E-Bilanz / 3 E-Bilanz operativ: Schritt für Schritt

Die komplexe Taxonomie wird in der operativen Arbeit einfacher umgesetzt als es zunächst erscheint. Dazu bieten die IT-Systeme im Finanzbereich eigene Module mit einer automatischen Erstellung der E-Bilanz an. Externe Steuerberater können diese Aufgabe über DATEV oder andere Systeme abwickeln. Operativ wird die E-Bilanz in 4 Schritten abgearbeitet.

Schritt 1: Analyse des Buchungsverhaltens

Die aktuelle Buchhaltung wird hinsichtlich der organisatorischen Einheiten in der Taxonomie untersucht. Dabei wird jedem Sachkonto in der Buchhaltung eine Position aus der Taxonomie zugeordnet. Evtl. muss das Buchungsverhalten des Steuerpflichtigen so angepasst werden, dass eine Zuordnung möglich ist (z. B. eine detailliertere Buchung der Erlöse).

Hinweis

Umstellung abgeschlossen

In den Jahren, die seit Einführung der E-Bilanz bereits vergangen sind, wurde in vielen Unternehmen das Buchungsverhalten an die E-Bilanz angepasst. Standardisierte Softwarelösungen wurden entsprechend angepasst, sodass die Umstellung der Arbeit in der Buchhaltung abgeschlossen erscheint. In der Praxis finden sich jedoch immer wieder Buchhaltungen, die nicht optimal buchen. Es lohnt sich, dies zu prüfen, um Buchungsaufwand zu sparen und die Sicherheit bei der Erstellung der E-Bilanz zu erhöhen.

Schritt 2: Überleitung aufbauen

Die in der Analyse gefundenen Ergebnisse müssen in einer Überleitung technisch festgehalten werden. Dazu wird eine Überleitung in Form einer digital lesbaren Datei erstellt. Darin wird festgelegt, welches Sachkonto aus dem Unternehmen einer Position in der Taxonomie der E-Bilanz zugeordnet wird. Dieser Vorgang wird von vielen Steuerberatern "Matching" genannt.

Schritt 3: Füllen der E-Bilanz

Die digitale Überleitung wird benutzt, um in einem automatischen Vorgang die E-Bilanz aus der unternehmenseigenen Buchhaltung zu füllen. Der rein technische Vorgang erzeugt einen Datensatz im XBRL-Format, der der gewünschten Taxonomie entspricht. Komfortable Programme zur Überleitung können bereits an dieser Stelle funktionale Kontrollen durchführen. Diese stellen fest, ob alle Mussfelder gefüllt sind, ob Summenfelder korrekt berechnet und ob andere Plausibilitäten eingehalten wurden.

Die Taxonomie legt fest, dass für einige Felder, also einige Konten, weitere Erläuterungen anzufügen sind. Der in manchen Feldbeschreibungen geäußerte Wunsch, diese Erläuterungen zu liefern, sollte erfüllt werden. Sonst kommt es zu Nachfragen und damit zu zusätzlicher Arbeit. Die zusätzlichen Informationen werden in den meisten Fällen in Form eines Kontoauszuges gewünscht und geliefert. Deren Erstellung kann in das automatische Erstellen der E-Bilanz integriert werden.

Hinweis

Digitale Hilfe ist Standard

Die Schritte 2 und 3 sind in modernen IT-Anwendungen zur Buchhaltung integriert. Die Sachkonten werden in den Stammdaten entsprechend kategorisiert, bei Buchungen werden notwendige Inhalte abgefragt und erfasst. Damit hat sich die E-Bilanz als Standard in den Systemen etabliert. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) kann die Zuordnung der Konten zu den Positionen der E-Bilanz automatisiert erledigt werden. Das gilt auch für die Zuordnung von Buchungen zu den Konten in der Buchhaltung, die letztlich in der Bilanz oder der GuV auftauchen.

Nicht zuletzt wird KI verwendet, um Fehler in den Überleitungen der betriebsindividuellen Konten und Inhalte in die E-Bilanz frühzeitig zu entdecken. Dazu müssen entsprechende Systeme mit den Vorgaben, den Taxonomien und den bisherigen Buchungen und Bilanzen der entsprechenden Buchhaltung trainiert werden.

Schritt 4: Übermitteln der E-Bilanz

Die E-Bilanz in Form des XBRL-Datensatzes wird an die Finanzbehörden übertragen. Dazu wird der Zugang über das Finanzamtsportal ELSTER verwendet. Bei der Übertragung wird eine Kontrolle durchgeführt. Unvollständige Sätze, fehlerhafte Summen und andere technische Ungereimtheiten führen zu einer Fehlermeldung. Die E-Bilanz muss erneut übertragen werden.

Analyse und Aufbau der Überleitung werden theoretisch nur einmal erstellt. In der Praxis der E-Bilanz sind Anpassungen notwendig. Wird in der Buchhaltung ein neues Konto eingerichtet, muss dieses in die Überleitung integriert werden. Wenn die Taxonomie geändert wird, muss diese untersucht werden. Betrifft die Änderung die Überleitung des Unternehmens, muss auch hier eine Anpassung vorgenommen werden. Moderne IT-Systeme unterstützen sowohl den Vorgang der Übertragung als auch die ständig notwendigen Anpassungen an Veränderungen in der Buchhaltung und in der Taxonomie.