Daten mit Power BI analysieren und präsentieren / 1 Power BI – ein neuer Stern am Analysehimmel

Herr Boss, der Chef der Workshop AG ruft seinen Controller Herrn Controlletti zu sich und konfrontiert ihn mit der folgenden Aufgabenstellung: "Da ich durch Geschäftsreisen viel außer Haus bin, möchte ich trotzdem über den Umsatz und die aktuellen Verkaufszahlen informiert sein. Bisher arbeite ich mit Power Pivot, aber ich möchte die Daten immer parat haben, auch wenn ich meinen Laptop nicht dabei habe."

Da Herr Controlletti nicht nur mit Excel arbeitet, sondern sich auch mit Power BI auskennt, informiert er seinen Chef über die Möglichkeiten dieser Analysesoftware. Diese kann

• Verbindungen mit beliebigen Daten herstellen,
• Daten vorbereiten und modellieren,
• ausgefeilte Analysen in einer aus Excel vertrauten Umgebung erstellen,
• interaktive Berichte erstellen,
• Dokumentbearbeitung von praktisch jedem Ort aus.

Natürlich kommt nun die unvermeidliche Frage von Herrn Boss: "Und was kostet uns das?" - Herr Controlletti antwortet: "Power BI Desktop ist kostenlos. Um damit arbeiten zu können, benötigt man nur ein kostenloses Microsoft-Konto. Dann kann man Power BI Desktop herunterladen.^[1] Für die Veröffentlichung von Berichten und Dashboards benötigt man allerdings das kostenpflichtige Power BI Pro.^[2]"

Bevor Herr Boss einen Einwand vorbringen kann, führt Herr Controlletti weiter aus: "Wir müssen die Katze respektive Power BI Pro nicht im Sack kaufen. Wir können die App vor dem Kauf ausführlich testen. Außerdem gibt es seit der Aktualisierung 2018 ein weiteres Feature, das es gestattet, die Berichte als PDF-Datei auszudrucken."

Herr Boss fasst zusammen, was er den Ausführungen von Herrn Controlletti entnommen hat: "Power BI Desktop dient also dazu, Daten aus unterschiedlichen Datenquellen abzurufen, aus denen sich dann aussagekräftige Berichte erstellen lassen. Liegen die Daten nicht im gewünschten Format vor, so lassen sie sich mit in Power BI Desktop vorhandenen Werkzeugen ohne allzu großen Aufwand anpassen. Mit diesem Dienst lassen sich die mit Power BI Desktop erstellten Berichte freigeben, veröffentlichen und verteilen. Unterstützt werden Windows-Mobiltelefone und -Tablets sowie iOS- und Android-Geräte."

Herr Controlletti macht sich and die Arbeit. Sein Plan sieht folgendermaßen aus:

• Abrufen von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen;
• Erstellen einer dynamischen Kalendertabelle mit einem eigenen Datum-Measure;
• Measure in Karte einfügen zur Überprüfung des Aktualisierungsstands;
• Erstellen einer Währungstabelle mit Daten aus dem Web;
• Erstellen von Power-BI-Berichten;
• Erstellen von unterschiedlichen Diagrammen;
• Interaktion zwischen den Elementen;
• Daten mit grafischem Bezug in Landkarten anzeigen;
• Veröffentlichung in Power BI Pro;
• Die Benutzeroberfläche des Power-BI-Dienstes;
• Dashboards im Power-BI-Dienst;
• Dashboard aus Power-View-Arbeitsmappe erstellen;
• Freigabe von Berichten und Dashboards;

Das Ergebnis, wie es sich Herr Controlletti vorstellt, sollte dann so aussehen wie in Abb. 1 und 2.

Abb. 1: Regionale Umsatzverteilung

Abb. 2: Umsatz nach Produktgruppen

[1] Der Download befindet sich auf der Webseite: https://powerbi.microsoft.com/de-de/desktop/

[2] 2019 kostet eine Lizenz pro Benutzer 8,40 EUR pro Monat. ( https://powerbi.microsoft.com/de-de/pricing/ )

1.1 Abrufen der Daten aus unterschiedlichen Datenquellen

Daten lassen sich aus den unterschiedlichsten Datenquellen importieren. Starten Sie Power BI Desktop. Über die Registerkarte "Start" wählen Sie die Auswahlschaltfläche "Daten abrufen". Ein Klick auf "Mehr…" zeigt die komplette Palette der Datenquellen an.

Hinweis

Übungsdateien liegen in der Arbeitshilfe "Power BI – Übungsdateien" vor

Um das Vorgehen in diesem Beitrag nachvollziehen zu können, verwenden Sie die Dateien aus der Arbeitshilfe "Power BI – Übungsdateien". Laden Sie die ZIP-Datei auf eines Ihrer Laufwerke und entpacken diese. Aus diesem Verzeichnis heraus können Sie dann die Dateien in das Programm laden.

Scrollt man mit der Bildlaufleiste nach unten, bleibt kein Wunsch möglicher Datenquellen offen. Nacheinander geladen werden sollen die folgenden Datenquellen:

• dimArtikel.xlsx
• dimKunden.xlsx
• dimVerkaufsgebiete.xlsx
• faktAuftrag.xlsx
• faktAuftragspositionen.xlsx
• dimVerkaeufer.xlsx

Wählen Sie hierzu die einzelnen Daten aus und bei den Anzeigeoptionen die jeweilige "xlsx"-Datei. Anschließend klicken Sie auf "Laden". Die Daten können  von unterschiedlichem Datentyp sein, so auch aus Access-Datenbanken oder Text-Dateien. Das Präfix "dim" steht übrigens für Dimension(-tabelle) und "fakt" für Fakten(-tabelle).

Nachdem die Daten geladen wurden, sind sie sowohl in der Bildansicht als auch in der Datenansicht enthalten (s. Abb. 3).

Abb. 3: Geladene Datenquellen in der Ansicht "Felder"

1.2 Modellieren der Daten

Der nächste Schritt besteht darin, zwischen den Tabellen eine Beziehung herzustellen. Dies geschieht über die Schaltfläche "Beziehungen".

Abb. 4: Schaltfläche Beziehungen (in der linken Leiste oben auf dem Bildschirm)

Hier ist es relativ einfach möglich, zwischen den Tabellen bzw. den Feldnamen einen Bezug zueinander herzustellen.

• Um alle vorhandenen Tabellen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol ...