Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbe ... / 1.1 Falsche Kontierungen

Die Zuordnung von Kosten zu Kostenarten und Kostenstellen erfolgt in der Buchhaltung, die bei der Buchung die entsprechenden Angaben erfasst (s. Abb. 1). Die originären Informationen kommen dabei aus der Fachabteilung, die auf der Rechnung den Schlüssel für Kostenstelle und Kostenkonto vermerkt.

Abb. 1: Informationsweg

Garant für eine ausreichende Datenqualität ist die korrekte Kontierung der Eingangsrechnungen. Für viele Vorgänge geschieht dies zentral in der Rechnungsprüfung. Für andere Rechnungen, die vor allem die Kostenstellen betreffen, vermerken Mitarbeiter im Fachbereich auf dem Dokument, welche Kostenart und welche Kostenstelle angesprochen sind.

Praxis-Beispiel

Getränkeindustrie

Ein Unternehmen der Getränkeindustrie lieferte durch mehrere Außenlager mit jeweils eigenem Fuhrpark die Produkte an die Händler aus. Dieses Unternehmen war aus wirtschaftlichen Gründen gezwungen, in großem Maß Personal abzubauen, auch im Außenlager Berlin. Die Personaldecke in Berlin war danach so dünn, dass in erheblichem Umfang Fremdspediteure eingesetzt wurden, um die Waren pünktlich zum Kunden zu bringen. Die Frachtrechnungen gingen in der Zentrale ein und wurden vom Disponenten kontiert. Dieser hatte aber die Kosten nicht der Kostenstelle "Außenlager Berlin" zugeordnet, sondern der zentralen Logistik. Ein schwerwiegender Fehler.

In der zentralen Logistik wurden die zusätzlichen Kosten nicht erkannt. Im Kostenstellenbericht tauchten erhebliche Kosten für Fremdspediteure auf, in denen die zusätzlichen Frachtkosten in Berlin untergingen. Die Berliner Kostenstelle war durch die sinkenden Personalkosten entlastet und musste die zusätzlichen Kosten für die externe Dienstleistung nicht tragen. Die Wirkung dieses Fehlers war erheblich:

• Der Disponent in der Zentrale musste die höheren Fremdfrachten verantworten und erklären.
• Da nicht erkannt wurde, dass im Berliner Außenlager zu viel Personal abgebaut worden war, mussten die teuren Fremdfrachten gezahlt werden. Die vorsichtige Anpassung des Personalstammes wäre weitaus kostengünstiger gewesen.
• In der Deckungsbeitragsrechnung wurden die Kunden, die über das Berliner Außenlager beliefert wurden, zu wenig mit Frachtkosten belastet. Das hatte Auswirkungen auf die Provisionszahlungen an die Außendienstmitarbeiter.
• Das Modell der Personaleinsparungen, in Berlin ein scheinbarer Erfolg, wurde mit den entsprechenden Kennzahlen aus Berlin auf andere Außenlager übertragen. Der Fehler multiplizierte sich.
• Während der Phase der fehlerhaften Kontierungen musste entschieden werden, ob der ablaufende Mietvertrag für das Lager verlängert werden sollte oder ob die Belieferung durch ein anderes Außenlager wirtschaftlicher ist. Aufgrund der fehlerhaften Kostendaten der Kostenstelle "Außenlager Berlin" wurde der Mietvertrag um 5 Jahre verlängert.

Erst nach Ablauf des Geschäftsjahres wurde erkannt, dass die Steigerungen der Fremdfrachten ihre Ursache im zu großzügigen Personalabbau gehabt haben. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits einige Entscheidungen gefallen, die mit richtigen Informationen nicht getroffen worden wären.