Ergebnisverantwortung in mehrdimensionalen Organisatione ... / 3 Aufgabe 3: Umstellung begleiten

Die Umstellung einer traditionellen Kostenstellenrechnung in eine eigenverantwortlich arbeitende Organisation von Business Units kann nur mit gründlicher Vorbereitung erfolgreich durchgeführt werden. In der Praxis wird das Controlling damit beauftragt, diese Aufgabe zu erledigen. Dabei gibt es wichtige Voraussetzungen, die nicht in den Händen des Controlling liegen. So müssen die geeigneten Personen ausgewählt werden, wobei das Controlling unterstützend tätig sein kann. Absolut notwendig ist es, dass sich die Unternehmensleitung auf diesen neuen Führungsstil einlässt. Sie muss bereit sein, die notwendigen Kompetenzen auch tatsächlich einzuräumen und zu gewährleisten.

Die folgenden Punkte geben eine grobe Gliederung des Prozesses. Individuelle Anpassungen an die jeweilige unternehmensspezifische Situation werden notwendig sein.

3.1 Kostenstellenrechnung anpassen

Der Aufbau der selbständigen Unternehmensbereiche folgt den Grenzen der bereits vorhandenen Kostenstellen. Dabei wird unterstellt, dass die zu einem Bereich zusammengefassten Kostenstellen auch einer wirtschaftlich erfolgreichen Einheit entsprechen. Das ist oft so, muss aber nicht so sein. Eine Prüfung der vorhandenen Kostenstellen muss erfolgen. Dabei gilt es, die folgenden Parameter zu beachten.

• Die Übergabe von Leistungen zwischen zwei zukünftigen Unternehmenseinheiten muss an der Grenze zweier Kostenstellen erfolgen.
• Die zusammengefassten Kostenstellen müssen insgesamt eine wirtschaftlich tragfähige Einheit ergeben.
• Die Kostenstellen, die in einer Business Unit zusammengefasst werden, müssen fachlich vergleichbar sein. Nur so kann vorausgesetzt werden, dass der verantwortliche Leiter der Einheit auch die fachliche Kompetenz hat.
• Nicht die einzelnen Kostenstellen, sondern der gesamte Bereich erbringt die Leistungen. Deren Kosten müssen sich aus den Kostenstellen ergeben.

Der Controller prüft die vorhandene Situation. Wenn ein Anpassungsbedarf erkannt wird, sollte dieser frühzeitig umgesetzt werden. Wenn bereits mehrere Monate mit den neu strukturierten Kostenstellen gearbeitet wurde, können bessere Planrechnungen für die Business Unit aufgebaut werden.

Praxis-Tipp

Trennung ist Option

In der Praxis wird bei der Überprüfung der vorhandenen Kostenstellenstruktur oft festgestellt, dass einzelne Kostenstellen für mehrere Business Units arbeiten müssten. Wird die Kostenstelle nur einer Einheit zugeordnet, entsteht eine zusätzliche interne Leistung mit allen notwendigen Verrechnungen. Um dies zu vermeiden, kann eine Trennung der betroffenen Kostenstelle in mehrere Stellen erfolgen, die jeweils für eine Business Unit arbeiten. Ein Beispiel dafür ist die gemeinsame Kostenstelle "Personalabrechnung" mehrerer Produktionseinheiten. Wenn deren Arbeiten bereits heute in unterschiedlichen Gruppen in der Nähe der Werke gegliedert sind, ist eine Trennung in mehrere eigenständige Kostenstellen einfach. Damit erhält jede Produktionseinheit eine eigene Kostenstelle "Personalabrechnung".

3.2 Kalkulationssysteme schaffen

Erfolgreich ist eine Business-Unit-Organisation nur dann, wenn die internen Leistungen korrekt, marktnah und fair berechnet werden. Vor allem die Kalkulation der Verrechnungspreise für Produktleistungen unterscheidet sich wesentlich von den in der Kostenstellenrechnung üblichen Umlagen und Verrechnungen.

• Die Produktleistungen müssen tatsächlich auch produktbezogen kalkuliert werden. Dazu wird die Berechnung der Herstellungskosten herangezogen. Diese ist in der Kostenrechnung bekannt, nicht jedoch unbedingt an den Stellen, an denen die Übergabe zwischen den Bereichen stattfindet. Herstellungskosten werden dann berechnet, wenn eine Bewertung in der Finanzbuchhaltung stattfinden muss. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn ein Endprodukt aus der Fertigung ins Lager kommt. Für die Business-Unit-Organisation muss dies u. U. öfter und an anderer Stelle geschehen, z. B. dann, wenn Zwischenprodukte von einem Fertigungsbereich in einen anderen übergeben werden.
• Die Verrechnung von Serviceleistungen entspricht grob der Umlage von Kostenstellenkosten aufgrund von Schlüsseln. Für eine Business Unit muss möglichst eine Mengenkomponente für die Verteilung der Serviceleistungen vorhanden sein. Nur so kann der einzelne verantwortliche Manager Einfluss auf seine Kosten aus der Verrechnung nehmen.

3.3 Strukturen aufbauen

Eine funktionierende Kostenstellenrechnung mit Erfahrung in der Zuordnung, Verbuchung und Verrechnung von Kosten und Leistungen ist eine optimale Voraussetzung für eine Business-Unit-Organisation. Dazu werden zunächst die Kostenstellen zu einer Einheit aggregiert. Damit entsteht eine einfache Struktur für erste Berechnungen. Diese muss in den nächsten Schritten ausgebaut werden.

• Die Kostenzuordnung zur Business Unit wird aus der Kostenstellenrechnung übernommen. Die direkt den Kostenstellen zuzuordnenden Kosten sind dabei unstrittig. Geprüft werden muss der Kostenbereich, der sich aus den Umlagen und Verrechnungen anderer Kostenstellen speist. Die Umlagen, die aus Kostenstellen außerhalb der Business Unit kommen, müssen identifiziert werden.
• In der ...