Entscheidungssysteme: Bestandteile und Zuständigkeiten

Zusammenfassung

Überblick

• Die Bestandteile eines unternehmerischen Entscheidungssystems sind ebenso wie die Entscheidungsverantwortlichkeiten zumeist historisch gewachsen und selten bewusst gemanagt.
• Um die Qualität unternehmerischer Entscheidungen zu verbessern, sind jedoch die Inhalte, Prozesse und Zuständigkeiten der Entscheidungsfindung bewusst und strukturiert zu definieren.
• Dieser Beitrag soll einen Überblick verschaffen, aus welchen Bestandteilen ein solches umfassendes Entscheidungssystem besteht. Diese bestehen aus bekannten Controllingwerkzeugen, diversen internen und externen Datenquellen sowie technischer Unterstützung aus BI- und Analytics-Systemen.
• Daraus wird abgeleitet und diskutiert, wer im Unternehmen für den Aufbau und die Zurverfügungstellung der Entscheidungswerkzeuge verantwortlich ist bzw. sein sollte.

1 Bestandteile eines Entscheidungssystems

Ein ganzheitliches Entscheidungssystem besteht aus einer Vielzahl an aufeinander aufbauenden Komponenten (siehe Abb. 1), die letztlich das Steuerungssystem des Unternehmens bilden (siehe Abb. 2).

Abb. 1: Bestandteile eines ganzheitlichen Entscheidungssystems.

A Werkzeuge zur systematischen Erfassung von Daten bzw. Informationen als Basis für zu treffende Entscheidungen

"Daten sind das Öl im Zeitalter der Digitalisierung" wird oft zitiert. Damit ist gemeint, dass der "Rohstoff" der Daten die Voraussetzung für alle folgenden Entscheidungen bilden – das hatte auch schon vor Industrie 4.0 Gültigkeit. Nicht zwingend gilt, dass immer noch mehr Daten bessere Entscheidungen bewirken – es werden die richtigen Daten benötigt. Die Basis bilden die betriebswirtschaftlichen Datenerfassungssysteme im eigenen Unternehmen. Die Datenhaltungs- und Verarbeitungssysteme wie ein ERP-System (z. B. SAP ERP) oder ein CRM-System (wie z. B. Salesforce) oder ein SCM-System (wie z. B. ORACLE Net Suite) speichern und verarbeiten die operativen, die sogenannten transaktionalen, also täglich anfallenden Daten. Das können Buchungsbelege von Ein- und Ausgangsrechnungen, Informationen über Bestellungen, Bestands- oder Inventarveränderungen, Logistikdaten, Kunden, Verkäufe, Zahlverhalten etc. sein.

Aus der Produktion können es Zustands- oder Verbrauchs- oder Logistikdaten sein, die aus der "Machine to Machine-Kommunikation" (IoT – Internet of Things) hervorgehen und die Grundlage für "Predictive Maintenance" oder dem "Asset Management & Equipment Efficiency" sind. Diese Daten dienen letztlich als Grundlage für eine "Smart Factory".

Auch unternehmensfremde, also exogene Informationen, wie Markt- und Wettbewerbsinformationen, aktuelle Social Media News oder auch detaillierte Kundennutzungsdaten (Big Data) sind immer öfter ein relevanter Bestandteil von Entscheidungsinformationen.

B Werkzeuge zur Informationsgenerierung

Daten sind zwar das neue Öl, aber Informationen sind das neue Gold. Um aus Daten Informationen zu generieren, müssen diese gegliedert, weiterverarbeitet und zusammengeführt werden. Die grundlegenden Rechnungswesen- und Controlling-Werkzeuge wie die Kostenstellenrechnung, Kalkulation, Deckungsbeitragsrechnung, Investitionsrechnung und natürlich viele errechnete Kennzahlen (KPIs – Key Performance Indicators) dienen dazu. Produktionsplanungssysteme berücksichtigen beispielsweise eine größere Menge von Input-Daten, wie z. B. Auftragseingänge oder auch Absatzplanung, Lagerreichweite, Rüst- und Lagerkosten etc.

C Werkzeuge und Methoden zur Aufbereitung, Analyse und Darstellung der Informationen

Die Informationen sollen so aufbereitet sein, dass diese von den Entscheidern bzw. den Entscheidungsvorbereitern rasch und auch richtig erfasst sowie die richtigen Schlüsse gezogen werden. Das betrifft die klassischen Reporting- und Analyse-Werkzeuge, wie Excel oder Business Intelligence Tools mit denen Tabellen und Business Charts erstellt und mehrdimensionale Analysen vorgenommen werden können. Eine moderne Art der Darstellung sind sogenannte Sankey-Diagramme, in denen mehrere Dimensionen an Informationen gleichzeitig dargestellt werden können.^[1]

D Werkzeuge bzw. Methoden, die im Prozess der Festlegung auf eine Entscheidung unterstützen

Für Entscheidungen ist festzulegen, welche Information mit welcher Gewichtung in die Entscheidung einfließt. Dabei können Priorisierungsmethoden wie ABC-Analyse, Portfolio-Analyse, Potenzial-Analyse oder einfach nur Kennzahlen hilfreich sein.^[2]

Entscheiden zwei oder mehrere Personen gemeinsam, wird also in Teams bzw. in Gremien eine Entscheidung herbeigeführt, dann ist auch zu klären, welche Vorgehensweise verwendet wird. Zu klärende Fragen sind:

• Gibt es eine Diskussion, eine Auflistung von Pro und Contra?
• Wird am Ende demokratisch abgestimmt?
• Braucht es eine absolute oder eine relative Mehrheit oder muss der Beschluss einstimmig sein?
• Legt man Wert darauf, dass am Ende eine von allen Beteiligten akzeptierte und unterstützte Entscheidung steht oder soll das unberücksichtigt bleiben?

Methoden wie Abstimmungs- und Einwandsregeln sollen festgelegt werden oder auch Diskussions- und Workshopvorgehensweisen, welche die gru...