Beschaffungscontrolling / 2 Operative Instrumente

Im operativen Bereich lassen sich folgende Werkzeuge des Beschaffungscontrolling anwenden:

1. Mehrdimensionales Lieferantenauswahlverfahren (Nutzwertanalyse),
2. ABC-Analyse,
3. Retrograde Kalkulation,
4. Kennzahlen,
5. Verfahrenswahlrechnung,
6. ABC-Dispo-Verfahren,
7. Preisbewertung,
8. Preisentwicklungsanalysen.

2.1 Mehrdimensionales Lieferantenauswahlverfahren (Nutzwertanalyse)

Dieses wird zur Planung und Analyse der Lieferantenstruktur eingesetzt, indem man die unterschiedlichen Lieferantenbewertungskriterien (Qualität, Lieferzuverlässigkeit, Kulanz,......) mit Hilfe einer Nutzwertanalyse (Punktebewertungsskala) auf eine objektive Entscheidungsgrundlage stellt. Über die traditionelle Nutzwertanalyse hinaus werden die Lieferanten in ihrer Leistungsfähigkeit bewertet. Mit Hilfe dieses sehr aussagefähigen Verfahrens kann die Lieferantenauswahl optimaler und weitestgehend vorurteilsfrei gesteuert werden.

Beispiel einer Lieferantenanalyse nach dem Nutzwertverfahren

Beurteilungskriterien	Rangfolge	Soll		Lieferant 1		Lieferant 2		Lieferant 3
		Bewertg.	Verknüpfg.	Bewertg.	Verknüpfg.	Bewertg.	Verknüpfg.	Bewertg.	Verknüpfg.
Qualitätserfüllung	5	10	50	8	40	7	35	7	35
Lieferzeit	4	10	40	6	24	7	28	4	16
Praxis	3	10	30	7	21	5	15	8	24
Lieferservice	2	10	20	9	18	9	18	7	14
Verk.politik	1	10	10	7	7	5	5	9	9
Summen	xxxxxxxx	xxxxxx	150	xxxxxx	110	xxxxxx	101	xxxxxx	98

Entscheidung: Lieferant 1 → Lieferant 2 → Lieferant 3

Diese Entscheidung beruht allein auf Erfahrungswerten aus den bisherigen Lieferungen. Diese können auch automatisch mit Hilfe moderner ERP-Systeme ermittelt werden. Für eine langfristige partnerschaftliche Zusammenarbeit muss der Lieferant auch seine Leistungsfähigkeit am Markt beweisen:

• Die Größe des Unternehmens, seine Finanzkraft und seine Stellung am Markt sind ausschlaggebend für die Fähigkeit des Lieferanten, auch auf dramatische Marktentwicklungen zu reagieren und damit das Unternehmen als Kunden mitzunehmen.
• Kompetente Lieferanten sind mehr als nur Händler oder Hersteller allgemein nachgefragter Produkte. Sie entwickeln ihr Angebot weiter, idealerweise mit den Kunden. Davon kann auch das Unternehmen profitieren.
• In der Nahrungsmittelindustrie, der pharmazeutischen Industrie und ähnlichen Branchen wird die Vorlage von Zertifikaten immer wichtiger. Die Unternehmen auditieren ihre Lieferanten. Nur wer die Audits besteht, wird auch als Lieferant akzeptiert.

Lieferantenanalyse nach dem Nutzwertverfahren verbunden mit Analyse der Leistungsfähigkeit

Beurteilungskriterien	Rangfolge	Soll		Lieferant 1		Lieferant 2		Lieferant 3
		Bewertg.	Verknüpfg.	Bewertg.	Verknüpfg.	Bewertg.	Verknüpfg.	Bewertg.	Verknüpfg.
Qualitätserfüllung	5	10	50	8	40	7	35	7	35
Lieferzeit	4	10	40	6	24	7	28	4	16
Praxis	3	10	30	7	21	5	15	8	24
Lieferservice	2	10	20	9	18	9	18	7	14
Verk.politik	1	10	10	7	7	5	5	9	9
Marktstellung (Rangfolge)	x	1	25	1	5	3	15	5	25
Kompetenz (Rangfolge)	x	1	25	2	10	3	15	4	20
Audit (bestanden ja/nein)	x	1	100	0	0	1	100	1	100
Summen	xxxxxxxx	xxxxxx	300	xxxxxx	125	xxxxxx	231	xxxxxx	243

Durch die Hinzunahme der Kriterien für die Leistungsfähigkeit des Lieferanten wird der bisher bevorzugte Lieferant 1 herausgenommen. Er hat das Audit nicht bestanden und kann daher nicht liefern.

2.2 ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein bewährtes Controllinginstrument, das eine Konzentration der vorhandenen Kapazitäten im Einkauf auf die erfolgversprechenden Bereiche erlaubt. Das gilt sowohl für die einzukaufenden Produkte (ABC-Analyse des Einkaufsmaterials) als auch für die Lieferanten (ABC-Analyse der Lieferanten).

ABC-Analyse Einkaufsprodukte

Mit der Analyse der Einkaufsprodukte ist eine Planung und Analyse der Materialstruktur möglich. Die ABC-Analyse deckt die Mengen- und Wertzusammenhänge auf, trennt die wichtigen von den weniger wichtigen Einkaufsmaterialien.

Als Einteilungskriterium für die ABC-Struktur gilt:

• A-Güter = geringe Menge, hoher Wert,
• B-Güter = mittlere Menge, mittlerer Wert,
• C-Güter = hohe Menge, geringer Wert.

Abgeleitet von der Einkaufsstatistik des Vorjahres kann sich z.B. folgende ABC-Struktur ergeben:

Art.-Nr.	Einkaufsges.wert je Art.	Wertmäßige Rangfolge	% - Anteil Menge	% - Anteil Menge kum.	% - Anteil Wert TGE	% - Anteil Wert TGE kum.	Klasseneinteilung A, B, C	% - Anteil je Klasse Menge	% - Anteil je Klasse Wert
9	1.400	1	1	1	47	47	A
3	600	2	4	5	20	67	A
7	400	3	5	10	13	80	A	10	80
1	240	4	7	17	8	88	B
4	150	5	6	23	5	93	B
5	60	6	8	31	2	95	B
10	60	7	10	41	2	97	B
8	56	8	28	69	1,9	98,9	B	59	18,9
6	18	9	12	81	0,6	99,5	C
2	16	10	19	100	0,5	100	C	31	1,1
Summen	3.000		100 %		100 %			100 %	100 %

Zu dieser rein technischen Einordnung der einzelnen Materialien muss der Controller gemeinsam mit dem Einkäufer eine manuelle Anpassung möglich machen. Es gibt Materialien, die von der obigen Definition her C-Güter sind, also keine besondere Aufmerksamkeit erhalten, diese aber verdienen. Dafür sind maßgeblich zwei Gründe anzuführen:

1. Das Einkaufsgut soll in Zukunft ein...