Digitalisierung im Controlling umsetzen: Erstellung eine ... / 4 Vorstudie als S/4HANA-Vorbereitung

Verbesserungspotenziale im Finance & Controlling durch SAP S/4HANA

Wie im vorangegangen Kapitel beschrieben, kann S/4HANA zahlreiche Verbesserungspotenziale mit sich bringen. Diese schaffen nicht nur eine gesteigerte "User Experience", sondern ermöglichen vor allem in den Bereichen Finance & Controlling sowie der IT auch tatsächliche Kosteneinsparungen (s. Abb. 4).

Fokus	Potenziale
FI- und CO-Prozesse	Komplexitätsreduktion Standardisierung Weniger Schnittstellen
Reporting	Beschleunigung Qualitätssteigerung Weniger Schnittstellen
Organisation	Effizienzpotenziale Bündelung von Aufgaben
IT	Nutzung von Standards Vereinheitlichung Weniger Schnittstellen

Abb. 4: Nutzen von S/4HANA

Potenzial-Validierung durch eine dreistufige Vorstudie

Inwieweit und in welcher Höhe diese Potenziale in einem spezifischen Unternehmen realisierbar sind, hängt maßgeblich vom Reifegrad der Ist-Prozesse, vom Ausmaß der IT-bezogenen Änderungen, möglichen Standardisierungen und der Art der Implementierung ab. Um die Potenziale bereits im Voraus zu validieren und Implementierungsoptionen einzugrenzen, bietet sich eine Vorstudie an, die dreistufig durchgeführt werden kann (s. Abb 5).

Abb. 5: Vorgehen für die S/4HANA-Vorstudie

Mit einer solchen Vorstudie werden folgende Ziele verfolgt:

• Prüfung und Beschreibung der Änderungen durch S/4HANA, z. B. unterteilt nach Accounting & Controlling, Planung, Reporting & Konsolidierung sowie Logistik & Produktion.
• Identifizierte Handlungsfelder beschreiben eine mögliche fachliche Weiterentwicklung der Prozesse unter S/4HANA.
• Eine konsistente Zielarchitektur beschreibt das systemseitige Zielbild.
• Eine abgestimmte Roadmap inkl. einer Migrationsstrategie ausgehend von der bestehenden Landschaft beschreibt den Weg zu diesem Zielbild.
• In einer Entscheidungsvorlage ist die Nutzenargumentation dokumentiert, die die Vorteile von S/4HANA aus IT- und Fachbereichssicht gegenüber der vorhandenen SAP-Welt aufzeigt. Umsetzungsvarianten mit Kostenabschätzungen werden aufgezeigt.

Eine vorbereitende Studie bis zu dem Punkt der Entscheidung kann in einem Zeitraum von etwa vier bis fünf Monaten abgeschlossen werden – abhängig von der spezifischen Situation und Größe des Unternehmens. Ein exemplarischer Zeitplan wird in Abb. 6 vorgestellt.

Abb. 6: Exemplarische Workshop-Planung

Nachfolgend werden die 3 Schritte detailliert beschrieben.

4.1 Analyse und Bewertung der Handlungsfelder

Beurteilung und Bewertung von Vorteilen, Chancen und Risiken

In Schritt 1, der Analyse und Bewertung der Handlungsfelder, gilt es unternehmensspezifische Vorteile, Chancen und Risiken zu beurteilen und zu bewerten. Um die Identifikation der Handlungsfelder strukturiert aufzubauen, ist es vorteilhaft die Analyse (zumindest) in die 3 Bereiche "Accounting & Controlling", "Planung, Reporting & Konsolidierung" und "Logistik & Produktion" aufzuteilen.

In diesem Beitrag wird der erste Themenblock "Accounting & Controlling" vorgestellt, um exemplarisch einen Überblick über die Inhalte zu geben:

• Interviews mit ausgewählten Stakeholdern bzgl. ihrer Anforderungen und Erwartungen;
• Meetings/Interviews mit ausgewählten Personen, um den Status Quo des Unternehmens zu beschreiben;
• Überblick über neue Funktionalitäten, Änderungen und Potenziale von S/4HANA im Accounting & Controlling;
• Evaluierung der Änderungen aufgrund von S/4HANA;
• Zusammenstellung und strukturierte Bewertung der Handlungsfelder.

Als Ergebnis der oben genannten Punkte müssen die Themenfelder definiert werden, für die S/4HANA den größten Einfluss, Relevanz und Nutzen generiert. Daraus resultieren wesentliche Handlungsfelder der weiteren Vorstudie. Dies wird vor allem durch einen hohen Grad an Transparenz bzgl. der Auswirkungen von S/4HANA ermöglicht.

4.2 Zielsystemarchitektur

Schaffung des Zielbilds einer zukünftigen ERP- und BI-Systemlandschaft

Im2. Schritt wird mit der Zielarchitektur die S/4HANA-Ziellandschaft beschrieben. Es gilt, dafür den Status Quo der Systemarchitektur mithilfe einer SWOT-Analyse zu untersuchen, um den aktuellen Einsatz von Softwarelösungen zu beurteilen. Darauf aufbauend wird als Zielbild eine Grob-Konzeption einer zukünftigen ERP- und BI-Systemlandschaft geschaffen.

4.3 Migrationspfad und Roadmap

Nachdem Status Quo und Zielarchitektur definiert und analysiert wurden, gilt es den Übergang vom alten auf den neuen Zustand mithilfe eines Migrationspfades und einer Roadmap darzustellen. Welche Migrationsstrategie angewendet wird, ist unternehmensspezifisch festzulegen, wobei unterschiedliche Ausprägungen möglich sind (s. Abb. 7). Diese Migrationspfade müssen ebenfalls notwendige, technische Übergangsszenarien zur Erreichung der Zielarchitektur beinhalten.

Abb. 7: Entscheidungsmatrix für S/4HANA-Implementierungen

5 Schlüsselfaktoren bzgl. der S/4HANA-Implementierung

Bzgl. der tatsächlichen Implementierung von S/4HANA existieren 5 Schlüsselfaktoren, die den Aufwand und den Zeitraum ausschlaggebend beeinflussen:

1. Umfang der S/4HANA-Implementierung;
2. Konzept (insb. Veränderungen der bestehenden Prozesse);
3. IT-Strategie sowie vorhandene und zukünftige IT-Landschaft;
4. Standardisierungsgrad (Konzept, IT-Bl...