Cloud Computing: Was IT-Controller wissen müssen / 3.4 IT-Kosten- und Leistungsverrechnung

Die IT-Kosten- und Leistungsrechnung sorgt für Transparenz der erbrachten Leistungen und der damit verbundenen Leistungsströme. Der Aufwand für die Verrechnung muss in einem sinnvollen Zusammenhang mit den durch die Verrechnung erzielten Analysemöglichkeiten stehen. Im Rahmen der klassischen IT (eigenes Rechenzentrum, eigene IT-Abteilung usw.) sind die anfallenden IT-Kosten vergleichsweise einfach zu lokalisieren, zu erfassen und auf Verursacher weiterzuverrechnen.

Interne IT-Governance-Richtlinien zur Abgrenzung

Beim Cloud Computing sind jedoch nicht alle Verträge zentral bekannt. Zudem ist die Anzahl der Verträge höher. Cloud-Anwendungen, welche durch Endanwender ggf. kostenpflichtig genutzt werden, müssen auch von der IT-Kosten- und Leistungsrechnung erfasst werden. Dies führt wegen des Mengenvolumens zu einem Mehraufwand für das IT-Controlling, dem nur schlecht quantifizierbare Nutzeneffekte ("Transparenz") gegenüberstehen.

Welche Cloud-Anwendungen sollen erfasst werden?

Kostenpflichtige Cloud-Anwendungen

Das IT-Controlling muss daher im Rahmen interner IT-Governance-Richtlinien abgrenzen, welche Cloud-Anwendungen in der IT-Kosten- und Leistungsrechnung zu erfassen sind. Infrage kommen hier insbesondere kostenpflichtige Cloud-Anwendungen, welche betriebliche Kernprozesse (z. B. Unterstützung der CRM-Prozesse im Vertrieb mit salesforce) oder Querschnittsprozesse unternehmensweit unterstützen (z. B. Kollaborationstools wie Adobe Connect, webex).

Kostenfreie Anwendungen

Eine große Zahl von betrieblich nutzbaren Cloud-Anwendungen lassen sich dagegen kostenfrei und teilweise ohne Lizenzverträge nutzen. Als Beispiel sei der Dienst "Google Maps" genannt, der für die Planung einer Dienstreise eingesetzt wird. Viele Cloud-Anwendungen sind zwar ebenfalls kostenfrei, erfordern aber dennoch Lizenzverträge wie beispielsweise der Datenaustauschdienst "dropbox". Derartige Anwendungen sind jedoch für die IT-Kosten- und Leistungsrechnung eher nicht relevant, da dem Aufwand für die Erfassung kein signifikant erkennbarer Nutzen gegenübersteht.

Ergebnis: IT-Geschäftspartnermanagement mit integrierter Leistungs- und Kundenanalyse

Im Ergebnis ist die ehemals interne IT-Kosten- und Leistungsrechnung in Richtung eines IT-Geschäftspartnermanagements mit integrierter Leistungs- und Kundenanalyse auszubauen. Es geht stärker um die Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Geschäftspartnern, die Gestaltung von Service Level Agreements (SLAs) und der Konditionen als um die reine Verrechnung von Kosten und Leistungen.