Budgetierung: So navigieren Sie Ihr Unternehmen durch unsichere Zeiten

Zusammenfassung

Überblick

Nichts ist so stetig wie der Wandel: Neue Technik, gesellschaftliche Veränderungen und Marktschwankungen häufen sich und haben größere Auswirkungen als noch vor einigen Jahren. Das Verharren in alten Strukturen bedeutet sehr schnell den Tod eines Unternehmens.

Die systematische Planung von Veränderungen, die Planung aller wichtigen Unternehmensparameter hilft dabei, diesen Wandel aktiv zu bewältigen und unvorhergesehene Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.

Darum entdecken immer mehr kleine und mittlere Unternehmen die Budgetierung, die hervorragende Instrumente zur Unternehmenssteuerung bereitstellt. Geldgeber wie Gesellschafter und Banken verlangen immer öfter die Entwicklung und Vorlage von Planzahlen, damit die Zukunft des Unternehmens besser eingeschätzt werden kann.

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1 Vorteile der Budgetierung

Der Unternehmer kennt die Märkte, auf denen er sich bewegt. Er kann die Entwicklungen auf den Absatzmärkten ebenso einschätzen wie die auf dem Beschaffungs- und dem Personalmarkt. Gerade in kleinen Unternehmen fehlt jedoch eine systematische Zusammenfassung dieser Entwicklungen mit der Darstellung der sich daraus ergebenden Veränderungen für das Unternehmen.

Dabei bietet die Aufstellung einer Budgetierung unter anderem folgende 3 Vorteile:

• Durch die intensive und systematische Beschäftigung mit den erwarteten Veränderungen im Umfeld des Unternehmens werden die sich daraus ergebenden Chancen und Risiken erkannt. So zeigt sich zum Beispiel, dass der Anstieg der Rohstoffkosten dramatische Auswirkungen auf das Ergebnis hat, wenn gleichzeitig die Verkaufspreise als stabil angesehen werden.
• Durch die Vorgabe von Budgets können einzelne Unternehmensbereiche eigenständig geführt werden. Die Steuerung erfolgt durch die Überwachung der Abweichungen, die sich zum Budget ergeben. So kann z. B. für ein Verkaufsgebiet ein Rohgewinn als Budget vorgegeben werden. Solange dieses Budget erreicht wird, kann der Verantwortliche eigenständig arbeiten.
• Langfristig erwartete Änderungen sind im Budget berücksichtigt. Kommen noch kurzfristige Korrekturen hinzu oder entwickeln sich die erwarteten Veränderungen anders als geplant, zeigt sich das in der aktuellen Abweichungsanalyse. So kann schnell reagiert werden, wenn sich z. B. die Rohstoffpreise weniger stark verändern als angenommen.

2 So planen Sie Ihre Kosten und Erlöse

Wenn eine Budgetierung erfolgreich sein soll, muss die Planung systematisch und nach festgelegten Regeln erfolgen. Dazu sind unterschiedliche Planungsschritte notwendig. Damit die Planung realistisch bleibt und dennoch die gewünschten Ergebnisse angestrebt werden, müssen zentral von der Unternehmensführung grundsätzliche Ziele und Vorgaben gemacht werden.

In der Praxis sind das immer wieder Absatz- und Umsatzziele, also z. B. eine Absatzsteigerung von 10 % oder eine Preiserhöhung von 7,5 %. Ergänzt werden diese um Vorgaben zur Lohnkostensteigerung oder zu allgemeinen Preiserhöhungen für Materialien, Handelswaren und andere Faktoren.

2.1 Vorgehen für eine realistische Absatz– und Umsatzplanung

Die Grundlage für alle Planungen im Unternehmen ist die Planung von Absatz und Umsatz. Vor allem die Verkaufsmengen bestimmen die Planungen in den anderen Unternehmensbereichen. Sie haben Einfluss auf die Fertigung, auf die Beschaffung und auf die Logistik. Daher muss das Absatz- und das Umsatzbudget besonders sorgfältig vorbereitet werden.

Die Informationsquellen

Jeder Verkäufer wird behaupten, eine Vorhersage von Absatz und Umsatz sei für ihn unmöglich. Er vergisst dabei, dass er derjenige im Unternehmen ist, der dem Kunden am nächsten steht. Er ist direkt im Markt und kann das Verhalten von Kunden und Mitbewerbern einschätzen wie z. B.:

• Mitbewerber kündigen neue Produkte an oder bauen neue Fertigungsanlagen.
• Die Anzahl der potenziellen Kunden steigt oder sinkt.
• Kunden wollen wachsen oder bereiten Aktivitäten mit den Produkten des Unternehmens vor.
• Ersatzteile werden in Abhängigkeit von vorhandenen Geräten nachgefragt.
• Verbände geben Prognosen über das Kaufverhalten heraus.

Hinweis

Umsatz- und Absatzplanung ist Vertriebsaufgabe

Selbstverständlich kann der Controller oder der Buchhalter aus den vergangenen Werten einen Prognosewert für das kommende Jahr errechnen. Doch das ist nur ein mathematischer Wert. Der Einfluss des Verhaltens von Kunden, Händlern oder Mitbewerbern fehlt. Dies kann nur der Verkauf liefern. Erfolgreich ist es, wenn das Rechnungswesen einen rechnerischen Wert als Empfehlung herausgibt und dieser vom Verkäufer um die Marktkomponente ergänzt wird.

Keine dieser Quellen wird explizit eine Aussage zur Entwicklung von einzelnen Produktmengen und Preisen machen. Die Informationen können nur vom Planenden zusammengefasst und in dessen Überlegungen einbezogen werden.

Die Planungsschritte

Aufgrund der wenigen zuverlässigen Informationen im Bereich der Absatz- und Umsatzplanung und deren großer Bedeutung für die nachfolgenden Planungsschritte ist die Vorhersage der Verkaufsmengen und Verkaufspreise besonders detailliert zu gliedern. Die Planung umfasst hier an jeder Stelle Mengen und Preise, da di...