Change Management in Projekten: Komplexität gemeinsam be ... / 2.1.3 Die Vorgehensweise erarbeiten

Das WIE vom Projektteam erarbeiten zu lassen, ist eine kontinuierliche Aufgabe und auf allen Ebenen des Projekts möglich. Als praktische Anregungen können dienen:

• Die Regeln der Zusammenarbeit im Projektteam lassen sich bspw. initial sehr gut bei einem Projekt-Kick-Off erarbeiten. Nebenbei dient dies direkt zu Beginn des Projekts als ein deutliches Signal für die Projektmitarbeiter, dass sie für diese Aspekte mitverantwortlich sind.
• Inhaltliche Lösungen können von den relevanten Experten und betroffenen Personen gemeinsam erarbeitet werden. Dabei ist es wichtig, tatsächlich alle einzubeziehen, die von dieser Lösung in irgendeiner Form betroffen sind. Beispielsweise sollte die Software-Architektur nicht nur von den entsprechenden Architekten und Entwicklern erarbeitet werden, sondern auch die Experten der Bereiche Test/Qualitätssicherung, Betrieb, funktionale Anforderungen etc. mit einbeziehen.
• Die Arbeitsorganisation im Team kann vom gesamten Team erarbeitet werden und sollte dann regelmäßig auf Zweckmäßigkeit überprüft werden (siehe nächster Abschnitt "Lernende Organisation/Retrospektiven"). Dies betrifft bspw. Transparenz zu Inhalten und Status der Arbeitspakete (z. B. Ticket-Systeme oder Boards), Darstellung der Abhängigkeiten, Umgang mit Problemen, Inhalt und Form regelmäßiger Meetings …

Gerade wenn die Projektmitarbeiter bzw. die gesamte Organisation nicht sehr geübt ist, bietet es sich an, diese Prozesse durch eine neutrale Moderation zu unterstützen. Im Kontext agiler Arbeitsmethoden ist dies eine wesentliche Aufgabe eines Scrum Master bzw. Agile Coach, sie kann jedoch auch allgemein durch einen Projekt-Coach oder sogar eine Führungskraft oder den Projektleiter wahrgenommen werden – vorausgesetzt, die Person wird von den Projektmitgliedern als neutral gesehen.

Im Grundsatz kommt also das WAS von der Führungskraft/dem Projektleiter, das WIE erarbeiten die Projektteilnehmer dann gemeinsam. Im Idealfall lässt sich der Projektstart und ein gut vorbereitetes Kick-Off nutzen, um Ziel und Leitplanken transparent zu machen, die Unterstützung der Projektmitarbeiter zu gewinnen und erste Ansätze für das Vorgehen zu entwickeln.

Wichtig ist, den Teammitgliedern durchgehend zu vermitteln, dass sie diejenigen sind, die für das WIE, das Vorgehen verantwortlich sind. Um die Teammitglieder in die Verantwortung nehmen zu können, brauchen sie Unterstützung: Freiraum (durch entsprechend verfügbare Zeitkontingente), klare Ziele und Leitplanken, ggf. Moderation.

Und um das klarzustellen: Das alles führt nicht zu einer Veränderung der Mitarbeiter über Nacht, sondern ist ein längerer Prozess. Die Mitarbeiter haben ja oft über Jahre, wenn nicht Jahrzehnte, gelernt, welche Verhaltensmuster erfolgreich sind. Dass jetzt andere Verhaltensmuster erfolgreich sind, ist ebenfalls ein Lernprozess, der schlicht Zeit und Raum zum Ausprobieren und Erfahrungen sammeln braucht. (Das gilt übrigens auch für die Führungskräfte und die Projektleiter…)