Dr. Markus A. Meier, Walter Bucher
4.1 Controllingfunktionen
Das Grundverständnis und die Rolle des Controllings im Unternehmen unterscheiden sich nicht wesentlich in klassischen und agilen Unternehmen. Der Controllingbereich führt im Unternehmen dabei 3 klassische Hauptfunktionen aus:
Business Partner für das Business Management
Die Analysen des Controllings weisen auf die vergangene, aktuelle und zukünftige Geschäftsentwicklung hin. Die Unterstützung der Manager durch den Controller als Business Partner hilft, die richtigen Schlüsse zu ziehen, die Wirkmechanismen zu erkennen und Maßnahmen zu identifizieren. Der Dialog ermöglicht eine differenzierte Sicht auf die harten Fakten und kann einen echten Mehrwert für das Unternehmen bringen. Aber gerade im VUCA-Umfeld muss das Controlling lernen, mit ambivalenten Situationen umzugehen.
Informationsbeschaffung
Die Basis, um die Rolle als Business Partner zu füllen, ist die Informationsbeschaffung. Das Controlling übernimmt dabei die Verantwortung für standardisierte Reports und erstellt Detailanalysen mit Kommentierung für das Management auf unterschiedlichen Hierarchie-Stufen. Um die Wirkmechanismen zu verstehen, müssen aber nicht nur finanzielle Kennzahlen und Informationen erhoben und verstanden werden, sondern vermehrt andere quantitative und qualitative Indikatoren. In der Energiewirtschaft können dies z. B. Heizgradtage, Wetterprognose, Energieverbrauch, technische oder energetische Verfügbarkeit sein.
Steuerung, Unternehmensplanung und Kontrolle
In der aktiven Steuerung und Überwachung der finanziellen Zielerreichung ist das Controlling der Schlüsselbaustein. Starre, prozessorientierte Bottom-up-Budgetierung ist in einem agilen Umfeld nicht mehr möglich. Ereignisse wie die Corona-Krise verdeutlichen, dass sich die Rahmenbedingungen schlagartig ändern können. Soll-Ist-Abweichungsanalysen können nicht starr zu fixen Zeitpunkten durchgeführt werden, Schlussfolgerungen und Maßnahmen sind gegebenenfalls laufend anzupassen.
4.2 Controllingaufgaben
Das Controlling nimmt auf dem Weg zu mehr Agilität im Unternehmen nicht grundlegend eine andere Rolle ein. Vielmehr verstärkt das Controlling die agile Ausprägung und beschleunigt den Wandel in erster Linie (s. Abb. 3). Dies kann durch folgende Elemente erzielt werden:
Schaffung von Transparenz über Hierarchiestufen hinweg
Mit der Rolle als Beschaffer von finanziellen und operativen Kennzahlen erreicht das Controlling Transparenz über den Geschäftsverlauf. In agilen Methoden und Frameworks ist Transparenz eine starke agile Praktik, die hilft, eine gemeinsame Sicht auf die Dinge für alle Mitarbeiter zu entwickeln. Transparente Bereitstellung von Informationen ermöglicht eine bereichsübergreifende Gesamtsicht auf das Unternehmen. Dies kann zu einer besseren Zusammenarbeit und höheren Motivation der Mitarbeitenden führen. Gerade am Anfang von Transformationen und in Change-Prozessen ist Transparenz über Hierarchiestufen hinweg für die Nachvollziehbarkeit essenziell.
Das Controlling kann mit stufengerechten Reports und Analysen helfen, das Bewusstsein und die Wichtigkeit für die Transformation ("Sense of Urgency") zu vermitteln. Ebenso ist eine transparente Sicht auf Zeit, Budget und Umfang zu schaffen. In der agilen Praktik ist der Umfang variabel, während Zeit und Budget fix sind. Dies erlaubt es, iterativ vorzugehen und Veränderungen in die Planung laufend aufzunehmen. Die Betrachtung des Backlog hilft hier, eine Sicht auf den Verlauf der Vorhaben nach agilen Methoden zu erhalten. Das Backlog enthält die Anforderungen sowie den Aufwand, der dafür zu leisten ist. Es ist eine priorisierte Liste von Anforderungen mit Schätzwerten und bildet die sich verändernden Bedürfnisse aller Stakeholder ab. Der Fortschritt und die Veränderungen der Anforderungen können darin abgelesen werden.
Ausrichtung der Initiativen auf die übergeordnete Vision/Strategie und die verfügbaren Mittel
Die Ausrichtung von Initiativen an den übergeordneten Zielen des Unternehmens wird von den Beteiligten meistens zum Start sichergestellt. Ziele und Strategien und auch das Projekt können sich allerdings im Verlauf der Zeit verändern. Das Controlling kann durch seine unternehmensinterne Unabhängigkeit helfen, eine kontinuierliche Ausrichtung der Initiativen mit den Zielen sicherzustellen. Durch eine neutrale Betrachtung können Probleme und Abweichungen objektiviert werden. Das dient einer Rationalitätssicherung. Das Controlling ist auch bei agilen Zielframeworks, wie OKR (Objectives and Key Results), mit finanzwirtschaftlichen Zahlen und Zusammenhängen ein wertvoller Informationslieferant.
Der Outcome von agil geführten Initiativen lässt sich oft schwer messen. Die Ausrichtung an der übergeordneten Vision und Strategie mit dem Controlling als Partner schafft mit der Übersicht über die verfügbaren Mittel Transparenz und Entscheidungsgrundlagen. Das hilft, Unsicherheiten zu reduzieren.
Von einer Absicherungs- zu einer Vertrauenskultur
Innerhalb der Entwicklung eines Unternehmens zu einer agilen Organisation ist der Wandel in der Unternehmenskultur m...