Business-Intelligence-gestütztes Controlling liefert deu ... / 3 Aufbau und Entwicklung eines BI-gestützten Controlling-Systems

Unternehmen, die sich für den Einsatz von BI-Lösungen im Controlling interessieren, sollten dieses Vorhaben gründlich planen. Um Business-Intelligence-Tools nachhaltig im Unternehmen zu implementieren, braucht es zunächst ein betriebswirtschaftlich sinnvolles Konzept, das zur Unternehmensstrategie und den Geschäftsprozessen passt. Schließlich kann jedes Reporting nur so nützlich sein wie dessen Beitrag zur Unterstützung erfolgsbestimmender unternehmerischer Entscheidungen.

Um ein erfolgreiches Controlling-System BI-gestützt zu etablieren, ist beim Aufbau und der Weiterentwicklung darauf zu achten, dass eine fundierte betriebswirtschaftliche Konzeption für die einzelnen Planungs- und Analysegebiete aufgestellt wird, die den Steuerungsanforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Hierbei sind sowohl die strategischen als auch die operativen Ziele des Unternehmens zu beachten. Insbesondere sind die Werttreiber der zu unterstützenden Geschäftsprozesse zu identifizieren und im Planungsmodell zu integrieren. Im Datenmodell sollten zudem alle relevanten Analyseobjekte, angefangen von den Geschäftsfeldern über die Stammdaten (Produkte, Kunden, Lieferanten etc.) bis hin zu den unternehmensindividuellen Besonderheiten über geeignete Dimensionen, Attribute und Hierarchien, berücksichtigt werden.

Eine Hilfestellung für eine solche Konzeption bietet der Vier-Felder-Ordnungsrahmen (s. Tab. 1).

Fachlicher Inhalt: Bezug zur Unternehmensstrategie Wertschöpfungstreibende Faktoren des Geschäftsmodells Planungs-/Berichtsinhalte (Struktur und Navigation, Berichts- und Planungsobjekte) Planungsformular-/Berichtsgestaltung (Berichtsarten, Grundformen, Filter-/Selektionsmöglichkeiten, Layout, Besonderheiten der Planungsformulare)

IT-Unterstützung: Hardware Software Data Warehouse- und BI-gestützte Systeme (Anforderungskriterien: Datenanbindung, Datenmodellierung, -harmonisierung und -qualität, Analyse- und Planungsfunktionalität, Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten, Geschwindigkeit etc.) Mobile BI KI-gestützte und Big-Data-Analytics Chatbots

Organisation: Unternehmensverbindungen Aufbauorganisation Führungsstil Adressaten/Empfänger der Planung/ Berichte Sender/Ersteller/Koordinatoren der Planung/Berichte (zentrale und dezentrale Verantwortlichkeiten)

Prozesse: Einführungsprozesse (Rahmenbedingungen, Informationsbedarfs- und Ist-Analyse, Best-Practice-Abgleich, Blueprint, Sollkonzept, IT-Auswahl, IT-Konzept und Implementierung, Coaching/Schulung) Zyklische Durchführungsprozesse Zyklischer Planungsprozess (Vorbereitung (u. a. Datenaufbereitung), Durchführung, Abstimmung und Genehmigung) Zyklischer Reportingprozess (Informationsbeschaffung, -aufbereitung, Berichtserstellung, Analysevorbereitung, Berichtsbereitstellung, Informationsanalyse und Steuerung) Qualitätssicherungsprozesse (u. a. Support)

Tab. 1: Vier-Felder Ordnungsrahmen^[1]

Ausgehend von den Planungs- und Analysegebieten werden die wichtigsten Kennzahlen identifiziert und die ersten Berichtsentwürfe und Planungsformulare konzeptionell gestaltet (Welche Kennzahlen, Analysen und Planungsformulare werden für die Planungs- und Entscheidungsprozesse im Unternehmen benötigt?). Weiterhin ist die Organisation des Unternehmens mit in die Konzeption einzubeziehen (Wie kann die Unternehmensstruktur am besten durch die Informationen und Planungsgebiete unterstützt werden?). Zudem sollten die Unternehmensprozesse berücksichtigt werden (Welche Prozesse können wie durch das System unterstützt werden?).

Hieraus ergeben sich die Anforderungen an die notwendige Planungs- und Analysefunktionalität sowie die Anforderungen an die Datenmodellierung und die notwendige Datenbewirtschaftung ausgehend von den Quelldaten der Vorsysteme. Schließlich ist die richtige IT auszuwählen (Welche BI-Lösung passt am besten in die IT-Landschaft des Unternehmens?).

Neben betriebswirtschaftlichen und technologischen Komponenten erfordert Business Intelligence jedoch auch eine vernünftige Projektierung inklusive sorgfältiger Dokumentation. Ratsam ist, bei der konzeptionellen Arbeit eine Vogelperspektive einzunehmen und die Implementierung dort zu beginnen, wo die Vorteile von Business Intelligence am schnellsten Früchte tragen. Dieses Fundament können Unternehmen dann sukzessive ausbauen.

[1] Entnommen aus Schön, 2022, S. 25.