Einkaufscontrolling: Strukturen und Prozesse für realistische Ergebnisse von Planung und Forecasting im Einkauf gestalten

Zusammenfassung

Überblick

• Da der Wert des eingesetzten Materials maßgeblich das Betriebsergebnis und damit die GuV beeinflusst, ist eine realistische Planung des Materialeinsatzes von großer Bedeutung.
• Wie realistisch die Planung des eingesetzten Materials erfolgt, hängt wesentlich von der richtigen Ausgestaltung des Einkaufscontrollings als unabhängige Institution ab.
• Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Möglichkeiten der Organisation des Einkaufscontrollings bis hin Darstellung eines optimalen Planungsprozesses. Dabei werden die Aufgaben des Einkaufscontrollings zu den Planungsschritten beschrieben.
• In die Darstellung sind dabei nicht die Erfahrungen eines speziellen Unternehmens eingeflossen, sondern die mehrerer mittelständischer Produktionsunternehmen.

1 Optimale Einbindung des Einkaufscontrollings in die Organisation

1.1 Aufgabe des Einkaufscontrollings

Die Kernaufgabe des Fachbereichs Einkauf besteht im Wesentlichen in der Beschaffung von Handelswaren, Rohstoffen, Halbfertigfabrikaten, Investitionsgütern und Dienstleistungen. Dies ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell des Unternehmens. Bezogen auf die Prozesse Fachbereich Einkauf ist das Einkaufscontrolling verantwortlich, den Prozesseigentümer bei der Wahrnehmung dieser Kernaufgaben zu unterstützen.

Business Partner für bessere Entscheidungen

Die Aufgabe der Funktion Einkaufscontrolling besteht dabei im Wesentlichen in der Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen. Das Einkaufscontrolling sollte darüber hinaus Business Partner des Einkaufs sein für alle relevanten Controllingprozesse. Dadurch soll dem Entscheidungsträger die Möglichkeit gegeben werden, eine kurzfristige als auch langfristige Ergebnisoptimierung sicherzustellen.

• Die kurzfristige Ergebnisorientierung bezieht sich dabei auf die Erhaltung bzw. Verbesserung der Gross Marge durch die Optimierung der Einkaufspreise des eingesetzten Materials.
• Die langfristige Ergebnisorientierung soll dabei auch die Wettbewerbsfähigkeit sichern und die Weiterentwicklung und Optimierung der eingesetzten Materialien sicherstellen.

Aus den Aufgaben des Einkaufscontrollings können folgende Controlling-Teilprozesse abgeleitet werden:

• Unterstützung bei der jährlichen Planung bezüglich einer anspruchsvollen Zielsetzung, detaillierten und realistischen Planung der einkaufsrelevanten Themen sowie der planerischen Abbildung von potenziellen Maßnahmen im Einkauf und deren Ergebnisauswirkung.
• Durchführung von Abweichungsanalysen im Rahmen der monatlichen Berichterstattung und Kommunikation der Auffälligkeiten und Planabweichungen an das Management.
• Ableitung von Handlungsempfehlungen und Nachhalten der Maßnahmen.
• Analyse der Prognosen bzgl. Plan-Ist Abweichungen und noch zu erzielender Werte bis zum Jahresende bezogen auf das aufgelaufene Ist.
• Unterstützung bei der Definition von Einsparpotenzialen und Nachhalten der Ergebnisauswirkung dieser Einsparpotenziale.
• Sicherstellung des Informationsflusses vom und in den Einkauf, Richtung zentralem Controlling und Landesgesellschaften im In- und Ausland.
• Controlling der vom Einkauf und seinen Aktivitäten generierten Kosten und der damit verbundenen Effizienz der getroffenen Maßnahmen.

Um diese Controlling Teilprozesse effizient und objektiv ausüben zu können, ist es ausschlaggebend, wo das Einkaufscontrolling organisatorisch angesiedelt ist.

1.2 Organisation des Einkaufscontrollings

Es gibt verschiedene Organisationsalternativen des Einkaufscontrollings, wobei die folgenden am häufigsten auftreten:

1.2.1 Einkaufscontrolling im Einkauf

Häufig wird die Funktion des Einkaufscontrollings vom Einkauf wahrgenommen, überwiegend vom Einkaufsleiter oder auch von einem Mitarbeiter, der i. d. R. Doppelfunktionen ausübt. Die Vorteile sind dabei, dass ein hohes Einkaufsfachwissen besteht und die Schnittstellen zum Einkauf beschränkt werden können. Die Nachteile liegen vor allem in der fehlenden Objektivität bei den Analysen, Planungen und Maßnahmenverfolgung, die sich in subjektiven Darstellungen der erzielten Erfolge des Einkaufs auswirken können.

Abb. 1: Organisatorische Anbindung des Einkaufscontrollings in den Einkauf

1.2.2 Einkaufscontrolling im Controlling

Unabhängigkeit versus inhaltliche Distanz

Durch die Integration des Einkaufscontrollings in das zentrale Controlling ist es möglich, einen neutralen Business Partner aufzubauen. Dabei wird die Einkaufscontrollingfunktion von einem oder mehreren Mitarbeitern im zentralen Controlling wahrgenommen. Die Vorteile liegen hierbei vor allem in der neutralen Funktion des Business Partners Einkaufscontrolling, da dieser im zentralen Controlling angesiedelt ist. Dadurch ist er unabhängig vom Einkauf. Weiterhin besteht der Vorteil, dass Kenntnisse über die gängigen Controlling Tools und Methoden vorliegen. Die Nachteile liegen dabei eher in dem geringen Einkaufswissen, der Schaffung zusätzlicher Schnittstellen sowie der räumlichen Trennung. Ein Teil der beschriebenen Nachteile kann dadurch beseitigt werden, dass der Einkaufscontroller fachlich und disziplinarisch im Controlling angesiedelt ist, aber räumlich im Einkauf.

Abb. 2: Organisatorische Anbindung des Einkaufscontrollings in das Controlling

1.2.3 Stabstelle Einkaufscontrolling

Diese weitere Ausprägung für das Einkaufscontrolling ist natürli...