Digitalisierung im Controlling: Besondere Analyse von Daten

Zusammenfassung

Überblick

Die Analyse von Daten und deren Entwicklung ist eine wichtige Aufgabe im Controlling. Durch die mathematischen Strukturen eignen sich die unterschiedlichen Formen der Analyserechnungen besonders gut für die Digitalisierung. Das hat Einfluss auf die Anzahl und die Inhalte der Berechnungen, deren Zeitbezug und die Verwendung der Ergebnisse. Durch weitere Digitalisierung gilt es, das vorhandene Potenzial zu nutzen, aber auch die Risiken zu beachten. Die Umsetzung der Digitalisierung einzelner Analysen erfolgt schrittweise.

1 Besondere Eignung der Analysen für die Digitalisierung

Ein großer Teil der Arbeit im Controlling besteht aus der Analyse von Situationen im gesamten Unternehmen. Einige Standardinhalte können im regelmäßig genutzten Softwarepaket digital verarbeitet werden. Bei vielen anderen Analysen wird mit individuellen digitalen Hilfsmitteln wie z. B. einer Tabellenkalkulation versucht, die digitale Technik nutzbar zu machen. Mehr und mehr lassen sich auch spezialisierte Anwendungen in der Cloud finden, die für einzelne Analyseaufgaben eingesetzt werden. Das zeigt, dass gerade die im Controlling durchgeführten Analysen eine besondere Eignung für die weitere Digitalisierung aufweisen, die zum Vorteil des Unternehmens genutzt werden muss.

Daten: In den Analysen werden zahlreiche Daten verarbeitet. Durch die Digitalisierung stehen für die Berechnungen neue Daten aus neuen Datenquellen zur Verfügung. Außerdem sind diese Daten wesentlich aktueller als in analogen Systemen. Beides, zusätzliche Daten und verbesserte Aktualität, haben einen wesentlichen Einfluss auf die Ergebnisse der Analysen.

Formeln: Die Analysen werden nach definierbaren Formeln durchgeführt. Das kann sehr gut in logische Schritte umgesetzt werden, was bereits heute in vielen Tabellen der digital unterstützenden Anwendungen geschieht. Die weitere Digitalisierung bietet flexiblere autonome Abläufe, Künstliche Intelligenz und lernende Systeme. Damit können auch komplexe Analysen durchgeführt werden.

Hinweis

Digitales Bauchgefühl

In vielen komplexen Analysen spielt die Einschätzung der Fachleute in den einzelnen Bereichen eine wichtige Rolle. Mit Hilfe von großen Datenmengen und leistungsfähiger Künstlicher Intelligenz kann dieses Bauchgefühl digitalisiert werden. Damit wird fehleranfällige persönliche Meinung ersetzt durch formalisierte Untersuchung von Vergangenheitswerten und früheren Entscheidungen.

Ergebnisverwendung: Die Ergebnisse aus den Analysen werden dringend von den Informationsempfängern benötigt. Auch deren Umfeld digitalisiert sich immer mehr, verlangt aktuelle und schnelle Entscheidungen. Die Digitalisierung im Controlling sorgt dafür, dass die entscheidungsrelevanten Informationen schneller und direkter in den Fachbereich gelangen. Zum Teil über den direkten Datenaustausch mit den digitalen Anwendungen der Fachbereiche.

Die weitergehende digitale Unterstützung der Analysen im Controlling sorgt dafür, dass die Ergebnisse für die Fachbereiche früher und aktueller zur Verfügung stehen als bisher. Gleichzeitig sind sie durch die verbreitete Datenbasis zuverlässiger und detaillierter. Alternativen können ohne zusätzlichen Aufwand im Controlling berechnet werden. Das macht die Entscheidungen im Fachbereich besser.

Praxis-Beispiel

Planabweichung

Trotz bereits starker digitaler Unterstützung werden Planabweichungen oft erst Wochen nach deren Entstehung erkannt. Die Daten kommen zu spät aus den Quellen (z. B. Buchhaltung, die nach dem Periodenende liefert) und müssen dann noch im Controlling verarbeitet werden. In autonomen Systemen mit starker digitaler Integration der Daten liegen die Abweichungsanalysen wesentlich schneller vor. So werden verspätete und damit teurere und weniger erfolgreiche Reaktionen durch sofortige Maßnahmen ersetzt, die trotz des geringeren Umfangs mehr bewirken können.

2 Zeitbezug zu Perioden und Anlässen

Die Analysen gewinnen durch die aktuell bereits mögliche Digitalisierung einen neuen Bezug zu Perioden und Anlässen. Autonome Prozesse und aktuelle Daten spielen wieder eine wichtige Rolle bei der Beschreibung der Veränderungen, die Analysen im Controlling durch die Digitalisierung im Rechnungswesen erfahren.

Beschleunigte Rechnung: Zwei Aspekte bestimmen die schnellere Analyse innerhalb des Controllings. Zum einen stehen die notwendigen Daten früher zur Verfügung, so dass früher mit der Analyse begonnen werden kann. Zum anderen bremsen die an der Analyse beteiligten Menschen nicht mehr, wenn die entsprechende digitalen Abläufe autonom gestaltet werden.

Unwichtige Perioden: In einer optimal digitalisierten Welt werden auch im Rechnungswesen keine Periodenbezüge mehr benötigt. Dazu werden vor allem in der Buchhaltung und in der Kostenrechnung digitale Systeme notwendig, die alle Daten in Echtzeit verarbeiten. Bewertungs- und Buchungsaufgaben zum Periodenende werten automatisiert und so auch für kleinste Zeiteinheiten möglich. Für die Analysen sind dann keine Zeiträume, die bereits im Voraus definiert werden, mehr notwendig.

Permanente Analysen: Digitale Prozesse machen es möglich, eine Analyse permanent ak...