Controlling-Prozesskennzahlen / 4.6.3 Zeitnähe und Termintreue

IGC-Tipp: Zeitnahe Information

Das Management erwartet zeitnahe und termintreue Information. Da Rückwirkungen zwischen Zeitnähe und Kosten bestehen (z. B. Automatisierungskosten, Überstunden, Kapazitätsaufstockungen), ist festzulegen, wann Inputs für eine zeitnahe Steuerung benötigt werden. Bei einer Beschleunigung im Reporting muss sichergestellt werden, dass die Reports tatsächlich zeitnah genutzt werden. Kommunizierte Termine sind zu 100 % einzuhalten.

KPI "Termintreue"

Berechnung	Einheit
zum vereinbarten Termin vorgelegte Standardberichte (Anzahl)/Berichte gesamt (Anzahl) * 100	%

Interpretationshinweis:

Die Termintreue ist ein Indikator für die Verbindlichkeit des Reporting-Kalenders, lässt aber auch Rückschlüsse auf allfällige Ressourcenengpässe im Reporting-Prozess oder in den Vorsystemen zu.

KPI "Durchlaufzeit"

Berechnung	Einheit
Arbeitstage von Start (Ultimo) bis Ende (Fertigstellung Standardbericht)	AT

Interpretationshinweis:

Die Handlungsfähigkeit des Managements steigt durch zeitnahe Informationsversorgung. Es wird angenommen, dass eine Beschleunigung ohne Qualitätsverlust möglich ist (z. B. durch Reduktion von Liege-/Leerzeiten). Um wesentliche Beschleunigungen zu erzielen, sind Vorsysteme (z. B. Finanzbuchhaltung) in die Optimierung einzubeziehen.

Praxis-Tipp

Empfehlungen zum Management Reporting

… zur Steigerung der Prozessqualität:

• Ein Wechsel im Top-Management bietet Gelegenheit, das Reporting zu straffen.
• Die Nutzungsintensität der Berichte ist jährlich zu überprüfen.
• Reporting-Tools ermöglichen relativ einfach Zugriffe auf Berichte, dennoch sollte nicht vergessen werden, dass ein "Selbst-Controlling" des Managements das Partnering mit den Controllern keinesfalls ersetzen kann.
• Qualitätszirkel unter Einbeziehung der Datenlieferanten helfen, Fehler zu reduzieren.

… zur Verbesserung von Zeitnähe und Termintreue:

• Ein Reporting-Terminkalender ist aufzustellen und zu kommunizieren. Die Termine müssen realistisch gesetzt werden, um sie monatlich einhalten zu können.
• Reporting-Prozesse sind prinzipiell für Benchmarking geeignet. Damit ist es möglich, externe Vergleichswerte in eigenen Beschleunigungsvorhaben zu berücksichtigen.

… zur Optimierung der Prozesskosten:

• Nicht genutzte Berichte sind abzuschaffen.
• Individuelle Kundenbedürfnisse können über vorkonfigurierte, abrufbare Varianten von Standard-Reports abgedeckt werden.
• Eine zentrale Datenbank und ein professionelles Planungs- und Reporting-Tool stellen wichtige Vorbedingungen für die Datenqualität und die Senkung der Prozesskosten dar.