, dass die Inhalte besonders sorgfältig geprüft und festgelegt werden. Darüber hinaus sollten alle vertraulichen Themen, die nicht ungefiltert an Externe weitergegeben werden dürfen, bereits im Vorfeld festgelegt sind. Im Zweifel sollte eine Entscheidung stets die Geschäftsführung treffen.

Erweiterte Berichte für Banken

Insofern kann das vorhandene Reporting zumindest in Teilen auch dazu genutzt werden, um den Informationsbedarf der Banken im Rahmen von Rating und Basel II zu befriedigen. Häufig ist es dazu erforderlich, bestehende Berichte anzupassen oder zu erweitern. Dies gilt vor allem, wenn es um die Bewertung der Managementqualitäten, der Unternehmensorganisation oder der Marktposition und Strategie geht. Auch die Darstellung und Bewertung spezifischer Risiken gewinnt eine größere Bedeutung. So führen zwar bestimmte Sachverhalte, etwa große Abhängigkeiten von einzelnen Kunden und/oder Lieferanten, die Konzentration (wichtiger) Unternehmensfunktionen auf eine Person, Wechselkursrisiken, anstehende gesetzliche Auflagen oder große technische Risiken u. U. zu schlechteren Bewertungen im Rating. Diese Sachverhalte sollten aber offensiv angegangen und dargestellt werden, da sie gleichzeitig die Chance in sich bergen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und umzusetzen.

Informationstransparenz schafft Klarheit und Perspektiven

Deshalb birgt der erwartete erhöhte Informationsbedarf der Banken, mit einem oft etwas anderen Fokus als das Unternehmen, durchaus Möglichkeiten, vorhandene Chancen und Risiken aufzudecken. Wichtig ist auch hier nicht nur die Darstellung der aktuellen Lage, sondern der Ausblick auf die Zukunft. Was muss geschehen, um die Chancen zu verstärken? Und was muss getan werden, um die Risiken zu beseitigen oder zumindest zu minimieren? Allerdings muss im Fall externer Berichte auch berücksichtigt werden, dass man u. U. nicht vollständig alleine entscheiden kann, sondern dass der jeweilige Dritte ein Mitspracherecht und seinen Einfluss ausüben möchte. Daher sollte im Vorfeld der Erstellung solcher Berichte stets das Gespräch mit dem jeweiligen Partner gesucht werden, um die Wünsche zu erfahren und die Inhalte abzustimmen.

Praxis-Beispiel

Vorsicht bei sensiblen Daten!

Die Herausgabe von Informationen an Dritte ist ein besonders sensibles Feld, bei dem Sie möglichst nicht alleine entscheiden sollten, um keine folgenschweren Fehler zu begehen. Es ist im Zweifel die Aufgabe Ihrer Geschäftsführung, klar und eindeutig zu sagen, welche Informationen und Zahlen ohne Rücksprache herausgegeben werden dürfen und in welchen Fällen eine ergänzende Abstimmung notwendig ist. Am günstigsten ist es, wenn sich Ihre Geschäftsleitung bereit erklärt, mit den wichtigsten zwei oder drei externen Empfängern zu verhandeln, und Ihnen anschließend klare Instruktionen gibt, wie Sie mit diesen Geschäftspartnern umgehen sollen. Dabei ist eine konkrete Benennung aller als sensibel angesehenen Bereiche erforderlich, damit es zu keiner Weitergabe grundsätzlich geheimer Informationen kommt. Im Zweifelsfall sollten Sie vor allem in der Anfangszeit lieber einmal zu viel als einmal zu wenig Rücksprache mit Ihren Führungskräften halten.