Genauso vielfältig wie die Arten fehlerhafter Daten sind die Gründe dafür. Für die Suche nach solchen Fehlern und der Verbesserung der Situation ist es unumgänglich, sich mit den Fehlerquellen zu beschäftigen.
Nicht Schuld, sondern Ursache suchen
Im Vordergrund bei der Fehlersuche steht der Grund für die mangelhafte Datenqualität, nicht die Schuld eines Mitarbeiters. Muss der Verursacher befürchten, für seine Fehler bestraft zu werden, wird er diese verstecken wollen. Damit ist niemandem geholfen. Versichern Sie sich der Mitarbeit aller Betroffenen, um die Fehlerursache zu finden und zu beseitigen. Bleiben Sie sachlich, dann sind Sie auch erfolgreich.
3.1 Fehlende Sorgfalt
Leider zeigt die Praxis, dass vor allem fehlende Sorgfalt bei der manuellen Erfassung von Daten die wichtigste Quelle für Datenfehler ist.
Fehlerquellen
- Bei der Zuordnung zu Kostenstellen und Konten (Kostenarten) werden Flüchtigkeitsfehler gemacht.
- Nicht regelmäßig auftauchende Kostenstellen und Kostenarten werden nicht geprüft, sondern aufs Gradewohl bekannten Werten zugeordnet.
- Abgelesene Werte, z. B. von Stundenzählern, werden ungenau, falsch gerundet oder einfach fehlerhaft erfasst.
- Rechnungen werden nicht sofort geprüft und erst verspätet an die Buchhaltung weitergegeben, sodass es zu einer zeitlich falschen Zuordnung kommt.
- Verbrauchszähler oder Anzeigen zur Leistungsermittlung werden zu spät oder zu früh abgelesen und somit die Werte falschen Fertigungsaufträgen zugeordnet.
- Bei der Anlage neuer Stammdaten werden Kennzeichen zur automatischen Ermittlung von Werten für die Kostenrechnung falsch gesetzt oder aus anderen Artikeln kopiert.
- Planwerte werden nicht mit der notwendigen Sorgfalt und den möglichen technischen Hilfsmitteln ermittelt, sondern zeitsparend geschätzt.
- Veränderungen in den Produktionsverfahren werden nicht oder nur verkürzt an die Kostenrechnung weitergegeben.
3.2 Fehlende Kenntnisse in der Fachabteilung
In der Kostenrechnung wird häufig übersehen, dass die Aufgabe der Fachabteilung nicht hauptsächlich in der Ermittlung von Daten für das interne Rechnungswesen besteht. Dort steht anderes im Vordergrund. Die komplexen Strukturen von Kostenstellen, Kostenarten, Prozessen, Projekten usw. sind dort nicht so bekannt und greifbar. Darum kommt es immer wieder vor, dass in der Fachabteilung aus Unkenntnis ein falscher Wert vorgegeben wird.
Fehlerquellen
- Es ist nicht bekannt, dass neue Hilfskostenstellen eingerichtet wurden. Die Kosten werden auf die alten Hilfskostenstellen bzw. auf die bekannte Hauptkostenstelle kontiert.
- Dem Kontierenden ist der Unterschied zwischen Verbrauchsmaterial und Rohstoffen nicht bekannt. Entsprechend kontiert er die Wareneingänge falsch.
- Bei der Erfassung der Stammdaten für neue Lieferanten ist nicht bekannt, wie sich aus den Feldern "Lieferantenart" und "Buchungsschlüssel" die Zuordnung von Kostenart zur Bestellung ermittelt. Entsprechend wird die Stammdatenanlage fehlerhaft durchgeführt.
- Wenn unbekannt ist, dass im Unternehmen zum Quartalsende ein Abschluss in der Buchhaltung und in der Kostenrechnung durchgeführt wird, gibt es keine besonderen Anstrengungen, Rechnungen rechtzeitig zum Quartalsende kontiert an die Buchhaltung weiterzugeben.
- Die Zuordnung von Zählerständen zu Fertigungsaufträgen, um Verbräuche und Leistungen korrekt zuordnen zu können, ist nicht bekannt. Die Zuordnung erfolgt dann oft zeitlich und sachlich falsch.
Mitarbeiterwechsel reduziert Kenntnisse
In den Produktionsabteilungen, wo wichtige Daten für die Nachkalkulation der Produkte gesammelt werden, wechseln die Mitarbeiter immer häufiger. Zeitarbeitnehmer mit geringer Motivation werden immer häufiger eingesetzt, werden nur kurz angelernt und wechseln sehr häufig. Dieser Trend greift jetzt auch mehr und mehr auf Aufgaben im Verwaltungsbereich über. Dass dabei wichtige Kenntnisse auch über die korrekte Aufbereitung von Daten für die Kostenrechnung verloren gehen, wird bei der Entscheidung für die Zeitarbeit übersehen.
3.3 Fehlende Kenntnisse in der Kostenrechnung
Wenn man die fehlende Sorgfalt und die Unkenntnisse in den Fachabteilungen als Ignoranz bezeichnen will, so gibt es diese auch in der Kostenrechnung. Der Vorwurf lautet in der Regel, dass sich die Fachabteilungen nicht für die Arbeiten in der Kostenrechnung interessieren und die von ihnen verlangte Datenlieferung als unnützen zusätzlichen Aufwand empfinden. Ähnliches findet sich in der Kostenrechnung immer wieder. Entsprechend gering ist die Kenntnis über unternehmensinterne Abläufe, die für Kostenstellenrechnung, Kalkulation und viele andere Aufgaben der Kostenrechnung so wichtig sind.
Fehlerquellen
- Die Kostenstellenstruktur wird falsch dargestellt, Hilfskostenstellen, Umlagekostenstellen und die dazugehörigen Verteilungen sind falsch, weil die Strukturen und Abläufe in Produktion und Verwaltung nicht bekannt und hinterfragt werden. Dadurch ist bereits die Grundlage der Kostenverteilung falsch, die Ergebnisse können nicht passen.
- Maschinenstundensätze werden falsch errechnet, weil die Produktionsverfahren in der Kostenrechnung nicht detailliert bekannt sind.
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